7 résultats pour Assistant Administratif à Montréal, QC

Adjoint administratif

Laval, QC
remote
Permanent
55000.00 - 75000.00 CAD / Yearly
Nous recherchons un adjoint administratif talentueux et bilingue pour rejoindre l'équipe dynamique de notre client à Laval. En tant que membre clé de notre petite équipe, vous jouerez un rôle essentiel dans le soutien des opérations quotidiennes et dans l’organisation des tâches administratives. Ce poste à temps plein offre une excellente opportunité de contribuer à un environnement collaboratif et axé sur la rigueur. Responsabilités:• Gérer et organiser les dossiers administratifs, les notes de transaction et les suivis pour assurer une documentation précise.• Préparer des agendas, des documents et du matériel marketing afin de soutenir les initiatives de l’équipe.• Superviser la gestion des courriels, y compris le tri, les réponses et la coordination des priorités.• Planifier et confirmer des rendez-vous avec les clients pour garantir une communication fluide.• Participer activement à des projets administratifs et recevoir une formation au besoin.• Assurer un soutien administratif efficace tout en travaillant en collaboration avec une équipe à distance.• Maintenir une approche proactive et organisée dans la gestion quotidienne des tâches.• Collaborer avec l’équipe pour optimiser les processus et améliorer l’efficacité globale.
2026-05-26T20:18:48Z

Adjoint juridique

Montreal, QC
onsite
Permanent
75000.00 - 85000.00 CAD / Yearly
Notre client, un cabinet juridique boutique en litige, est à la recherche d'un adjoint juridique pour se joindre à leur équipe de Montréal. Dans ce rôle de soutien administratif et juridique, vous jouerez un rôle clé dans la coordination des activités du bureau et l’appui aux professionnels du cabinet. Vous intégrerez une équipe collaborative qui se soutient mutuellement afin d’assurer l’efficacité des opérations et le respect des priorités quotidiennes. Responsabilités:• Assurer un soutien quotidien aux avocats dans la gestion de leurs dossiers de litige civil, commercial et/ou corporatif;• Préparer, réviser, corriger et mettre en page diverses procédures et correspondances juridiques;• Effectuer la retranscription, la révision linguistique et la finalisation de documents juridiques;• Préparer les cahiers de procédures, cahiers d’autorités, bordereaux, listes de pièces et documents de cour;• Effectuer les dépôts auprès des tribunaux via les plateformes électroniques appropriées;• Assurer les suivis avec les tribunaux, huissiers, sténographes, experts, clients et avocats externes;• Coordonner la signification et la notification des procédures;• Participer à la préparation des dossiers pour les interrogatoires, médiations, conférences de règlement et procès.• Effectuer l’ouverture, l’organisation, le suivi et la fermeture des dossiers physiques et électroniques;• Assurer une gestion rigoureuse des délais judiciaires, échéances de cour, prescriptions et rappels importants;• Maintenir les agendas des avocats à jour et coordonner les rencontres, audiences et interrogatoires;• Effectuer les suivis proactifs auprès des clients et des différents intervenants;• Veiller au respect des procédures internes et des standards de qualité du cabinet.• Agir comme personne-ressource auprès des membres de l’équipe relativement aux procédures et au fonctionnement administratif des dossiers;• Collaborer étroitement avec les autres adjoint.es, parajuristes et professionnels du cabinet;• Participer à l’amélioration continue des méthodes de travail et des processus administratifs;• Offrir un soutien aux membres plus juniors de l’équipe au besoin.• Effectuer l’entrée de temps;• Assurer le classement électronique et l’archivage des documents;• Effectuer toute autre tâche connexe en soutien aux opérations du secteur.
2026-06-05T18:04:47Z

Coordonnateur de bureau

Montreal, QC
onsite
Permanent
55000.00 - 65000.00 CAD / Yearly
Notre client, un cabinet légal national, est à la recherche d'une personne organisée et proactive pour soutenir les activités juridiques et administratives à Montréal. Dans ce rôle, vous contribuerez à la coordination des priorités quotidiennes et au bon fonctionnement du bureau. Vous jouerez également un rôle clé dans la gestion des dossiers, le soutien logistique aux réunions et le suivi administratif nécessaire au respect des échéanciers. Responsabilités:- Assurer l’accueil des visiteurs, répondre au téléphone, prendre les messages et acheminer les appels.- Gérer les opérations quotidiennes du bureau.- Commander, organiser et gérer les fournitures de bureau et les inventaires.- Maintenir la propreté et le bon fonctionnement du bureau, incluant le service de café.- Organiser les réunions, y compris la préparation des documents, la commande de repas et le soutien logistique- Préparer la salle de réunion et les équipements audiovisuels.- Effectuer la mise en place et le rangement avant et après les réunions.- Recevoir, trier et distribuer le courrier et les colis.- Effectuer la numérisation et la photocopie de documents.- Coordonner les déplacements professionnels.- Gérer les calendriers et les rendez-vous avec Outlook.- Maintenir les systèmes de rappel électroniques et physiques.- Effectuer les conciliations mensuelles des dépenses.- Organiser et maintenir les systèmes de classement électroniques et papier.- Rédiger, réviser et mettre en forme divers documents.- Fournir tout autre soutien administratif requis.
2026-06-02T18:04:35Z

Secrétaire corporatif

Montreal, QC
onsite
Permanent
60000.00 - 70000.00 CAD / Yearly
Notre client, une entreprise du domaine religieux, est à la recherche d'une personne rigoureuse et organisée pour soutenir les activités de gouvernance à Montreal. Ce rôle contribue à la qualité des dossiers corporatifs, au suivi des obligations réglementaires et à la préparation des instances décisionnelles. La personne retenue jouera également un rôle clé dans la gestion documentaire, la coordination administrative et le maintien de pratiques conformes, efficaces et bien structurées. Responsibilities:• Assurer la mise à jour complète des registres corporatifs, incluant les documents constitutifs, les règlements internes, les registres des administrateurs et dirigeants ainsi que les cadres de gouvernance.• Administrer les dossiers immobiliers de l’organisation en veillant au classement exact des titres, actes, baux et autres documents contractuels.• Suivre les obligations prévues par les lois fédérales et provinciales applicables aux organismes sans but lucratif et aux organismes de bienfaisance afin de maintenir la conformité de l’organisation.• Organiser les déclarations obligatoires, les dépôts annuels et les renouvellements requis auprès des autorités compétentes dans les délais prescrits.• Participer à l’amélioration des politiques et procédures de gouvernance en proposant des ajustements adaptés aux besoins de l’organisation et aux bonnes pratiques du secteur.• Mettre en place une documentation claire et facilement accessible des politiques, résolutions et décisions officielles, tout en assurant la mise à jour des bases de données corporatives et immobilières.• Gérer les dossiers administratifs liés aux pensions et à certains suivis de fiscalité personnelle, avec un haut niveau de discrétion et de précision.• Coordonner les réunions du conseil d’administration et des comités, préparer les ordres du jour et la documentation pertinente, puis rédiger et archiver les procès-verbaux et les résolutions.• Offrir un soutien administratif aux initiatives spéciales en gouvernance et collaborer avec les conseillers juridiques externes ainsi qu’avec les responsables des communautés et des œuvres apostoliques au besoin.
2026-06-08T20:18:46Z

Coordonnateur de bureau

Montreal, QC
onsite
Permanent
60000.00 - 70000.00 CAD / Yearly
Notre client, une firme de gestion de patrimoine, est à la recherche d'une personne organisée et polyvalente pour soutenir les opérations administratives quotidiennes. Située à Montréal, ce rôle contribue au bon fonctionnement du bureau en assurant un service courtois, une gestion rigoureuse des documents et un suivi précis des tâches administratives.Responsibilities:<ul><li>Accueillir les visiteurs et clients avec professionnalisme, courtoisie et discrétion;</li><li>Gérer les appels entrants et acheminer efficacement les communications;</li><li>Assurer la coordination, la présentation et le service des repas internes (petits déjeuners, déjeuners, collations, café), en conformité avec les standards élevés</li><li>Veiller à la présentation des salles de réunion et des espaces communs, incluant la cuisine (propreté, vaisselle, nettoyage du réfrigérateur, des surfaces, équipement);</li><li>Coordonner la logistique des événements, réunions et formations (traiteurs, équipements, fournisseurs);</li><li>Mettre en place et maintenir des processus assurant une utilisation optimale des salles et équipements;</li><li>Gérer les imprévus logistiques avec proactivité et efficacité (changements de dernière minute, bris, retards).</li><li>Coordonner les ajustements liés au renouvellement du bail, aux déménagements internes et à l’évolution des besoins;</li><li>Identifier et gérer des solutions de rangement / storage pour le mobilier, l’équipement et les archives;</li><li>Être le point de contact avec le locateur, le gestionnaire immobilier et les fournisseurs d’entretien;</li><li>Veiller à maintenir un environnement de travail sécuritaire, fonctionnel et agréable;</li><li>Participer à l’amélioration continue des espaces en lien avec les besoins opérationnels et le bien-être des employés.</li><li>Gérer l’inventaire, l’achat et le remplacement du mobilier de bureau;</li><li>Gérer les fournitures administratives et éviter les surplus de commandes;</li><li>Veiller à l’entretien des équipements de bureau (imprimantes, cuisine, salles de conférence);</li><li>Recommander ou négocier avec des fournisseurs afin d’optimiser les coûts et la qualité des services;</li><li>Gérer l’inventaire de la flotte IT (ordinateurs, écrans, téléphones, accessoires);</li><li>Coordonner l’attribution, le remplacement et le retour de l’équipement lors des arrivées et départs;</li><li>Recueillir les besoins technologiques des équipes et assurer le suivi avec les fournisseurs TI externes;</li><li>Appuyer l’équipe trust, d’un point de vue administratif, pour le traitement des avis de cotisation et autres documents fiscaux;</li><li>Transmettre des relevés mensuels aux clients;</li><li>Assurer le lien avec le service d’archivage (transférer ou récupérer les boîtes et tenir à jour la liste des boîtes et de leur contenu);</li><li>Tenir à jour certaines listes et suivis internes (répertoire téléphonique, inventaires);</li><li>Documenter et améliorer les procédures administratives et opérationnelles;</li></ul>
2026-05-19T15:54:06Z

Coordonnateur de bureau

Montréal, QC
onsite
Permanent
75000.00 - 90000.00 CAD / Yearly
Notre client, une firme spécialisée dans le domaine de l’environnement comptant une quinzaine d’employés, est à la recherche d’un Coordonnateur de bureau pour assurer le bon fonctionnement de ses opérations administratives et soutenir son équipe au quotidien.Il s’agit d’une occasion unique pour une personne organisée, polyvalente et proactive qui souhaite jouer un rôle central au sein d’une entreprise à taille humaine. Ce poste offre une grande variété de responsabilités ainsi qu’un environnement où l’initiative est valorisée et où les possibilités d’apprentissage sont nombreuses. Responsabilités<ul><li>Assurer la coordination et le bon fonctionnement quotidien du bureau.</li><li>Agir comme personne-ressource pour les employés concernant les besoins administratifs et opérationnels.</li><li>Gérer les fournitures, équipements et commandes nécessaires aux activités du bureau.</li><li>Coordonner les relations avec les fournisseurs et les différents prestataires de services.</li><li>Recevoir et traiter le courrier, les livraisons et les communications générales.</li><li>Maintenir les systèmes de classement physiques et électroniques et assurer l'organisation des documents administratifs.</li><li>Effectuer diverses tâches de saisie de données et assurer la mise à jour des dossiers internes.</li><li>Participer à l’organisation de réunions, événements d’équipe et activités internes.</li><li>Contribuer à maintenir un environnement de travail agréable, fonctionnel et bien organisé pour l’ensemble de l’équipe.</li><li>Soutenir l’intégration administrative des nouveaux employés.</li><li>Effectuer le suivi des vacances, absences et autres informations administratives liées aux employés.</li><li>Participer au traitement de la paie et à la mise à jour des informations dans les systèmes internes.</li><li>Assurer le suivi et la gestion des comptes de dépenses.</li><li>Traiter les factures fournisseurs et effectuer les entrées de données requises dans les systèmes comptables.</li><li>Participer à certaines tâches de comptabilité de base et à la préparation de documents administratifs et financiers.</li><li>Offrir un soutien administratif aux actionnaires et à l’équipe de direction selon les besoins.</li></ul>Ce qui rend ce poste uniqueAu-delà des responsabilités administratives traditionnelles, ce rôle offre la possibilité de s'impliquer dans une variété de projets selon les intérêts et les aptitudes de la personne retenue. L'entreprise valorise les employés qui font preuve d'initiative et souhaite offrir un environnement où chacun peut évoluer et développer de nouvelles compétences.Selon votre intérêt, vous pourriez notamment participer à différents projets d'amélioration des espaces de travail, à la coordination de projets internes ou encore être exposé(e) à certains aspects techniques du domaine de l'environnement et du design. L'équipe est ouverte à accompagner une personne curieuse qui souhaite apprendre et grandir à long terme au sein de l'organisation.
2026-06-08T18:48:43Z

Coordonnateur exécutif et opérations

Montreal, QC
onsite
Permanent
80000.00 - 90000.00 CAD / Yearly
Nous sommes à la recherche d’un Coordonnateur exécutif et opérations afin d’offrir un soutien administratif et opérationnel à la haute direction d'un bureau de gestion de patrimoine familial. La personne sélectionnée jouera un rôle clé dans la coordination des activités exécutives, la gestion administrative et le bon fonctionnement des opérations de bureau.Relevant de la direction générale et de la direction financière, cette personne collaborera également avec différentes entités affiliées et partenaires externes dans un environnement confidentiel et professionnel. Principales responsabilitésCoordination exécutive et soutien administratif (10%)<ul><li>Organiser les rencontres internes et externes de la direction et assurer une gestion efficace des calendriers.</li><li>Coordonner la logistique des réunions de direction, comités et conseils d’administration.</li><li>Préparer, réviser et assurer le suivi de divers documents administratifs et comptes rendus.</li><li>Veiller au respect des procédures internes et des processus décisionnels.</li><li>Agir comme personne-ressource lors des absences des membres de la direction.</li><li>Assurer le suivi des communications et des documents nécessitant des approbations ou signatures électroniques.</li><li>Soutenir la gestion quotidienne des priorités et des échéanciers de la direction.</li></ul>Gestion documentaire et coordination opérationnelle (70%)<ul><li>Participer au maintien des systèmes de classement administratifs et juridiques afin d’assurer un accès rapide aux documents importants.</li><li>Rédiger, corriger et mettre en forme différents documents confidentiels ou stratégiques.</li><li>Assurer la mise à jour de diverses bases de données et listes de références.</li><li>Collaborer avec les équipes administratives et financières dans la préparation de documents requis.</li><li>Contribuer à la coordination de certains fournisseurs et services externes (TI, ressources humaines, télécommunications, etc.).</li></ul>Administration de bureau (20%)<ul><li>Superviser les besoins administratifs liés aux bureaux, fournitures et espaces communs.</li><li>Participer à l’organisation générale des opérations quotidiennes afin d’assurer un environnement de travail efficace et professionnel.</li></ul>
2026-05-19T17:23:45Z