6 résultats pour Administrative Assistant à Saint-Jérôme, QC

Coordonnateur exécutif et opérations

Montreal, QC
onsite
Permanent
80000.00 - 90000.00 CAD / Yearly
Nous sommes à la recherche d’un Coordonnateur exécutif et opérations afin d’offrir un soutien administratif et opérationnel à la haute direction d'un bureau de gestion de patrimoine familial. La personne sélectionnée jouera un rôle clé dans la coordination des activités exécutives, la gestion administrative et le bon fonctionnement des opérations de bureau.Relevant de la direction générale et de la direction financière, cette personne collaborera également avec différentes entités affiliées et partenaires externes dans un environnement confidentiel et professionnel. Principales responsabilitésCoordination exécutive et soutien administratif (10%)<ul><li>Organiser les rencontres internes et externes de la direction et assurer une gestion efficace des calendriers.</li><li>Coordonner la logistique des réunions de direction, comités et conseils d’administration.</li><li>Préparer, réviser et assurer le suivi de divers documents administratifs et comptes rendus.</li><li>Veiller au respect des procédures internes et des processus décisionnels.</li><li>Agir comme personne-ressource lors des absences des membres de la direction.</li><li>Assurer le suivi des communications et des documents nécessitant des approbations ou signatures électroniques.</li><li>Soutenir la gestion quotidienne des priorités et des échéanciers de la direction.</li></ul>Gestion documentaire et coordination opérationnelle (70%)<ul><li>Participer au maintien des systèmes de classement administratifs et juridiques afin d’assurer un accès rapide aux documents importants.</li><li>Rédiger, corriger et mettre en forme différents documents confidentiels ou stratégiques.</li><li>Assurer la mise à jour de diverses bases de données et listes de références.</li><li>Collaborer avec les équipes administratives et financières dans la préparation de documents requis.</li><li>Contribuer à la coordination de certains fournisseurs et services externes (TI, ressources humaines, télécommunications, etc.).</li></ul>Administration de bureau (20%)<ul><li>Superviser les besoins administratifs liés aux bureaux, fournitures et espaces communs.</li><li>Participer à l’organisation générale des opérations quotidiennes afin d’assurer un environnement de travail efficace et professionnel.</li></ul>
2026-05-19T17:23:45Z

Adjoint administratif

Montreal, QC
onsite
Contrat / Temporaire
25.65 - 29.70 CAD / Hourly
Nous recherchons un adjoint administratif pour un poste contractuel à Montréal dans le secteur immobilier. Dans ce rôle principalement en présentiel, vous offrirez un soutien administratif et un service d’accueil de qualité en répondant aux demandes étudiantes et en assurant le bon déroulement des activités quotidiennes. La personne retenue saura gérer plusieurs priorités à la fois, utiliser efficacement les outils numériques et collaborer avec professionnalisme dans un environnement dynamique. Ce mandat est d’une durée indéterminée et pourrait évoluer selon les besoins de l’organisation. Responsabilités:• Accueillir les étudiants et traiter leurs demandes avec courtoisie, en personne, par téléphone et par courriel.• Assurer le suivi administratif des dossiers et veiller à l’exactitude des informations consignées dans les systèmes utilisés.• Gérer un volume quotidien de requêtes en établissant les priorités et en maintenant un service efficace.• Utiliser des plateformes comme Clara, Monday et Outlook pour coordonner les activités, organiser les communications et soutenir les opérations courantes.• Fournir un appui administratif général, notamment pour la coordination des horaires, la préparation de documents et le classement.• Collaborer avec les membres de l’équipe afin de maintenir un fonctionnement fluide des services aux étudiants.• Contribuer à la continuité des opérations pendant l’affectation d’un membre de l’équipe à un autre mandat.• Travailler majoritairement sur place, selon un horaire de 35 heures par semaine, avec exception le vendredi selon les modalités établies.
2026-05-26T20:18:48Z

Adjoint administratif

Laval, QC
remote
Permanent
55000.00 - 75000.00 CAD / Yearly
Nous recherchons un adjoint administratif talentueux et bilingue pour rejoindre l'équipe dynamique de notre client à Laval. En tant que membre clé de notre petite équipe, vous jouerez un rôle essentiel dans le soutien des opérations quotidiennes et dans l’organisation des tâches administratives. Ce poste à temps plein offre une excellente opportunité de contribuer à un environnement collaboratif et axé sur la rigueur. Responsabilités:• Gérer et organiser les dossiers administratifs, les notes de transaction et les suivis pour assurer une documentation précise.• Préparer des agendas, des documents et du matériel marketing afin de soutenir les initiatives de l’équipe.• Superviser la gestion des courriels, y compris le tri, les réponses et la coordination des priorités.• Planifier et confirmer des rendez-vous avec les clients pour garantir une communication fluide.• Participer activement à des projets administratifs et recevoir une formation au besoin.• Assurer un soutien administratif efficace tout en travaillant en collaboration avec une équipe à distance.• Maintenir une approche proactive et organisée dans la gestion quotidienne des tâches.• Collaborer avec l’équipe pour optimiser les processus et améliorer l’efficacité globale.
2026-05-26T20:18:48Z

Coordonnateur de bureau

Montreal, QC
onsite
Permanent
60000.00 - 70000.00 CAD / Yearly
Notre client, une firme de gestion de patrimoine, est à la recherche d'une personne organisée et polyvalente pour soutenir les opérations administratives quotidiennes. Située à Montréal, ce rôle contribue au bon fonctionnement du bureau en assurant un service courtois, une gestion rigoureuse des documents et un suivi précis des tâches administratives.Responsibilities:<ul><li>Accueillir les visiteurs et clients avec professionnalisme, courtoisie et discrétion;</li><li>Gérer les appels entrants et acheminer efficacement les communications;</li><li>Assurer la coordination, la présentation et le service des repas internes (petits déjeuners, déjeuners, collations, café), en conformité avec les standards élevés</li><li>Veiller à la présentation des salles de réunion et des espaces communs, incluant la cuisine (propreté, vaisselle, nettoyage du réfrigérateur, des surfaces, équipement);</li><li>Coordonner la logistique des événements, réunions et formations (traiteurs, équipements, fournisseurs);</li><li>Mettre en place et maintenir des processus assurant une utilisation optimale des salles et équipements;</li><li>Gérer les imprévus logistiques avec proactivité et efficacité (changements de dernière minute, bris, retards).</li><li>Coordonner les ajustements liés au renouvellement du bail, aux déménagements internes et à l’évolution des besoins;</li><li>Identifier et gérer des solutions de rangement / storage pour le mobilier, l’équipement et les archives;</li><li>Être le point de contact avec le locateur, le gestionnaire immobilier et les fournisseurs d’entretien;</li><li>Veiller à maintenir un environnement de travail sécuritaire, fonctionnel et agréable;</li><li>Participer à l’amélioration continue des espaces en lien avec les besoins opérationnels et le bien-être des employés.</li><li>Gérer l’inventaire, l’achat et le remplacement du mobilier de bureau;</li><li>Gérer les fournitures administratives et éviter les surplus de commandes;</li><li>Veiller à l’entretien des équipements de bureau (imprimantes, cuisine, salles de conférence);</li><li>Recommander ou négocier avec des fournisseurs afin d’optimiser les coûts et la qualité des services;</li><li>Gérer l’inventaire de la flotte IT (ordinateurs, écrans, téléphones, accessoires);</li><li>Coordonner l’attribution, le remplacement et le retour de l’équipement lors des arrivées et départs;</li><li>Recueillir les besoins technologiques des équipes et assurer le suivi avec les fournisseurs TI externes;</li><li>Appuyer l’équipe trust, d’un point de vue administratif, pour le traitement des avis de cotisation et autres documents fiscaux;</li><li>Transmettre des relevés mensuels aux clients;</li><li>Assurer le lien avec le service d’archivage (transférer ou récupérer les boîtes et tenir à jour la liste des boîtes et de leur contenu);</li><li>Tenir à jour certaines listes et suivis internes (répertoire téléphonique, inventaires);</li><li>Documenter et améliorer les procédures administratives et opérationnelles;</li></ul>
2026-05-19T15:54:06Z

Spécialiste à la paie

Montreal, QC
onsite
Permanent
70000.00 - 80000.00 CAD / Yearly
Notre client, une firme européenne de consultation en pleine expansion au Canada, est à la recherche d’un Spécialiste à la paie pour se joindre à sa belle équipe. Présente dans 3 bureaux au Canada et comptant environ 125 employés au pays, l’entreprise connaît une belle croissance et poursuit activement son développement. Il s’agit d’une organisation encore à taille humaine, reconnue pour son expertise pointue dans un secteur très prometteur. Pourquoi joindre cette entreprise? • Belle culture et ambiance conviviale, incluant activités d’équipe régulières (5 à 7, BBQ, événements internes)• Équipe jeune, mobilisée et passionnée par ce qu’elle fait• Très beaux bureaux et environnement de travail agréable• Forfait entreprise pour le métro• Modèle de travail hybride (2-3 jours en télétravail) sur une base de 35 heures/semaine, avec flexibilité d’horaire• Salaire et avantages sociaux compétitifs• Généreux programme de congés (5-6 semaines au total) Vous souhaitez évoluer dans un environnement stimulant, jeune, dynamique et collaboratif? Cette opportunité pourrait être pour vous! TÂCHES : • Prendre en charge l’administration intégrale du cycle de paie pour les différentes entités canadiennes à l’aide d’une plateforme spécialisée• Recueillir, contrôler et intégrer les informations liées aux embauches, cessations d’emploi, congés, absences et autres éléments ayant un impact sur la rémunération• Maintenir à jour les dossiers des salarié.es dans l’outil de gestion de la paie• Contrôler la fiabilité des données traitées et réaliser les vérifications ainsi que les rapprochements nécessaires avant finalisation• Effectuer le suivi des régimes d’avantages collectifs, valider les retenues applicables, concilier les écarts de facturation et produire les analyses requises• Préparer les enregistrements comptables associés à la rémunération et travailler en étroite collaboration avec la fonction finance• Élaborer les rapports périodiques, tableaux de suivi et extractions administratives reliés à la paie• Répondre aux demandes internes concernant la rémunération, les retenues à la source et les programmes d’avantages sociaux• Contribuer à la production des documents fiscaux de fin d’année et à la conformité des remises obligatoires• S’assurer que les pratiques de paie respectent les normes internes ainsi que les obligations légales et réglementaires en vigueur• Garantir la protection des renseignements confidentiels et la bonne tenue de la documentation liée à la paie• Appuyer les initiatives visant à optimiser les méthodes de travail, les contrôles et les processus en matière de paie et d’avantages sociaux
2026-05-11T14:18:43Z

Coordonnateur logistique

Vaudreuil-dorion, QC
onsite
Permanent
60000.00 - 63000.00 CAD / Yearly
Nous recherchons un coordonnateur logistique pour soutenir les opérations quotidiennes d’une entreprise du secteur alimentaire à Vaudreuil-Dorion. La personne retenue veillera à la fluidité des commandes, à la coordination du transport et à l’exactitude des documents administratifs liés aux expéditions et à la facturation. Ce rôle convient à une personne organisée, attentive aux détails et capable d’assurer un suivi constant auprès des clients, des transporteurs et des équipes internes. Respinsabilités:• Assurer le suivi de l’état des commandes dans les systèmes internes afin de maintenir une visibilité précise sur les expéditions en cours.• Recevoir, confirmer et traiter les bons de commande en transit à l’aide des plateformes de gestion appropriées.• Contrôler les quantités, les poids et les codes de produits, puis collaborer avec l’équipe d’expédition lorsque des ajustements sont requis.• Préparer, imprimer et classer les factures avec les documents de soutien, tout en effectuant les suivis administratifs demandés par la supervision.• Produire et transmettre les rapports de ventes sur une base quotidienne, hebdomadaire et mensuelle selon les besoins opérationnels.• Communiquer avec les clients pour les informer des commandes en attente et assurer un suivi rigoureux des situations en souffrance.• Coordonner les horaires de transport pour les expéditions sortantes, comparer les tarifs et contribuer à l’obtention de conditions avantageuses auprès des transporteurs.• Gérer les livraisons entrantes et sortantes, y compris la préparation des autocollants d’identification pour les palettes de produits congelés.• Effectuer le suivi de l’inventaire des emballages, fournitures et épices en réalisant les comptages et les mises à jour nécessaires.
2026-05-28T20:08:51Z