6 résultats pour les emplois de Administrative Coordinator

Operations/Office Coordinator

Edmonton, AB
onsite
Permanent
75000.00 - 85000.00 CAD / Yearly
Our client is expanding their project operations across Western Canada and is seeking a highly organized and adaptable Office/Operations Coordinator to establish their branch in Edmonton. This is an excellent opportunity for an administrative professional who enjoys variety in their work and thrives in a fast-paced environment where they can support multiple business functions, including human resources, logistics, and inventory coordination. They are looking for a versatile, hands-on professional who will be responsible for supporting employee onboarding, recruitment activities, travel logistics, and inventory management. The successful candidate will be a proactive problem solver with strong organizational skills and the ability to manage competing priorities while maintaining a high level of accuracy and professionalism. The key responsibilities include: Human Resources & Employee Support<ul><li>Assist with new employee onboarding and orientation activities.</li><li>Support recruitment and hiring processes, including administrative coordination.</li><li>Maintain accurate employee records and documentation.</li><li>Provide assistance and support to injured employees requiring transportation or departure from project sites.</li></ul>Logistics Coordination<ul><li>Arrange and coordinate transportation for employees traveling to and from project locations.</li><li>Communicate travel schedules and logistical updates to employees and operational teams.</li><li>Collaborate with internal stakeholders to ensure efficient workforce mobilization.</li></ul>Inventory & Office Administration<ul><li>Maintain accurate inventories of personal protective equipment (PPE) and drilling-related supplies.</li><li>Monitor inventory levels and coordinate replenishment as required.</li><li>Support general office administration and reporting activities.</li><li>Assist in ensuring efficient communication and collaboration between field operations and head office personnel.</li></ul>This is a permanent, full-time opportunity that offers flexible work hours and work location. If you are an organized and service-oriented professional who enjoys supporting people, coordinating logistics, and keeping operations running smoothly, we would welcome the opportunity to speak with you. Please submit your resume for confidential consideration. Only candidates selected for interviews will be contacted.
2026-08-21T19:48:43Z

Gestionnaire de comptes/Account Manager

Val D'or, QC
onsite
Permanent
75000.00 - 125000.00 CAD / Yearly
Notre client est à la recherche d’un gestionnaire de comptes pour soutenir les relations avec les clients et favoriser la croissance des affaires dans le secteur minier. Ce poste convient particulièrement à une personne soucieuse du détail, qui allie un fort sens du service à la clientèle à une bonne compréhension des enjeux commerciaux ainsi qu’une solide connaissance des opérations minières au Québec. Le candidat retenu sera responsable de gérer les besoins des clients, de coordonner le soutien interne et de veiller à ce que les services soient livrés de manière précise et efficace. Responsabilités :• Établir et maintenir de solides relations avec les comptes clients, en agissant comme point de contact de confiance pour le service continu et le soutien aux ventes.• Identifier les occasions d’accroître la valeur des comptes en comprenant les objectifs des clients et en recommandant des services ou des solutions adaptés.• Utiliser les outils CRM pour suivre les activités des comptes, documenter les interactions et maintenir des dossiers clients précis et à jour.• Collaborer avec les équipes internes pour résoudre les problèmes de service, soutenir les processus administratifs et assurer le respect des échéanciers.• Fournir de l’accompagnement et de la formation aux clients ou aux membres de l’équipe concernant les produits, les systèmes et les procédures de service pertinents.• Surveiller la performance des comptes, préparer des mises à jour et communiquer clairement les progrès aux clients et aux parties prenantes.• Soutenir les fonctions administratives et de bureau liées à la coordination des comptes, à la production de rapports et au suivi des services. Our client is looking for a bilingual Account Manager to support client relationships and drive business growth in the mining sector. This role is well suited to a detail-oriented individual who combines strong customer service instincts with commercial awareness and a solid understanding of Quebec's Mining Operations. The successful candidate will manage client needs, coordinate internal support, and help ensure services are delivered accurately and efficiently. Responsibilities:• Build and maintain strong relationships with client accounts, acting as a trusted point of contact for ongoing service and sales support.• Identify opportunities to expand account value by understanding client objectives and recommending suitable services or solutions.• Use CRM tools to track account activity, document interactions, and maintain accurate client records.• Collaborate with internal teams to resolve service issues, support administrative processes, and keep deliverables on schedule.• Provide guidance and training to clients or team members on relevant products, systems, and service procedures.• Monitor account performance, prepare updates, and communicate progress clearly to clients and stakeholders.• Support office and administrative functions related to account coordination, reporting, and service follow-up.
2026-08-17T21:13:51Z

Assistant Controller

Cornwall, QC
onsite
Permanent
104000.00 - 140000.00 CAD / Yearly
Nous sommes à la recherche d’un contrôleur adjoint pour soutenir la supervision financière et renforcer les opérations comptables de l’organisation située à l’extérieur de Cornwall, en Ontario. pratiques de gouvernance financière internes. We are looking for an Assistant Controller to support financial oversight and strengthen accounting operations for the organization outside of Cornwall, Ontario. Responsabilités :• Examiner les dossiers comptables et les données financières afin d’en vérifier l’exactitude, l’exhaustivité et la conformité aux normes et politiques applicables.• Assister le contrôleur dans la préparation de rapports et d’analyses financières permettant de soutenir la prise de décisions opérationnelles et stratégiques éclairées.• Assurer le suivi de la conformité aux normes comptables canadiennes pour le secteur public, aux exigences en matière d’administration financière et aux pratiques de contrôle interne établies.• Contribuer aux activités d’élaboration budgétaire en compilant les données financières, en analysant les tendances et en soutenant les discussions liées à la planification.• Préparer et maintenir les indicateurs clés de performance (ICP) mensuels destinés aux rapports de gestion, notamment en faisant ressortir les enjeux nécessitant un suivi ou une intervention.• Participer à l’amélioration des politiques, procédures et flux de travail financiers afin de favoriser la cohérence, l’efficacité et la responsabilisation.• Coordonner les activités de soutien aux audits en rassemblant la documentation requise, en répondant aux demandes d’information et en collaborant avec les auditeurs externes lors des examens intérimaires et de fin d’exercice.• Participer à des mandats spéciaux et à des projets liés aux finances, selon les directives reçues, en veillant au respect des échéanciers et des exigences en matière de rapports. Responsibilities:• Review accounting records and financial data to verify accuracy, completeness, and alignment with applicable standards and policies.• Assist the Comptroller with preparing financial reports and analyses that support informed operational and strategic decision-making.• Monitor compliance with Canadian Public Sector Accounting Standards, financial administration requirements, and established internal control practices.• Contribute to budget development activities by compiling financial information, analyzing trends, and supporting planning discussions.• Prepare and maintain monthly key performance indicators for management reporting, including highlighting issues that require follow-up or escalation.• Support the refinement of financial policies, procedures, and workflows to improve consistency, efficiency, and accountability.• Coordinate audit support activities by gathering documentation, responding to information requests, and working with external auditors during interim and year-end reviews.• Take part in special assignments and finance-related projects as directed, ensuring deadlines and reporting expectations are met.
2026-08-11T16:13:39Z

Adjoint administratif

Montreal, QC
onsite
Permanent
50000.00 - 55000.00 CAD / Yearly
Notre client, une entreprise dans le domaine immobilier, est à la recherche d'un adjoint administratif rigoureux pour soutenir les activités quotidiennes d’une équipe régionale à Montréal. Dans ce rôle, vous assurerez une coordination efficace des réunions, des communications et des tâches administratives tout en contribuant à la fluidité des opérations. La personne retenue jouera également un rôle clé dans la préparation de documents, l’organisation logistique et le suivi de diverses demandes internes et externes. Responsabilités:• Organiser les réunions par téléphone, en vidéoconférence ou en personne avec des collègues, des partenaires gouvernementaux, des clients, des consultants et d’autres intervenants externes.• Fournir un soutien administratif et de secrétariat lors des rencontres internes et externes, notamment pour l’accueil, la logistique des salles et la coordination des repas.• Tenir à jour l’agenda des membres de l’équipe régionale et ajuster les priorités selon les besoins opérationnels.• Préparer, mettre en forme et réviser divers documents, y compris la correspondance, les notes d’information, les présentations et les rapports destinés à la direction.• Contribuer à la production de documents régionaux et organisationnels, notamment en appuyant la préparation du budget annuel et l’assemblage de dossiers complets.• Coordonner les réservations de déplacement et d’hébergement, puis traiter les demandes de remboursement et les dépenses des employés.• Servir de point de contact entre le bureau régional et les équipes de soutien administratif, telles que la comptabilité, les ressources humaines, les TI, les communications et la gestion documentaire.• Participer à certaines activités liées aux communications internes, à l’image organisationnelle et aux relations avec le public.• Effectuer le suivi des frais administratifs, préparer les demandes de paiement, concilier les dépenses mensuelles et aider à résoudre les questions liées aux factures en attente.• Superviser la circulation du courrier, des envois et des réceptions afin d’assurer un traitement rapide et ordonné des documents et colis.
2026-08-06T19:38:47Z

Coordonnateur de bureau

Montreal, QC
onsite
Permanent
60000.00 - 70000.00 CAD / Yearly
Notre client, une firme de gestion de patrimoine, est à la recherche d'une personne organisée et polyvalente pour soutenir les opérations administratives quotidiennes. Située à Montréal, ce rôle contribue au bon fonctionnement du bureau en assurant un service courtois, une gestion rigoureuse des documents et un suivi précis des tâches administratives. Responsabilités:<ul><li>Accueillir les visiteurs et clients avec professionnalisme, courtoisie et discrétion;</li><li>Gérer les appels entrants et acheminer efficacement les communications;</li><li>Assurer la coordination, la présentation et le service des repas internes (petits déjeuners, déjeuners, collations, café), en conformité avec les standards élevés</li><li>Veiller à la présentation des salles de réunion et des espaces communs, incluant la cuisine (propreté, vaisselle, nettoyage du réfrigérateur, des surfaces, équipement);</li><li>Coordonner la logistique des événements, réunions et formations (traiteurs, équipements, fournisseurs);</li><li>Mettre en place et maintenir des processus assurant une utilisation optimale des salles et équipements;</li><li>Gérer les imprévus logistiques avec proactivité et efficacité (changements de dernière minute, bris, retards).</li><li>Coordonner les ajustements liés au renouvellement du bail, aux déménagements internes et à l’évolution des besoins;</li><li>Identifier et gérer des solutions de rangement / storage pour le mobilier, l’équipement et les archives;</li><li>Être le point de contact avec le locateur, le gestionnaire immobilier et les fournisseurs d’entretien;</li><li>Veiller à maintenir un environnement de travail sécuritaire, fonctionnel et agréable;</li><li>Participer à l’amélioration continue des espaces en lien avec les besoins opérationnels et le bien-être des employés.</li><li>Gérer l’inventaire, l’achat et le remplacement du mobilier de bureau;</li><li>Gérer les fournitures administratives et éviter les surplus de commandes;</li><li>Veiller à l’entretien des équipements de bureau (imprimantes, cuisine, salles de conférence);</li><li>Recommander ou négocier avec des fournisseurs afin d’optimiser les coûts et la qualité des services;</li><li>Gérer l’inventaire de la flotte IT (ordinateurs, écrans, téléphones, accessoires);</li><li>Coordonner l’attribution, le remplacement et le retour de l’équipement lors des arrivées et départs;</li><li>Recueillir les besoins technologiques des équipes et assurer le suivi avec les fournisseurs TI externes;</li><li>Appuyer l’équipe trust, d’un point de vue administratif, pour le traitement des avis de cotisation et autres documents fiscaux;</li><li>Transmettre des relevés mensuels aux clients;</li><li>Assurer le lien avec le service d’archivage (transférer ou récupérer les boîtes et tenir à jour la liste des boîtes et de leur contenu);</li><li>Tenir à jour certaines listes et suivis internes (répertoire téléphonique, inventaires);</li><li>Documenter et améliorer les procédures administratives et opérationnelles;</li></ul>
2026-08-06T19:28:45Z

Adjointe exécutive

Saint-laurent, QC
onsite
Permanent
85000.00 - 100000.00 CAD / Yearly
We are looking for une adjointe exécutive chevronnée pour appuyer la haute direction à Saint-Laurent, Quebec, dans un rôle permanent à temps plein exercé entièrement sur site. Ce poste convient à une personne qui sait anticiper les besoins, faire avancer plusieurs dossiers simultanément et maintenir un haut niveau de confidentialité en tout temps. Vous contribuerez au bon fonctionnement des activités quotidiennes des dirigeant(e)s en assurant une coordination rigoureuse, une communication soignée et un soutien administratif de premier plan. Responsibilities: • Coordonner l’agenda de la haute direction, planifier les rencontres et veiller à la fluidité des communications internes et externes. • Organiser les déplacements d’affaires, préparer les itinéraires et effectuer le suivi des comptes de dépenses avec précision. • Rédiger, mettre en forme et réviser divers documents, notamment des présentations, comptes rendus, rapports et correspondances. • Préparer la logistique des réunions de direction, des événements corporatifs et des rencontres avec la clientèle ou les partenaires. • Assurer le suivi des dossiers prioritaires, des échéances et des actions à réaliser auprès des différentes parties prenantes. • Participer à la coordination de projets spéciaux et offrir un soutien administratif aux initiatives stratégiques de l’organisation. • Traiter des renseignements sensibles avec tact, jugement et professionnalisme, en respectant les exigences de confidentialité. • Maintenir des systèmes de classement et des outils de suivi efficaces afin de faciliter l’accès à l’information et la progression des mandats.
2026-08-21T13:58:42Z