Votre signature de courriel est souvent la dernière chose que quelqu'un voit dans un message, alors faites en sorte qu'elle compte. Une signature de courriel professionnelle ne donne pas seulement vos détails de contact, mais reflète également votre marque et votre crédibilité. Dans cet article de blogue, nous aborderons l'importance d'avoir une signature de courriel professionnelle, les principaux conseils d'étiquette à suivre pour votre signature et la façon de mettre à jour votre signature dans Outlook.
Étiquette pour les signatures de courriel professionnelles
Pourquoi une signature de courriel professionnelle est-elle importante?
Une signature de courriel professionnelle est plus qu'une simple conclusion à votre message, elle fonctionne comme une carte de visite numérique. Il aide à établir la crédibilité, garantit que les destinataires savent qui vous êtes et facilite la prise de contact avec vous. Que vous envoyiez des communications d'entreprise à l'interne au travail ou à l'externe, une signature de courriel professionnelle bien conçue renforce votre marque et laisse une impression soignée.
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Top 10 conseils pour une signature de courriel professionnelle
Conseils pour décrocher un emploi
1. Gardez les choses simples et épurées
Évitez l'encombrement. Limitez-vous aux éléments essentiels tels que votre nom, titre, société et informations de contact.
2. Utilisez une mise en forme de manière consistante
Choisissez une police et une taille. Conservez des couleurs minimes et professionnelles.
Vérifiez auprès des directives de marque de votre entreprise s'il existe déjà des signatures de courriel prédéfinies à utiliser.
3. Indiquez votre nom complet et votre titre de poste
Cela ajoute de la clarté et de l'autorité à votre message.
4. Ajoutez le nom et le logo de votre entreprise (s'il y a lieu)
Un logo subtil peut renforcer l'identité de marque sans surcharger la signature.
5. Fournissez plusieurs options de contact
Ajoutez votre numéro de téléphone, votre adresse courriel et, si vous le souhaitez, votre profil LinkedIn ou le site Web de votre entreprise.
6. Évitez les citations ou les déclarations personnelles
Elles peuvent être distrayantes ou mal interprétées dans un contexte professionnel.
7. Utilisez une photo de profil professionnelle avec parcimonie
N'incluez une photo que si elle est courante dans votre secteur et ne domine pas la présentation.
Gardez en tête que le système de sécurité des courriels de certains destinataires pourrait bloquer les courriels entrants avec des images en pièces jointes.
8. Inclure une clause de non-responsabilité légale si nécessaire
Particulièrement important dans les secteurs réglementés comme le droit, la finance ou la santé.
9. Rendez-la compatible avec les appareils mobiles
Assurez-vous que votre signature de courriel professionnelle s'affiche bien sur les téléphones intelligents et les tablettes.
10. Testez avant d'envoyer
Envoyez-vous un courriel de test pour vérifier la mise en forme, les liens et l'apparence générale.
Comment modifier votre signature dans Outlook
Mettre à jour votre signature de courriel professionnelle dans Outlook, c'est rapide et facile. Suivez les étapes ci-dessous pour créer ou mettre à jour votre signature courriel.
Pour l'application de bureau Outlook :
Naviguez jusqu'à l'onglet Fichier > Options > Courrier
Cliquez sur Signatures
Créez ou modifiez votre signature
Ajoutez là aux nouveaux courriels et aux réponses/transferts
Pour Outlook Web (Outlook.com ou Office 365) :
Cliquez sur l'icône d'engrenage Paramètres > Afficher tous les paramètres Outlook
Accédez à Courrier > Composer et répondre
Créez ou mettez à jour votre signature
Choisir quand elle s'affiche (nouveaux messages, réponses, etc.)
Exemple de signatures de courriel professionnelles
Voici trois exemples de signatures de courriel professionnelles : le bon, le mauvais et l’inutile.
Une bonne signature de courriel
- Cette signature est claire, professionnelle et comprend tous les détails essentiels
Jennifer Smith
Spécialiste des communications
ABC solutions Inc
📞 (555) 123-4567 | ✉️ j.smith@abcsolutions.com
🔗 LinkedIn | 🌐 abcsolutions.com
TORONTO (ONT.)
Une mauvaise signature de courriel
- Cette signature manque d'informations clés comme le titre de l'emploi, le nom complet et les détails de contact. Elle est informelle et donne l'impression d'être peu travaillée.
Jen
ABC
À partir de mon téléphone
Une signature de courriel inutile
- Cette signature est surchargée de mots à la mode, d'émojis et de touches personnelles qui la rendent distrayante et non professionnelle pour la plupart des contextes d'affaires.
Jennifer Smith, MBA, Ninja marketing certifiée 🥷
Visionnaire en chef | Chuchoteuse de marque | Alchimiste numérique
ABC Solutions Inc. « Transformer l'avenir, un pixel à la fois »
📞 +1 (555) 123-4567 | ✉️ j.smith@abcsolutions.com
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