3 résultats pour Administrative Coordinator à Terrebonne, QC

Adjoint administratif

Montreal, QC
onsite
Permanent
50000.00 - 55000.00 CAD / Yearly
Notre client, une entreprise dans le domaine immobilier, est à la recherche d'un adjoint administratif rigoureux pour soutenir les activités quotidiennes d’une équipe régionale à Montréal. Dans ce rôle, vous assurerez une coordination efficace des réunions, des communications et des tâches administratives tout en contribuant à la fluidité des opérations. La personne retenue jouera également un rôle clé dans la préparation de documents, l’organisation logistique et le suivi de diverses demandes internes et externes. Responsabilités:• Organiser les réunions par téléphone, en vidéoconférence ou en personne avec des collègues, des partenaires gouvernementaux, des clients, des consultants et d’autres intervenants externes.• Fournir un soutien administratif et de secrétariat lors des rencontres internes et externes, notamment pour l’accueil, la logistique des salles et la coordination des repas.• Tenir à jour l’agenda des membres de l’équipe régionale et ajuster les priorités selon les besoins opérationnels.• Préparer, mettre en forme et réviser divers documents, y compris la correspondance, les notes d’information, les présentations et les rapports destinés à la direction.• Contribuer à la production de documents régionaux et organisationnels, notamment en appuyant la préparation du budget annuel et l’assemblage de dossiers complets.• Coordonner les réservations de déplacement et d’hébergement, puis traiter les demandes de remboursement et les dépenses des employés.• Servir de point de contact entre le bureau régional et les équipes de soutien administratif, telles que la comptabilité, les ressources humaines, les TI, les communications et la gestion documentaire.• Participer à certaines activités liées aux communications internes, à l’image organisationnelle et aux relations avec le public.• Effectuer le suivi des frais administratifs, préparer les demandes de paiement, concilier les dépenses mensuelles et aider à résoudre les questions liées aux factures en attente.• Superviser la circulation du courrier, des envois et des réceptions afin d’assurer un traitement rapide et ordonné des documents et colis.
2026-08-06T19:38:47Z

Coordonnateur de bureau

Montreal, QC
onsite
Permanent
60000.00 - 70000.00 CAD / Yearly
Notre client, une firme de gestion de patrimoine, est à la recherche d'une personne organisée et polyvalente pour soutenir les opérations administratives quotidiennes. Située à Montréal, ce rôle contribue au bon fonctionnement du bureau en assurant un service courtois, une gestion rigoureuse des documents et un suivi précis des tâches administratives. Responsabilités:<ul><li>Accueillir les visiteurs et clients avec professionnalisme, courtoisie et discrétion;</li><li>Gérer les appels entrants et acheminer efficacement les communications;</li><li>Assurer la coordination, la présentation et le service des repas internes (petits déjeuners, déjeuners, collations, café), en conformité avec les standards élevés</li><li>Veiller à la présentation des salles de réunion et des espaces communs, incluant la cuisine (propreté, vaisselle, nettoyage du réfrigérateur, des surfaces, équipement);</li><li>Coordonner la logistique des événements, réunions et formations (traiteurs, équipements, fournisseurs);</li><li>Mettre en place et maintenir des processus assurant une utilisation optimale des salles et équipements;</li><li>Gérer les imprévus logistiques avec proactivité et efficacité (changements de dernière minute, bris, retards).</li><li>Coordonner les ajustements liés au renouvellement du bail, aux déménagements internes et à l’évolution des besoins;</li><li>Identifier et gérer des solutions de rangement / storage pour le mobilier, l’équipement et les archives;</li><li>Être le point de contact avec le locateur, le gestionnaire immobilier et les fournisseurs d’entretien;</li><li>Veiller à maintenir un environnement de travail sécuritaire, fonctionnel et agréable;</li><li>Participer à l’amélioration continue des espaces en lien avec les besoins opérationnels et le bien-être des employés.</li><li>Gérer l’inventaire, l’achat et le remplacement du mobilier de bureau;</li><li>Gérer les fournitures administratives et éviter les surplus de commandes;</li><li>Veiller à l’entretien des équipements de bureau (imprimantes, cuisine, salles de conférence);</li><li>Recommander ou négocier avec des fournisseurs afin d’optimiser les coûts et la qualité des services;</li><li>Gérer l’inventaire de la flotte IT (ordinateurs, écrans, téléphones, accessoires);</li><li>Coordonner l’attribution, le remplacement et le retour de l’équipement lors des arrivées et départs;</li><li>Recueillir les besoins technologiques des équipes et assurer le suivi avec les fournisseurs TI externes;</li><li>Appuyer l’équipe trust, d’un point de vue administratif, pour le traitement des avis de cotisation et autres documents fiscaux;</li><li>Transmettre des relevés mensuels aux clients;</li><li>Assurer le lien avec le service d’archivage (transférer ou récupérer les boîtes et tenir à jour la liste des boîtes et de leur contenu);</li><li>Tenir à jour certaines listes et suivis internes (répertoire téléphonique, inventaires);</li><li>Documenter et améliorer les procédures administratives et opérationnelles;</li></ul>
2026-08-06T19:28:45Z

Adjointe exécutive

Saint-laurent, QC
onsite
Permanent
85000.00 - 100000.00 CAD / Yearly
We are looking for une adjointe exécutive chevronnée pour appuyer la haute direction à Saint-Laurent, Quebec, dans un rôle permanent à temps plein exercé entièrement sur site. Ce poste convient à une personne qui sait anticiper les besoins, faire avancer plusieurs dossiers simultanément et maintenir un haut niveau de confidentialité en tout temps. Vous contribuerez au bon fonctionnement des activités quotidiennes des dirigeant(e)s en assurant une coordination rigoureuse, une communication soignée et un soutien administratif de premier plan. Responsibilities: • Coordonner l’agenda de la haute direction, planifier les rencontres et veiller à la fluidité des communications internes et externes. • Organiser les déplacements d’affaires, préparer les itinéraires et effectuer le suivi des comptes de dépenses avec précision. • Rédiger, mettre en forme et réviser divers documents, notamment des présentations, comptes rendus, rapports et correspondances. • Préparer la logistique des réunions de direction, des événements corporatifs et des rencontres avec la clientèle ou les partenaires. • Assurer le suivi des dossiers prioritaires, des échéances et des actions à réaliser auprès des différentes parties prenantes. • Participer à la coordination de projets spéciaux et offrir un soutien administratif aux initiatives stratégiques de l’organisation. • Traiter des renseignements sensibles avec tact, jugement et professionnalisme, en respectant les exigences de confidentialité. • Maintenir des systèmes de classement et des outils de suivi efficaces afin de faciliter l’accès à l’information et la progression des mandats.
2026-08-21T13:58:42Z