3 résultats pour les emplois de Adjoint Administratif Principal

Adjoint administratif

Montreal, QC
onsite
Permanent
50000.00 - 55000.00 CAD / Yearly
Notre client, une entreprise dans le domaine immobilier, est à la recherche d'un adjoint administratif rigoureux pour soutenir les activités quotidiennes d’une équipe régionale à Montréal. Dans ce rôle, vous assurerez une coordination efficace des réunions, des communications et des tâches administratives tout en contribuant à la fluidité des opérations. La personne retenue jouera également un rôle clé dans la préparation de documents, l’organisation logistique et le suivi de diverses demandes internes et externes. Responsabilités:• Organiser les réunions par téléphone, en vidéoconférence ou en personne avec des collègues, des partenaires gouvernementaux, des clients, des consultants et d’autres intervenants externes.• Fournir un soutien administratif et de secrétariat lors des rencontres internes et externes, notamment pour l’accueil, la logistique des salles et la coordination des repas.• Tenir à jour l’agenda des membres de l’équipe régionale et ajuster les priorités selon les besoins opérationnels.• Préparer, mettre en forme et réviser divers documents, y compris la correspondance, les notes d’information, les présentations et les rapports destinés à la direction.• Contribuer à la production de documents régionaux et organisationnels, notamment en appuyant la préparation du budget annuel et l’assemblage de dossiers complets.• Coordonner les réservations de déplacement et d’hébergement, puis traiter les demandes de remboursement et les dépenses des employés.• Servir de point de contact entre le bureau régional et les équipes de soutien administratif, telles que la comptabilité, les ressources humaines, les TI, les communications et la gestion documentaire.• Participer à certaines activités liées aux communications internes, à l’image organisationnelle et aux relations avec le public.• Effectuer le suivi des frais administratifs, préparer les demandes de paiement, concilier les dépenses mensuelles et aider à résoudre les questions liées aux factures en attente.• Superviser la circulation du courrier, des envois et des réceptions afin d’assurer un traitement rapide et ordonné des documents et colis.
2026-08-06T19:38:47Z

Adjoint exécutif

Montreal, QC
onsite
Permanent
80000.00 - 90000.00 CAD / Yearly
Notre client, une entreprise du domaine minier, est à la recherche d'un adjoint exécutif pour soutenir un cadre supérieur dans un environnement dynamique à Montréal. Cette personne jouera un rôle central dans l’organisation des priorités, la préparation des dossiers stratégiques et la coordination des activités de gouvernance. Le poste convient à une personne rigoureuse, diplomate et capable de traiter des renseignements sensibles avec un haut niveau de professionnalisme. Responsabilités:• Gérer un agenda de direction complexe en évaluant les priorités, en réorganisant les demandes au besoin et en assurant une utilisation efficace du temps selon les objectifs stratégiques et organisationnels.• Préparer les rencontres et engagements en rassemblant à l’avance les ordres du jour, notes d’information, points de discussion et documents nécessaires à une prise de décision éclairée.• Organiser les réunions de la direction et de la gestion, notamment la logistique, la diffusion des documents, la consignation des décisions et le suivi des actions convenues.• Assurer le suivi des engagements, dossiers prioritaires et initiatives particulières du cadre soutenu en coordonnant les contributions des parties prenantes internes concernées.• Planifier les déplacements professionnels, élaborer les itinéraires et coordonner la participation aux événements corporatifs ainsi qu’aux rencontres externes.• Rédiger, réviser et adapter des communications de haut niveau, y compris la correspondance, les rapports, les présentations, les notes d’allocution et les messages internes.• Résumer de l’information complexe ou délicate en mettant en évidence les enjeux, les décisions attendues et les prochaines étapes.• Soutenir les activités de gouvernance en coordonnant les calendriers annuels, les dossiers de réunion, les procès-verbaux, les registres de décisions et le suivi des échéances lorsque requis.• Maintenir des dossiers exécutifs et de gouvernance exacts, sécurisés et faciles d’accès, tout en améliorant les outils, gabarits et méthodes de travail du bureau.• Fournir un appui ponctuel à des mandats spéciaux et à d’autres responsabilités de niveau exécutif selon les besoins de l’organisation.
2026-08-17T14:54:08Z

Coordonnateur de bureau

Montreal, QC
onsite
Permanent
60000.00 - 70000.00 CAD / Yearly
Notre client, une firme de gestion de patrimoine, est à la recherche d'une personne organisée et polyvalente pour soutenir les opérations administratives quotidiennes. Située à Montréal, ce rôle contribue au bon fonctionnement du bureau en assurant un service courtois, une gestion rigoureuse des documents et un suivi précis des tâches administratives. Responsabilités:<ul><li>Accueillir les visiteurs et clients avec professionnalisme, courtoisie et discrétion;</li><li>Gérer les appels entrants et acheminer efficacement les communications;</li><li>Assurer la coordination, la présentation et le service des repas internes (petits déjeuners, déjeuners, collations, café), en conformité avec les standards élevés</li><li>Veiller à la présentation des salles de réunion et des espaces communs, incluant la cuisine (propreté, vaisselle, nettoyage du réfrigérateur, des surfaces, équipement);</li><li>Coordonner la logistique des événements, réunions et formations (traiteurs, équipements, fournisseurs);</li><li>Mettre en place et maintenir des processus assurant une utilisation optimale des salles et équipements;</li><li>Gérer les imprévus logistiques avec proactivité et efficacité (changements de dernière minute, bris, retards).</li><li>Coordonner les ajustements liés au renouvellement du bail, aux déménagements internes et à l’évolution des besoins;</li><li>Identifier et gérer des solutions de rangement / storage pour le mobilier, l’équipement et les archives;</li><li>Être le point de contact avec le locateur, le gestionnaire immobilier et les fournisseurs d’entretien;</li><li>Veiller à maintenir un environnement de travail sécuritaire, fonctionnel et agréable;</li><li>Participer à l’amélioration continue des espaces en lien avec les besoins opérationnels et le bien-être des employés.</li><li>Gérer l’inventaire, l’achat et le remplacement du mobilier de bureau;</li><li>Gérer les fournitures administratives et éviter les surplus de commandes;</li><li>Veiller à l’entretien des équipements de bureau (imprimantes, cuisine, salles de conférence);</li><li>Recommander ou négocier avec des fournisseurs afin d’optimiser les coûts et la qualité des services;</li><li>Gérer l’inventaire de la flotte IT (ordinateurs, écrans, téléphones, accessoires);</li><li>Coordonner l’attribution, le remplacement et le retour de l’équipement lors des arrivées et départs;</li><li>Recueillir les besoins technologiques des équipes et assurer le suivi avec les fournisseurs TI externes;</li><li>Appuyer l’équipe trust, d’un point de vue administratif, pour le traitement des avis de cotisation et autres documents fiscaux;</li><li>Transmettre des relevés mensuels aux clients;</li><li>Assurer le lien avec le service d’archivage (transférer ou récupérer les boîtes et tenir à jour la liste des boîtes et de leur contenu);</li><li>Tenir à jour certaines listes et suivis internes (répertoire téléphonique, inventaires);</li><li>Documenter et améliorer les procédures administratives et opérationnelles;</li></ul>
2026-08-06T19:28:45Z