<p>We have an opening for a junior and/or an intermediate litigation legal assistant in our Vancouver office. The successful candidate would be motivated, a quick learner and be an integral part of our friendly and collaborative team.</p><p><br></p><p><strong>Responsibilities:</strong></p><ul><li>Performing LAA work from file opening to closing.</li><li>Drafting simple pleadings, including application records, books of authorities, appeal records and appeal books.</li><li>Drafting correspondence.</li><li>Filing documents with court registries.</li><li>Communicating with opposing counsel, experts and clients.</li><li>Maintaining BF limitation dates.</li></ul>
<p>We are looking for a detail-oriented Assistant Controller to join our team in Ayr, Ontario. In this role, you will oversee critical accounting functions, manage project finances, and contribute to process optimization. This is an excellent opportunity to work in a dynamic environment with a diverse range of projects and responsibilities.</p><p><br></p><p>Responsibilities:</p><p>• Manage all monthly financial close activities, ensuring accuracy and timeliness </p><p>• Oversee project accounting for multiple active projects </p><p>• Develop and maintain 13-week cash flow forecasts, and assist in treasury functions such as leases, bonding, and equipment loan negotiations.</p><p>• Handle province-wide job agreements, including managing union remittances and addressing payroll complexities.</p><p>• Administer holdbacks and lien processes to ensure compliance with contractual and legal requirements.</p><p>• Lead and execute process improvement initiatives to enhance efficiency and accuracy within the accounting department.</p><p>• Support the integration of accounting information into the Eclipse system, ensuring consistency and completeness.</p><p>• Collaborate with auditors during year-end processes to facilitate accurate and efficient reporting.</p><p>• Coordinate financial activities across multiple entities, including operating companies and holding companies.</p>
<p><br></p><p>Are you a highly organized and proactive professional with a passion for supporting executive leadership? Robert Half is seeking a dynamic Executive Assistant to provide top-tier administrative support to senior management with one of our well respected clients. In this vital role, you will act as the backbone of a fast-paced environment, managing complex schedules, coordinating high-level meetings, and handling sensitive information with discretion and professionalism. If you're driven by excellence and thrive in a collaborative setting, this is your opportunity to shine and make a meaningful impact. Join us and be a key contributor to the success of our executive team!</p><p><br></p><p><strong>Key Responsibilities:</strong></p><ul><li>Manage and coordinate a busy calendar, including scheduling meetings, appointments, and travel</li><li>Prepare and submit accurate expense reports in a timely manner</li><li>Create and edit high-quality PowerPoint presentations and internal documents</li><li>Organize meeting logistics, agendas, and follow-ups</li><li>Screen and prioritize emails, calls, and requests</li><li>Support special projects and provide ad-hoc administrative assistance as required</li></ul><p><strong>What We’re Looking For:</strong></p><ul><li>10+ years of experience as an Executive Assistant or similar administrative role</li><li>Prior experience in Real Estate or Legal industry is preferred</li><li>Strong proficiency in Microsoft Office Suite (Outlook, Excel, PowerPoint, Word)</li><li>Excellent organizational skills with high attention to detail</li><li>Ability to manage multiple priorities in a fast-paced environment</li><li>Post secondary education in Business Administration or a related field</li></ul>
<p><strong>Job Title:</strong> Legal & HR Operations Specialist</p><p><strong>Position Overview</strong></p><p> We are seeking a highly organized and detail-oriented professional to provide operational support across both Legal and Human Resources functions. This unique hybrid role bridges corporate governance, legal administration, and HR operations, requiring someone who thrives in a fast-paced, evolving business environment. The ideal candidate is proactive, adaptable, and able to manage sensitive information with the utmost discretion.</p><p><strong>Key Responsibilities</strong></p><p><em>Legal Operations & Governance</em></p><ul><li>Partner with senior leadership on legal and governance matters, ensuring compliance and efficient workflows.</li><li>Maintain corporate records and documentation in line with internal and regulatory standards.</li><li>Oversee the contract lifecycle, including drafting, reviewing, tracking approvals, renewals, and e-signature processes.</li><li>Support preparation and coordination of board and committee meetings, including agendas, minutes, resolutions, and portal administration.</li><li>Assist with regulatory filings, legal research, and due diligence efforts related to business initiatives.</li><li>Track legal matters, invoices, and deadlines to ensure efficient operations.</li><li>Provide general legal administrative support, including document editing and proofreading.</li></ul><p><em>Human Resources Operations</em></p><ul><li>Administer HR systems and processes, supporting the full employee lifecycle from onboarding to offboarding.</li><li>Prepare and maintain HR documentation, including agreements, amendments, and compliance-related materials.</li><li>Support administration of employee equity programs and consultant agreements.</li><li>Coordinate policy acknowledgments, training compliance, and performance review cycles.</li><li>Maintain organized HR records and assist with HR surveys and process improvements.</li></ul><p><br></p>
<p>Robert Half is seeking an experienced Administrative Assistant to join the team of a valued client. . This role is ideal for someone who thrives in a fast-paced environment, can juggle multiple priorities, and takes initiative to anticipate the needs of both clients and the team.</p><p><br></p><p>Key Responsibilities:</p><ul><li>Communicate effectively and professionally with clients, colleagues, and external parties, including drafting letters, emails, and making phone calls.</li><li>Schedule client meetings and phone calls, while managing and maintaining multiple lawyer calendars.</li><li>Manage a high volume of emails, including reviewing, handling, and e-filing correspondence.</li><li>Organize and maintain both paper filing systems (including trial binders) and an online document management program.</li><li>Maintain detailed to-do/task lists and file status lists for yourself and multiple lawyers, ensuring timely reminders.</li><li>Organize and compile documents for client meetings, presentations, and other events.</li><li>Draft and process expense reports.</li><li>Diarize deadlines in Outlook and ensure reminders are provided to relevant team members.</li><li>Adapt quickly, switch between tasks efficiently, and maintain professionalism under pressure.</li><li>Take initiative to anticipate the needs of the team and clients, offering proactive solutions</li></ul>
<p>Our well-established business law firm client in downtown Vancouver is seeking a detail-oriented <strong>Corporate Paralegal</strong> to support its growing corporate/commercial practice. This role offers a mix of corporate records work and hands-on involvement in transactional files, including mergers and acquisitions, reorganizations, and governance matters.</p><p> </p><p><strong>This is a 14-month contract position with strong potential for a permanent role.</strong></p><p> </p><p><strong>Key Responsibilities:</strong></p><p><strong>Corporate Records Management</strong></p><ul><li>Maintain physical and digital corporate records (BC, federal, and extraprovincial)</li><li>Assist with the transition of records to digital minute books </li><li>Prepare corporate documents and filings using templates and precedents</li><li>Manage updates in the corporate records database</li><li>Coordinate outgoing record packages and couriers</li><li>Respond to email and telephone inquiries from clients and internal team members</li></ul><p><strong>Transactional Support</strong></p><ul><li>Support formation and governance matters for corporations, partnerships, and not-for-profits</li><li>Assist with documentation for M& A transactions, reorganizations, continuations, dissolutions, and joint ventures</li><li>Conduct due diligence reviews of minute books and public records</li><li>Prepare rectification resolutions and due diligence summaries</li><li>Perform BC Online and other registry searches</li><li>Review and format legal correspondence, agreements, and closing documents</li><li>Coordinate execution via DocuSign and assemble digital closing books (manually and through Closing Folders)</li><li>Provide assistance with large-scale transactions and firm-wide projects</li></ul><p><br></p>
<p>We are seeking a detail-oriented Civil Litigation Paralegal to join our office. The individual ideally will have experience or at least training in the full spectrum of creditors’ remedies – litigation, collections, and bankruptcy. The individual will also be trained on the job with a primary focus on our Creditors Remedies files in addition to supporting our broader litigation practice.</p><p><br></p><p>This role requires ability to work independently, strong organizational skills, and the ability to manage multiple tasks. The ideal candidate will be available to work on-site during regular business hours with some flexibility to be discussed.</p><p><br></p><p><strong>Responsibilities:</strong></p><ul><li>Preparing court documents for Small Claims and Supreme Court of British Columbia, including pleadings, post-judgment enforcement-related chambers applications, garnishing orders, Summons to a Payment Hearing, and other enforcement-related court documents.</li><li>Occasionally preparing documents in bankruptcy court on behalf of unsecured creditors.</li><li>Learning and using federal government required software (Atrium) for correspondence, file access, organization, and timekeeping.</li><li>Effective oral and written communication with clients, debtors, and third parties involved in the collections procedure.</li><li>Managing case calendars and deadlines to ensure timely filings and compliance with the rules of all levels of court, and in particular, the Small Claims Rules and Supreme Court Civil Rules.</li></ul>
<p>Nous recherchons un adjoint juridique pour rejoindre l'équipe dynamique de notre client à Montréal. Ce poste contractuel de trois mois offre une opportunité de contribuer à la gestion et à l'organisation des documents juridiques tout en soutenant des activités de rédaction et de transcription. Il s'agit d'une excellente occasion pour les professionnels ayant une expertise en documentation légale et en rédaction juridique.</p><p><br></p><p>Responsabilités:</p><p>• Assurer la rédaction et la transcription de documents juridiques avec précision et efficacité.</p><p>• Organiser et maintenir un classement méthodique des documents pour garantir un accès facile.</p><p>• Préparer des documents légaux conformément aux exigences et aux normes établies.</p><p>• Collaborer avec les avocats et les autres membres de l'équipe pour répondre aux besoins administratifs.</p><p>• Effectuer des recherches et compiler des informations pertinentes pour les dossiers juridiques.</p><p>• Gérer les communications internes et externes liées aux affaires juridiques.</p><p>• Vérifier et corriger les documents juridiques pour assurer leur exactitude.</p><p>• Soutenir la gestion des calendriers et l'organisation des réunions juridiques.</p><p>• Aider à la préparation de dossiers pour les actions légales et les procédures judiciaires.</p>
<p>Notre client recherche un adjoint juridique expérimenté pour soutenir son équipe dans le domaine du litige. Ce poste contractuel est basé à Montréal, Québec, et exige une maîtrise du français ainsi qu'une bonne compréhension de l'anglais. Si vous êtes une personne organisée, avec une expérience en rédaction et transcription juridique, nous aimerions vous rencontrer.</p><p><br></p><p>Responsabilités:</p><p>• Préparer et rédiger divers documents juridiques liés au litige civil et commercial.</p><p>• Assurer la transcription précise des dictées et des notes juridiques.</p><p>• Collaborer avec les avocats pour gérer les dossiers de litige et veiller à leur conformité.</p><p>• Maintenir un système de classement efficace pour les documents juridiques.</p><p>• Coordonner les communications et les suivis entre les parties impliquées dans les litiges.</p><p>• Réviser les documents juridiques pour garantir leur exactitude et leur qualité.</p><p>• Gérer les calendriers et les échéanciers des dossiers de litige.</p><p>• Fournir un soutien administratif général à l'équipe juridique.</p><p>• Participer à la préparation des dossiers pour les audiences judiciaires.</p>
<p>Notre client, un cabinet juridique national en expansion, est à la recherche d'un adjoint juridique pour se joindre à son équipe de Montréal. Sous la supervision du Responsable des services de soutien, l'adjoint juridique aura la principale responsabilité de soutenir deux avocats se spécialisant dans le droit autochtone et de travailler avec le parajuriste afin d'assurer le bon fonctionnement de l'organisation.</p><p><br></p><p>Reponsabilités:</p><ul><li>Gérer les calendriers et planifier les rendez-vous à l’aide d’Outlook et d’outils de planification.</li><li>Maintenir des systèmes de rappel électroniques et physiques pour le suivi des tâches.</li><li>Effectuer les rapprochements mensuels des dépenses pour les avocats assignés.</li><li>Soutenir les dossiers de litige, de négociation et de réglementation, y compris la préparation de documents.</li><li>Organiser les systèmes de classement électroniques et papier; gérer l’ouverture, la mise à jour et la fermeture des dossiers.</li><li>Rédiger, réviser et mettre en forme des correspondances, notes de service, rapports et documents juridiques.</li><li>Coordonner les réunions, y compris les documents, la restauration et la logistique.</li><li>Gérer les dossiers clients, actes de procédure, registres et rapports pour en assurer l’organisation et l’accessibilité.</li><li>Aider à la préparation et à l’organisation de preuves pour des affaires complexes.</li><li>Planifier les audiences et coordonner avec les greffes des tribunaux.</li><li>Interpréter les règles de procédure de plusieurs juridictions.</li><li>Déposer et signifier des documents judiciaires.</li><li>Numériser, photocopier et gérer les documents nécessaires.</li><li>Organiser et coordonner les déplacements professionnels.</li><li>Assurer l’accueil : recevoir les visiteurs, répondre au téléphone et prendre les messages.</li><li>Trier et distribuer le courrier et les colis.</li><li>Gérer les opérations quotidiennes du bureau, l’installation et le rangement.</li><li>Installer et tester l’équipement audiovisuel pour les réunions.</li><li>Gérer les fournitures de bureau et les stocks.</li><li>Maintenir la propreté du bureau, faire le café, remplir les stocks, utiliser le lave-vaisselle et nettoyer au besoin.</li><li>Effectuer d'autres tâches administratives au besoin pour soutenir l’équipe</li></ul>
<p>Notre client recherche un(e) spécialiste en opérations juridiques pour renforcer son équipe dans le domaine de la gestion de patrimoine à Montréal. Le candidat idéal apportera son expertise en droit commercial pour soutenir ses activités juridiques et opérationnelles tout en veillant à la conformité réglementaire.</p><p><br></p><p>Responsabilités:</p><p>• Rédiger et réviser divers contrats commerciaux pour garantir leur exactitude et leur conformité.</p><p>• Fournir des conseils stratégiques à la direction sur les questions juridiques et les risques associés.</p><p>• Développer et optimiser les processus internes liés aux opérations juridiques.</p><p>• Surveiller et assurer la conformité aux lois et règlements pertinents.</p><p>• Collaborer avec les équipes internes pour gérer efficacement les dossiers juridiques.</p><p>• Identifier et résoudre les problèmes juridiques en temps opportun.</p><p>• Participer à la négociation de contrats et d'ententes commerciales.</p><p>• Préparer des rapports juridiques et des analyses pour appuyer la prise de décision.</p><p>• Agir en tant que ressource clé pour les initiatives juridiques et opérationnelles.</p>
