<p>Nous recherchons un adjointe administrative pour rejoindre l'équipe de notre client à Mirabel. Ce poste offre une occasion unique de soutenir les opérations administratives et de contribuer à la gestion efficace des données. Le candidat idéal sera organisé, attentif aux détails et compétent dans l’utilisation d’outils informatiques, notamment Microsoft Excel.</p><p><br></p><p>Responsabilités:</p><p>• Fournir un soutien administratif au directeur de l'usine en gérant les tâches organisationnelles quotidiennes.</p><p>• Mettre à jour et maintenir des documents administratifs avec précision et efficacité.</p><p>• Préparer des présentations professionnelles pour la direction selon les besoins.</p><p>• Traiter les dossiers des employés, incluant la gestion des heures travaillées et des dépenses, pour transmission au service de la paie.</p><p>• Appliquer des connaissances de base en comptabilité pour effectuer des calculs simples et résoudre des problèmes.</p><p>• Organiser, numériser et classer les documents d’information de manière structurée.</p><p>• Enregistrer les réceptions de marchandises dans le système en respectant les procédures établies.</p><p>• Gérer la création et le suivi des bons de commande (PO) ainsi que les relations avec les fournisseurs pour les achats et livraisons.</p><p>• Superviser l’approvisionnement en fournitures pour l’usine afin de garantir la continuité des opérations.</p><p>• Exécuter diverses autres tâches administratives pour soutenir l’équipe et les processus de l’usine.</p>
<p>Nous recherchons une personne motivée et organisée pour rejoindre notre équipe située à Laval. Vous jouerez un rôle essentiel dans le soutien administratif et la coordination des activités en ressources humaines. Si vous êtes passionné(e) par la gestion des opérations et souhaitez évoluer dans un environnement rigoureux et collaboratif, ce poste est fait pour vous.</p><p><br></p><p>Responsabilités:</p><p>• Préparer et harmoniser des documents destinés aux clients en veillant à leur uniformité et qualité.</p><p>• Gérer l’agenda de la direction, coordonner les rendez-vous et assurer les rappels nécessaires.</p><p>• Rédiger, réviser et mettre en page des documents clients de haute qualité à partir d’instructions variées.</p><p>• Concevoir des présentations PowerPoint et mettre à jour des tableaux Excel complexes avec des données et des formules précises.</p><p>• Assurer le suivi des factures émises, de leur validation jusqu’à la transmission.</p><p>• Participer activement aux processus administratifs liés à la gestion des ressources humaines.</p><p>• Organiser et coordonner des réunions, ainsi que des événements et projets ponctuels.</p><p>• Identifier des opportunités d’amélioration pour optimiser les processus administratifs.</p><p>• Réaliser toute autre tâche connexe nécessaire au bon fonctionnement du département.</p>
<p>Notre client, un syndicat de faillite fondé il y a plus de 25 ans, est à la recherche d'un adjoint administratif motivé et organisé pour rejoindre l'équipe à Montréal. Ce rôle est essentiel pour assurer une communication fluide avec les clients et partenaires tout en soutenant les opérations administratives. Si vous aimez travailler dans un environnement rigoureux et dynamique, ce poste est fait pour vous.</p><p><br></p><p>Responsabilités:</p><p>• Répondre aux appels téléphoniques entrants et aux courriels, en fournissant des réponses précises et adaptées.</p><p>• Fournir des informations claires sur les procédures de faillite ou de proposition aux clients et partenaires.</p><p>• Planifier et organiser les rendez-vous pour les syndics ou les conseillers en insolvabilité.</p><p>• Accueillir les clients au bureau avec courtoisie et attention.</p><p>• Saisir les informations dans les logiciels spécialisés tels qu'Ascend avec précision.</p><p>• Classer et organiser les documents légaux nécessaires aux procédures d’insolvabilité.</p><p>• Collaborer avec l'équipe pour assurer un suivi efficace des tâches administratives.</p><p>• Maintenir une base de données à jour et bien structurée.</p><p>• Gérer les relations avec les clients en offrant un service de qualité.</p>
<p>Notre client, une entreprise dans le domaine animalier, est à la recherche d'un coordonnateur administratif motivé et organisé pour soutenir les opérations financières et administratives de l'entreprise située à Chambly Ce rôle polyvalent implique la gestion des comptes clients et fournisseurs, ainsi que des tâches administratives essentielles. Le candidat idéal possède une expérience professionnelle solide et excelle dans un environnement dynamique.</p><p><br></p><p>Responsabilités:</p><p>• Effectuer la facturation des services rendus et enregistrer les paiements des clients dans le système comptable.</p><p>• Superviser l'ouverture des comptes clients en conformité avec les politiques de crédit et les réglementations applicables.</p><p>• Assurer un suivi rigoureux des comptes clients, notamment en surveillant les habitudes de crédit et en gérant les comptes en souffrance.</p><p>• Traiter les factures des fournisseurs et gérer les paiements conformément aux politiques établies.</p><p>• Vérifier et traiter les dépenses liées aux cartes de crédit et aux comptes de dépenses.</p><p>• Gérer les relations avec les fournisseurs de services tels que Hydro, Bell et Energir.</p><p>• Réaliser la conciliation bancaire et préparer les remises de taxes trimestrielles.</p><p>• Participer aux processus de gestion des inventaires, de validation des heures pour la paie et de fermeture mensuelle.</p><p>• Coordonner les achats et gérer les fournisseurs pour les activités de bureau, y compris le nettoyage et la papeterie.</p><p>• Offrir un soutien administratif divers, incluant la gestion du courrier, le classement des documents et l'organisation d'événements ou de réunion</p>
<p>Nous recherchons un commis aux comptes fournisseurs pour rejoindre l'équipe dynamique de notre client à West Island , Québec. Ce poste est entièrement sur place et offre une excellente occasion de contribuer à un environnement de travail stimulant dans le secteur de la construction. Le rôle exige une attention particulière aux détails et une capacité à gérer des tâches comptables variées de manière efficace.</p><p><br></p><p>Responsabilités:</p><p>• Traiter et gérer les comptes fournisseurs, y compris la correspondance des factures avec les bons de commande et le paiement des factures.</p><p>• Effectuer des rapprochements bancaires pour garantir l'exactitude des données financières.</p><p>• Préparer des rapports financiers spécifiques à l'organisation et soutenir les besoins de reporting.</p><p>• Collaborer avec l'assistant du contrôleur pour accomplir diverses tâches comptables.</p><p>• Assumer des responsabilités supplémentaires en fonction de l'efficacité et du volume de travail.</p><p>• Maintenir des registres financiers précis et organiser les documents nécessaires pour les audits éventuels.</p><p>• Identifier et résoudre les écarts ou problèmes liés aux comptes fournisseurs.</p><p>• Fournir un soutien administratif général en lien avec les activités comptables.</p><p>• Contribuer à l'amélioration des processus comptables pour optimiser l'efficacité.</p>
<p>Notre client, un développeur immobilier similaire à un "Family Office", est présentement à la recherche d’un Administrateur comptable pour rejoindre sa belle équipe. La personne engagée prendra en charge les opérations comptables, et sera la véritable « main droite » du Président de l’entreprise.</p><p><br></p><p>L’organisation est en expansion avec des projets ambitieux, notamment la construction d’un nouveaux projets locatifs. Portée par un environnement familial et une culture bienveillante, l’équipe travaille dans une harmonie basée sur la compréhension, la flexibilité et un véritable esprit de camaraderie. L’organisation jouit d’un excellent taux de rétention de ses employés. La stabilité et l’épanouissement professionnel sont au cœur de leur ADN. Ce qui est offert :</p><p><br></p><p>o Un style de gestion humain et flexible : les employés sont non seulement respectés mais véritablement soutenus, et traités comme des membres à part entière de la famille.</p><p>o Un stationnement sur place (très rare en centre-ville!).</p><p>o Un bureau lumineux avec fenêtres.</p><p>o Horaire de travail ultra flexible avec possibilité de 4 ou 5 jours/semaine, au choix de l’employé.</p><p>o Programme de vacances intéressants, basé sur le calendrier de la construction.</p><p>o Un salaire très compétitif et revu périodiquement selon l’ancienneté.</p><p><br></p><p>TÂCHES :</p><p>• Connaissance démontrée des principes de la comptabilité générale, y compris les comptes clients, les comptes fournisseurs et les rapprochements bancaires mensuels;</p><p>• Tenir une comptabilité complète pour plusieurs entreprises à l'aide de Simply Accounting;</p><p>• Préparation des paies hebdomadaires, des remises DAS mensuelles et trimestrielles;</p><p>• Préparation des T4 de fin d'année, des Relevés 1 et des sommaires gouvernementaux;</p><p>• Remplir et soumettre les remises mensuelles et trimestrielles de la TPS/TVQ;</p><p>• Rapprochements bancaires mensuels;</p><p>• Préparer d'autres rapports statistiques, financiers et comptables selon les besoins;</p><p>• Être en mesure de conserver tous les dossiers conformément aux normes établies par les organisations à des fins d'audit;</p><p>• Fournir un soutien administratif;</p><p>• Interaction avec les clients en ce qui concerne les propriétés à louer;</p><p>• Assister le propriétaire dans ses tâches quotidiennes (assistant personnel);</p><p>• Maintenir le flux de trésorerie pour les comptes personnels de la famille privée, y compris le traitement de tous les paiements, les rapprochements de cartes de crédit, les dépôts et la paie.</p>
<p>Notre client recherche un adjoint exécutif pour fournir un soutien stratégique et administratif à la haute direction. Ce rôle clé exige une grande discrétion, un sens aigu de l'organisation et une capacité à gérer plusieurs priorités dans un environnement dynamique. Si vous êtes bilingue, avez une excellente maîtrise de Microsoft Office et une expérience éprouvée auprès de cadres supérieurs, ce poste est pour vous.</p><p><br></p><p>Responsabilités:</p><p>• Gérer l’agenda de la direction, en coordonnant les réunions, les rendez-vous et les déplacements professionnels.</p><p>• Rédiger et réviser des documents, rapports et présentations, avec une attention particulière à la qualité et à la précision, en français et en anglais.</p><p>• Assurer la planification et la logistique des réunions du conseil d’administration, y compris la préparation des ordres du jour et la distribution des procès-verbaux.</p><p>• Fournir un soutien administratif aux membres de la haute direction, en préparant des documents essentiels et en suivant les actions requises.</p><p>• Gérer les communications entrantes et sortantes avec courtoisie et professionnalisme, tout en maintenant un haut niveau de confidentialité.</p><p>• Représenter l’organisation de manière professionnelle auprès des parties prenantes internes et externes, y compris les partenaires et les fournisseurs.</p><p>• Appuyer les initiatives de l’organisation en matière d’amélioration continue et d’excellence opérationnelle.</p><p>• Maintenir des relations harmonieuses avec le personnel et les membres du conseil</p>
<p>Notre client recherche un commis aux comptes payables pour un contrat visant à traiter un volume important de factures en retard. Ce poste est situé à l'Île-des-Soeurs et offre une opportunité unique de contribuer à l’efficacité des processus financiers d’une organisation dynamique.</p><p><br></p><p>Responsabilités:</p><p>• Traiter un volume élevé de factures, en assurant leur réception et leur enregistrement précis.</p><p>• Vérifier la correspondance des factures avec les bons de commande et résoudre tout écart en collaborant avec les équipes internes.</p><p>• Confirmer que toutes les approbations nécessaires sont obtenues avant d’effectuer l’entrée des données dans le système.</p><p>• Communiquer avec les départements concernés pour résoudre les problèmes liés aux prix ou aux documents manquants.</p><p>• Effectuer les tâches d’entrée de données dans les systèmes financiers, tels qu’Oracle ou D365.</p><p>• Maintenir une organisation rigoureuse des dossiers et garantir le respect des échéances.</p><p>• Utiliser des formules Excel pour optimiser la gestion des données et améliorer l’efficacité.</p><p>• Participer à l’amélioration continue des processus de gestion des comptes payables.</p><p>• Fournir un soutien administratif au besoin pour les activités liées aux comptes payables.</p>
<p>Our client, a reputable large-sized law firm in downtown Vancouver, is seeking a Litigation Legal Administrative Assistant to support two busy lawyers with active practices in commercial and civil litigation. This is an excellent opportunity for someone who thrives in a fast-paced, collaborative environment and takes pride in producing high-quality work.</p><p> </p><p>As the successful candidate, you’ll play a key role in keeping the practice running smoothly; managing competing deadlines, preparing and proofreading legal documents, and ensuring the lawyers are supported with efficiency and precision. The ideal candidate brings strong litigation experience, excellent organization, and the confidence to work proactively with minimal supervision.</p>
<p>Nous cherchons un Assistant Administratif pour rejoindre l'équipe de notre client localisée au Centre Ville de Montréal. Ce rôle est un poste a temps partiel (3 jours la semaine). Si vous êtes interessé a travailler au sein d'une PME dans le domaine des finances commerciales, n'hésitez pas à postuler!</p><p><br></p><p>Responsabilités:</p><p>• Fournir un soutien administratif complet, y compris la préparation de documents réalistes et la gestion de la correspondance.</p><p>• Assumer le rôle de point de contact principal, répondant aux demandes et transmettant les informations nécessaires.</p><p>• Organiser et coordonner les réunions, en veillant à ce que tous les arrangements nécessaires soient en place.</p><p>• Bonne base en comptabilité (facturation par example)</p>
<p>Our client, located in Kitsilano, is a boutique real estate asset management and development firm specializing in the acquisition, redevelopment, and management of commercial and mixed-use properties in established and emerging neighborhoods. As long-term property owners, the company is committed to delivering first-class asset management services with a focus on sustainable growth, quality construction, and community enhancement.</p><p><br></p><p>They offer a stable and supportive work environment with flexible hours and an emphasis on work-life balance. You’ll work closely with the Finance Manager and gain exposure to a wide range of accounting and administrative functions while supporting both the core business and affiliated entities.</p><p><br></p><p><strong>Position Overview:</strong></p><p>We are seeking a motivated and detail-oriented Accountant to join a small but dynamic team. This is an excellent opportunity for someone looking to grow their accounting career in the real estate sector while enjoying stability, flexibility, and the chance to be involved in various aspects of the business.</p><p><br></p><p><strong>Key Responsibilities:</strong></p><p><br></p><p><strong>Accounting & Finance</strong></p><ul><li>Perform full-cycle accounting for the company and related entities</li><li>Record general ledger entries and reconcile G/L accounts regularly</li><li>Prepare quarterly financial statements and monthly job cost reports</li><li>Reconcile bank and credit card accounts</li><li>Manage accounts payable; ensure timely and accurate payment processing</li><li>Review and process construction progress draws and track costs against budgets</li><li>Prepare and process staff and shareholder expense reports</li><li>Assist with month-end and year-end close procedures</li><li>Complete GST and other statutory filings as required</li><li>Assist in preparation of annual budgets and rolling forecasts</li><li>Update and maintain cash flow projections for active properties</li><li>Review property management reports and compare against leases and operating budgets</li><li>Review lease documents and update lease abstracts</li><li>Support financial reporting and accounting for related companies and shareholder businesses</li><li>Coordinate with property managers to resolve accounting discrepancies and support operational needs</li><li>Assist with audit preparation and liaise with external accountants as needed</li></ul><p><strong>Administrative Support</strong></p><ul><li>Maintain organized digital and physical filing systems for accounting and corporate records</li><li>Manage incoming/outgoing mail, email communications, and deliveries</li><li>Monitor office supplies and equipment, ensuring smooth day-to-day operations</li><li>Support administrative processes for related entities, ensuring coordination and consistency</li><li>Help facilitate intercompany communications and special projects</li><li>Liaise professionally with internal teams, external vendors, and service providers</li></ul>
<p>Our client is looking for a highly organized and detail-oriented HR Coordinator to join their team on a contract basis in Ottawa, Ontario. The successful candidate will play a key role in supporting various HR functions, including recruitment, onboarding, and administrative tasks. This position offers an excellent opportunity to contribute to meaningful work within a not-for-profit environment.</p><p><br></p><p><strong>Responsibilities:</strong></p><p>• Manage the end-to-end recruitment process, including posting job openings, scheduling interviews, and coordinating candidate communications.</p><p>• Assist with the onboarding process by preparing employment offers, conducting orientation sessions, and ensuring all documentation is completed accurately.</p><p>• Oversee volunteer registration processes, ensuring compliance with organizational policies and requirements.</p><p>• Provide administrative support to HR functions, such as maintaining employee records and updating HR systems.</p><p>• Coordinate and track employee training programs to ensure compliance and skill development.</p><p>• Process payroll and benefits administration tasks using ADP Workforce Now and/or Dayforce systems.</p><p>• Support the implementation and management of HR policies and procedures.</p><p>• Address employee inquiries and provide guidance on HR-related matters.</p><p>• Collaborate with other departments to ensure smooth communication and alignment of HR initiatives.</p>
<p>Are you a detail-oriented and ambitious professional with a passion for finance and investments? Our client, a well-established private investment and mortgage firm, is seeking an Investment Administrator to join their growing team.</p><p><br></p><p>This is an excellent opportunity for someone who thrives in a dynamic, fast-paced environment and enjoys managing multiple priorities while delivering exceptional client service.</p><p><br></p><p>Key Responsibilities:</p><ul><li>Provide daily administrative support to the Dealer Representative (DR) and Exempt Market Dealer (EMD) teams.</li><li>Prepare, process, and track account documentation and investment transactions.</li><li>Maintain accurate and up-to-date client files, records, and databases.</li><li>Assist in the preparation of reports, statements, and correspondence.</li><li>Respond to client inquiries in a professional and timely manner (in person, via email, and by phone).</li><li>Liaise with internal departments and external partners to coordinate client requests and troubleshoot account issues.</li><li>Assist with mortgage administration, including preparing mortgage statements, recording transactions, and auditing borrower files.</li><li>Contact borrowers to address issues such as overdue payments, strata arrears, outstanding property taxes, and insurance requirements.</li><li>Administer and maintain investment accounts (RRSP, TFSA, and non-registered portfolios).</li><li>Process investor contributions, transfers, and redemptions accurately and in compliance with policies.</li><li>Reconcile reports and data using Excel and internal systems.</li><li>Contribute to process improvements and support operational efficiency within the department.</li></ul>
<p>We are looking for a detail-oriented and proactive Executive Assistant to provide high-level administrative support to our executive team. This contract position, based in Toronto, Ontario, requires someone who excels at managing schedules, coordinating travel, and handling expense reporting. The role offers a hybrid work model, with two days per week in the office.</p><p><br></p><p>Responsibilities:</p><p>• Manage complex calendars for C-suite executives, ensuring all meetings and deadlines are accurately scheduled.</p><p>• Coordinate domestic and international travel arrangements, including booking flights, accommodations, and transportation.</p><p>• Prepare and process expense reports using Concur and other financial systems, ensuring compliance with company policies.</p><p>• Support day-to-day operations by organizing meetings, preparing agendas, and taking detailed minutes.</p><p>• Maintain and update records in CRM systems, ensuring all information is accurate and up-to-date.</p><p>• Assist with timekeeping and payroll tasks and other relevant systems.</p><p>• Handle document management tasks such as photocopying, scanning, and filing important documents.</p><p>• Facilitate virtual meetings, ensuring seamless communication and collaboration.</p><p>• Collaborate with internal teams to ensure the smooth execution of administrative processes.</p><p>• Monitor and prioritize incoming communications, responding on behalf of executives when appropriate.</p>
<p><strong>Robert Half is partnering with an organization that's looking for a Bookkeeper/Office Admin to join their team in the Ottawa region. This is a permanent position working a hybrid model. </strong></p><p><br></p><p><strong>Details:</strong></p><p>-Compensation (48-50K) working 4 days up to 32hrs </p><p>-Hybrid (1-2 days on site) flex days</p><p>-Full benefits + RRSP matching</p><p>-3 weeks vacation + closed between Christmas/NYE</p><p>-Excellent culture and leadership team</p><p>-Parking spot can be negotiated </p><p><br></p><p><strong>Responsibilities:</strong></p><p><br></p><p>-Accurately document daily financial transactions, including purchases, sales, invoices, and payments</p><p>-Organize and maintain financial documents such as cash flow statements, profit and loss statements, and reconciliation records.</p><p>-Collaborate with accountants to guarantee adherence to tax regulations and other legal requirements</p><p>-Oversee accounts payable and receivable, assisting with payroll, and other related financial accounts</p><p>-Perform reconciliations of clearing accounts and financial reports, identifying and resolving discrepancies as needed</p><p>-Handle invoice payments, assign costs to applicable cost centers, and ensure timely payment processing</p><p>-Coordinate with authorized signatories to secure written approvals and signatures on essential documents</p><p>-Supervise and evaluate all financial and related administrative activities</p><p>-Draft government forms, reports, remittances, and audit-ready documents</p><p>-Administer banking transactions, including payments, deposits, fund transfers, and signing authority</p><p>-Handle insurance contracts, lease agreements, and related payments</p><p>-Collaborate with the Controller on HST returns and other required CRA documentation</p><p>-Set up, manage, and reconcile merchandise sales for various events</p><p>-During events, handle daily collection and reconciliation of box office and merchandise finances, including cash management.</p><p>-Assist with general office management as required</p><p>-Provide financial support to management</p><p>-Manage and track organizational memberships</p><p>-Track confidential information including staff passwords</p><p>-Manage and complete new employee orientation and forms, network/email set up, and government forms for payroll</p><p>-Manage employee benefits including health insurance and RRSP</p><p>-Collect timesheets/invoices from all employees/contractors and prepare payroll bi-monthly (in cooperation with Controller and third-party payroll service provider)</p><p>-Perform additional responsibilities and tasks as assigned</p><p><br></p>
<p>We are looking for an experienced HR Generalist to join our team in Toronto, Ontario. This long-term contract position is ideal for someone who excels in providing comprehensive HR administrative support within the dynamic environment of a financial investment firm. You will play a key role in managing employee onboarding, benefits administration, payroll, and other critical HR functions.</p><p><br></p><p>Responsibilities:</p><p>• Coordinate and execute employee onboarding processes, ensuring all documentation and ID verification are completed accurately.</p><p>• Prepare and distribute offer letters, benefits enrollment packages, and other HR-related communications.</p><p>• Manage payroll operations using systems such as UKG.</p><p>• Oversee HR reporting activities, including compliance tracking and data analysis.</p><p>• Facilitate employee terminations, ensuring all procedures are conducted in a thorough and compliant manner.</p><p>• Conduct candidate screening and background checks to support the recruitment process.</p><p>• Provide training and guidance on company policies and procedures to employees.</p><p>• Maintain accurate records and ensure confidentiality in all HR-related matters.</p><p>• Collaborate with internal teams to optimize HR workflows and processes.</p>
<p><strong>We are looking for a skilled Office Manager/Accountant to oversee both bookkeeping and administrative functions in a law firm. This is a 4 days/permanent role on site. </strong></p><p><br></p><p><strong>Responsibilities:</strong></p><p><br></p><p><strong>Accounting Duties:</strong></p><ul><li>Manage accounts payable/receivable and general ledger entries.</li><li>Prepare monthly financial statements and year-end reports.</li><li>Administer payroll and employee benefits.</li><li>Administer general and professional insurance coverage.</li><li>Reconcile general and trust accounts in compliance with Law Society regulations.</li><li>Monitor cash flow.</li><li>Coordinate with external accountants for audits and tax filings.</li><li>Maintain financial records and internal controls.</li><li>Law Pro Filings</li><li>GST/HST Filings</li><li>Annual Law Society Returns</li><li>Liase with bank, LawPro, Insurance carriers, vendors, etc.</li></ul><p><strong>Office Management Duties:</strong></p><ul><li>Oversee office operations and administrative staff.</li><li>Manage office supplies, vendor relationships, and equipment maintenance.</li><li>Coordinate recruitment, onboarding, and training of staff.</li><li>Ensure data security and consult with IT support.</li></ul><p><strong>Strategic & Leadership Functions:</strong></p><ul><li>Support partners with strategic planning and operational improvements.</li><li>Implement workflow efficiencies and best practices.</li><li>Ensure compliance with legal and professional standards.</li></ul>
<p>Our extremely reputable and well-respected client is looking for a fluently <strong>Bilingual Administrative Assistant</strong> to join their team on a long-term contract basis in Ottawa, Ontario. In this role, you will provide essential administrative support in a unionized environment, ensuring seamless operations and effective communication.</p><p><br></p><p><strong>Responsibilities:</strong></p><p>• Provide administrative support by managing schedules, organizing meetings, and arranging travel plans.</p><p>• Handle data entry tasks with accuracy, ensuring all information is properly maintained and updated.</p><p>• Coordinate and schedule conferences, meetings, and appointments to meet organizational needs.</p><p>• Respond to inbound inquiries via phone and email, delivering exceptional customer service.</p><p>• Assist with the preparation of documents using Microsoft Word, Excel, PowerPoint, and Outlook.</p><p>• Manage and track grievances within the unionized environment, maintaining confidentiality and professionalism.</p><p>• Facilitate communication between departments and external stakeholders as required.</p><p>• Ensure all records and files are organized and accessible when needed.</p><p>• Support the planning and execution of various administrative projects and initiatives.</p>
<p>Notre client, une firme de conseil, est à la recherche d'un coordonnateur de bureau motivé et organisé pour assurer le bon fonctionnement des opérations quotidiennes dans leur bureau situé à Montréal. Ce rôle clé implique de superviser les tâches administratives, de gérer les installations et de fournir un soutien essentiel à l’équipe. Si vous avez un excellent sens de l’organisation et une passion pour l’efficacité, ce poste est fait pour vous.</p><p><br></p><p>Responsabilités:</p><p>• Accueillir les visiteurs avec professionnalisme et répondre aux demandes concernant les espaces de travail.</p><p>• Assurer la propreté et l’organisation des espaces communs, y compris la cuisine et les salles de réunion.</p><p>• Gérer l’inventaire et le réapprovisionnement des fournitures de bureau et de cuisine.</p><p>• Coordonner les services réguliers avec les fournisseurs tels que les traiteurs, l’entretien et la sécurité.</p><p>• Faciliter l’arrivée et le départ des employés en organisant leur installation et en coordonnant les besoins techniques.</p><p>• Organiser les horaires, planifier les réunions et assurer une communication interne fluide.</p><p>• Maintenir le bon fonctionnement des équipements de bureau et collaborer avec l’équipe TI pour résoudre les problèmes éventuels.</p><p>• Préparer les rapports de dépenses et soutenir le suivi budgétaire.</p><p>• Participer aux processus comptables internes, notamment la gestion des factures et des remboursements.</p><p>• Veiller à la conformité des locaux aux normes de santé et sécurité.</p>
We are looking for a detail-oriented Bookkeeper to join our team on a contract with the potential for a permanent position in Aurora, Ontario. This role involves managing financial transactions, maintaining accurate records, and ensuring compliance with accounting standards. The successful candidate will also support administrative functions and play a key role in providing excellent customer service.<br><br>Responsibilities:<br>• Manage accounts payable and receivable processes, ensuring timely and accurate transactions.<br>• Reconcile bank and credit card statements to maintain financial accuracy.<br>• Process payroll using Payworks, ensuring compliance with all regulations.<br>• Oversee HR onboarding tasks, including data entry and documentation.<br>• Handle expense reporting and ensure proper allocation of costs.<br>• Generate invoices and maintain client records within the accounting system.<br>• Support month-end closing procedures and prepare financial reports.<br>• Provide administrative support, including ordering supplies and assisting with executive tasks as needed.<br>• Maintain professionalism while working at reception and interacting with clients.<br>• Utilize Microsoft Excel to organize data and create financial summaries.
<p>Our client, a boutique law firm located in downtown Vancouver, is seeking an HR Coordinator to join their small but growing team. This role is ideal for a detail-oriented professional who enjoys variety in their day and is comfortable wearing multiple hats across HR, marketing, and office administration.</p><p><br></p><p><strong>Key Responsibilities:</strong></p><ul><li>HR Support: Assist with onboarding and training new hires, maintain employee records, track time off, and support general HR processes.</li><li>Marketing Support: Manage the firm’s social media presence, update website content, and coordinate with photographers and other external service providers.</li><li>Office Administration: Handle ad hoc administrative duties including managing couriers, ordering office supplies, and supporting day-to-day office operations.</li><li>Reception Coverage: Provide vacation coverage for the receptionist when needed.</li></ul><p><br></p>
<p>Our client, a Vancouver-based venture capital firm with a dynamic portfolio of mining and resource companies, is seeking a highly organized and proactive Executive Assistant to support two senior leaders: the Corporate Secretary and the Director of HR & ESG.</p><p><br></p><p>This is a unique opportunity to join a collaborative, fast-paced environment where you’ll gain exposure to public markets, board-level operations, and cross-company initiatives within an entrepreneurial and flat-structured team.</p><p><br></p><p><strong>Key Responsibilities:</strong></p><p><br></p><ul><li>Executive support to two senior leaders, including calendar, inbox, and meeting management</li><li>Domestic and international travel coordination</li><li>Monthly expense reporting and event support</li><li>Administrative assistance with Shareworks and light HR tasks (e.g., resume screening)</li><li>Involvement in MS Dynamics implementation (HR module focus)</li></ul><p><br></p>
<p>Notre client recherche une personne organisée et expérimentée pour occuper le poste de Chargé à la planification dans le domaine des assurances. Ce rôle hybride, basé à Montréal, offre une occasion unique de contribuer à la coordination des mandats et au soutien des experts tout en assurant un service de qualité pour nos clients et partenaires.</p><p><br></p><p>Responsabilités:</p><p>• Organiser et attribuer les mandats aux experts appropriés en fonction des besoins.</p><p>• Coordonner les rendez-vous et les communications avec les intervenants externes pour garantir une fluidité dans les opérations.</p><p>• Assurer la gestion administrative, notamment l'accès aux informations, la transmission de documents et le suivi rigoureux.</p><p>• Superviser les processus de facturation tout en veillant au respect des échéances.</p><p>• Participer activement à l'amélioration des processus opérationnels et à la fluidité des activités.</p><p>• Soutenir l'équipe dans divers besoins administratifs et opérationnels.</p><p>• Maintenir un niveau élevé de service à la clientèle en tout temps.</p>
<p><strong>Executive Assistant to CEO (Hybrid – Toronto, ON)</strong></p><p>A leading not-for-profit regulatory organization is seeking an <strong>Executive Assistant to the Chief Executive Officer (CEO)</strong> for a <strong>full-time, permanent</strong> position starting immediately.</p><p>This role offers an exciting opportunity to provide high-level executive and administrative support in a <strong>dynamic, professional, and mission-driven environment</strong> that values trust, transparency, and collaboration.</p><p><br></p><p><strong>About the Organization</strong></p><p>The organization regulates and supports a large professional community across Ontario, ensuring public confidence and trust in a key service sector. With a team of over 170 employees, it offers a <strong>collegial, hybrid work environment</strong> that emphasizes integrity, respect, and accountability.</p><p>Employees enjoy an inclusive culture that celebrates <strong>diversity, equity, and belonging</strong>, with meaningful opportunities for professional growth and engagement.</p><p><br></p><p><strong>The Role</strong></p><p>The <strong>Executive Assistant to the CEO</strong> will provide senior-level administrative support and act as a critical liaison between the CEO, Board of Directors, internal leadership, and external stakeholders.</p><p>The ideal candidate is a <strong>seasoned, highly organized professional</strong> with exceptional communication skills, strong business judgment, and the ability to manage confidential information with discretion. This role requires a proactive approach, strong attention to detail, and the ability to thrive in a fast-paced and sometimes ambiguous environment.</p><p><br></p><p><strong>Key Responsibilities</strong></p><ul><li>Serve as the primary point of contact between the CEO and internal/external stakeholders.</li><li>Manage calendars, coordinate meetings, and arrange travel and accommodations.</li><li>Prepare and format communications including memos, emails, reports, and presentations.</li><li>Support Board and Committee operations including <strong>minute-taking, meeting preparation, and follow-up</strong>.</li><li>Manage information flow, ensuring accuracy and confidentiality at all times.</li><li>Maintain organized filing and document management systems.</li><li>Anticipate needs and proactively support the CEO in achieving strategic and operational priorities.</li></ul>
<p>We are searching for a highly skilled Executive Assistant to provide high-level administrative support to executive leadership within a First Nation organization. This role requires a proactive problem solver with strong communication and interpersonal skills, capable of handling a variety of operational challenges in a dynamic environment. The ideal candidate will have experience managing multiple priorities, maintaining confidentiality, and demonstrating professionalism in all interactions.</p><p><br></p><p><strong>Key Responsibilities:</strong></p><p>• Manage and coordinate calendars for 1 Executive and coordinate all internal and external scheduling requests.</p><p>• Organize various regularly scheduled meetings including departmental, finance and audit (governance) meetings, and act as a liaison for Board Members, etc.</p><p>• Partner with other administrative staff to coordinate and prepare for meetings, including drafting and distributing meeting agendas, and taking copious notes at the meetings.</p><p>• Provide support to the Executive regarding written correspondence, as well as proper filing of correspondence and other documents, including the handling of all travel arrangements.</p><p>• Coordinate with other departments internally to maintain the Executive’s action list and follow-up, as well as overseeing smooth work flow and assisting in compiling briefings and reports.</p><p>• Submit all travel related requests, and prepare travel itineraries and meeting agendas, as well as briefing materials. Reconcile travel expense reports and submit in timely fashion.</p><p>• Compile data, verify and organize materials for reports, and assist in preparing reports for presentation.</p><p>• Facilitate interdepartmental communication, as needed.</p><p>• Manage special projects, as assigned.</p><p><br></p><p><br></p>
