<p>Are you an organized and detail-oriented professional who thrives in a fast-paced environment? Our client in the <strong>construction industry</strong> is seeking an experienced <strong>Construction Administrative Assistant</strong> to join their team. This role is perfect for someone who enjoys supporting multiple stakeholders, managing documents, and keeping projects running smoothly.</p><p>Responsibilities:</p><ul><li>Coordinate and schedule meetings with clients and project teams (book boardrooms, arrange refreshments, prepare required materials).</li><li>Provide daily administrative support to the Construction and Property/Project Managers on tenders, bid analysis, and subcontract agreements.</li><li>Assist the Contract Accountant with contract preparation, invoicing, and related documentation.</li><li>Manage contract execution, subcontractor submissions, and digital archiving in SharePoint, Fieldwire, and other platforms.</li><li>Communicate with contractors, distribute Master Terms, and follow up on required documents.</li><li>Collect and track contractor safety paperwork (Certificates of Insurance, WSIB, Health & Safety policies, etc.).</li><li>Deliver professional front-line customer service while ensuring smooth day-to-day office operations</li></ul><p><br></p>
<p>We are looking for an Assistant Controller to join our team in the south London, Ontario (St Thomas) area. In this role, you will play a key part in managing financial operations, ensuring accurate reporting, and supporting cross-functional collaboration. This position offers an opportunity to contribute to strategic initiatives while handling day-to-day accounting tasks.</p><p><br></p><p>Responsibilities:</p><p>• Oversee month-end processes, including financial reporting and reconciliations using Excel.</p><p>• Manage revenue recognition for project accounting, ensuring accurate tracking and reporting </p><p>• Reconcile and report commissions from multiple systems, including Salesforce, and ensure proper accruals are inputted into payroll systems.</p><p>• Address non-conformance items and assist in inventory management, transitioning from cycle counts to physical counts.</p><p>• Perform payroll reconciliations, ensuring hours are accurately posted and aligned with month-end processes.</p><p>• Collaborate with various departments to support cross-functional initiatives and processes.</p><p>• Conduct variance analysis and assist in budgeting efforts, contributing to strategic decision-making.</p><p>• Participate in year-end review engagements and bank covenant reporting.</p><p>• Handle intercompany transactions, including revenue and expense allocations across divisions.</p><p>• Support special projects such as the implementation of new accounting systems, ensuring smooth transitions and customizations.</p>
<p><strong>Job Title:</strong> Legal & HR Operations Specialist</p><p><strong>Position Overview</strong></p><p> We are seeking a highly organized and detail-oriented professional to provide operational support across both Legal and Human Resources functions. This unique hybrid role bridges corporate governance, legal administration, and HR operations, requiring someone who thrives in a fast-paced, evolving business environment. The ideal candidate is proactive, adaptable, and able to manage sensitive information with the utmost discretion.</p><p><strong>Key Responsibilities</strong></p><p><em>Legal Operations & Governance</em></p><ul><li>Partner with senior leadership on legal and governance matters, ensuring compliance and efficient workflows.</li><li>Maintain corporate records and documentation in line with internal and regulatory standards.</li><li>Oversee the contract lifecycle, including drafting, reviewing, tracking approvals, renewals, and e-signature processes.</li><li>Support preparation and coordination of board and committee meetings, including agendas, minutes, resolutions, and portal administration.</li><li>Assist with regulatory filings, legal research, and due diligence efforts related to business initiatives.</li><li>Track legal matters, invoices, and deadlines to ensure efficient operations.</li><li>Provide general legal administrative support, including document editing and proofreading.</li></ul><p><em>Human Resources Operations</em></p><ul><li>Administer HR systems and processes, supporting the full employee lifecycle from onboarding to offboarding.</li><li>Prepare and maintain HR documentation, including agreements, amendments, and compliance-related materials.</li><li>Support administration of employee equity programs and consultant agreements.</li><li>Coordinate policy acknowledgments, training compliance, and performance review cycles.</li><li>Maintain organized HR records and assist with HR surveys and process improvements.</li></ul><p><br></p>
<p>Nous recherchons un(e) assistant(e) administratif(ve) qui jouera un rôle clé dans le soutien des opérations quotidiennes de l'organisation de notre client, situé à Longueuil. Ce poste exige une grande capacité d’organisation, une attention aux détails et une aptitude à gérer plusieurs tâches simultanément. Vous travaillerez en collaboration avec divers membres de l’équipe pour assurer une coordination efficace et une gestion proactive des responsabilités administratives.</p><p><br></p><p>Responsabilités:</p><p>• Rédiger et gérer divers documents de correspondance pour assurer une communication professionnelle et claire.</p><p>• Recevoir, traiter et organiser les courriels, politiques et factures afin de maintenir une gestion efficace.</p><p>• Préparer des notes et rédiger des procès-verbaux pour documenter les réunions et les décisions importantes.</p><p>• Planifier et gérer le calendrier du conseil d’administration pour garantir une coordination optimale des activités.</p><p>• Effectuer le suivi administratif des dossiers en cours et relancer les parties prenantes lorsque nécessaire.</p><p>• Superviser l’approvisionnement en fournitures de bureau et veiller à ce que les ressources soient disponibles.</p><p>• Coordonner et suivre les communications internes pour favoriser une collaboration fluide.</p><p>• Classer et organiser les dossiers afin de maintenir un système de gestion documentaire bien structuré.</p><p>• Réaliser diverses tâches administratives pour soutenir les besoins de l’organisation.</p>
<p>Nous cherchons un Assistant Administratif pour rejoindre l'équipe de notre client localisée au Centre Ville de Montréal. Ce rôle est un poste a temps partiel (3 jours la semaine). Si vous êtes interessé a travailler au sein d'une PME dans le domaine des finances commerciales, n'hésitez pas à postuler!</p><p><br></p><p>Responsabilités:</p><p>• Fournir un soutien administratif complet, y compris la préparation de documents réalistes et la gestion de la correspondance.</p><p>• Assumer le rôle de point de contact principal, répondant aux demandes et transmettant les informations nécessaires.</p><p>• Organiser et coordonner les réunions, en veillant à ce que tous les arrangements nécessaires soient en place.</p><p>• Bonne base en comptabilité (facturation par example)</p>
<p>Notre client, une firme de renom dans le domaine de la gestion et du recrutement exécutif, est à la recherche d'un assistant exécutif pour rejoindre son équipe de Montreal. En tant qu'assistant exécutif, vous jouerez un rôle dans le support administratif et dans la gestion de projet.</p><p><br></p><p>Responsabilités:</p><ul><li>Fournir un soutien administratif de haut niveau aux dirigeant(s), y compris la gestion des agendas, la planification des réunions et la coordination des déplacements.</li><li>Préparer et réviser la correspondance, les rapports, les présentations et autres documents.</li><li>Servir d’intermédiaire entre le(s) dirigeant(s) et les parties prenantes internes et externes.</li><li>Gérer les communications entrantes (e-mails, appels, courrier) et assurer une réponse et un suivi en temps opportun.</li><li>Organiser et coordonner la logistique des réunions, y compris la préparation des ordres du jour, la rédaction des comptes rendus et la distribution des documents.</li><li>Traiter les informations confidentielles et sensibles avec la plus grande discrétion.</li><li>Maintenir les systèmes de classement et s’assurer que les dossiers sont à jour et facilement accessibles.</li><li>Aider dans l’exécution de tâches personnelles et d'autres courses si nécessaire, en fonction des besoins du dirigeant.</li></ul>
<p>Notre client est à la recherhce d'un assistant contrôleur expérimenté pour rejoindre son équipe dynamique à Montréal. Ce rôle est essentiel pour assurer la précision des processus financiers, soutenir la gestion des budgets et garantir la conformité aux normes comptables. Si vous êtes passionné par les chiffres, les systèmes financiers et le travail en équipe, nous aimerions vous rencontrer.</p><p><br></p><p>Responsabilités:</p><p>• Gérer le processus de fin de mois, en veillant à l'exactitude et à la conformité des rapports financiers.</p><p>• Préparer et enregistrer les écritures de journal pour refléter correctement les transactions financières.</p><p>• Participer activement au processus de budgétisation, en fournissant des analyses et des recommandations.</p><p>• Superviser les comptes fournisseurs et le processus de facturation, en assurant un traitement efficace et précis.</p><p>• Produire des états financiers détaillés et les présenter à la direction.</p><p>• Concevoir et mettre en œuvre des procédures et des contrôles internes pour optimiser les opérations financières.</p><p>• Effectuer des rapprochements de comptes pour garantir la cohérence et la fiabilité des données.</p><p>• Collaborer avec les autres départements pour harmoniser les pratiques financières et opérationnelles.</p>
<p>Nous recherchons un assistant contrôleur expérimenté pour rejoindre l'équipe dynamique de notre client à Laval. </p><p><br></p><p><strong><u>Principales responsabilités</u></strong></p><ul><li>Administrer les processus reliés aux comptes fournisseurs et clients.</li><li>Préparer les états financiers mensuels et annuels pour un suivi précis des performances.</li><li>Générer et interpréter des analyses financières variées, incluant les ventes, les budgets, la rentabilité et les dépenses.</li><li>Préparer ou réviser les écritures comptables et effectuer les rapprochements entre les comptes.</li><li>Réaliser une analyse régulière des comptes du bilan pour en assurer l'exactitude.</li><li>Superviser les obligations fiscales et les opérations liées à la gestion de trésorerie.</li><li>Concevoir et mettre en œuvre des politiques de contrôle interne pour renforcer la conformité.</li><li>Gérer les étapes liées à l'audit annuel et aux déclarations fiscales.</li><li>Effectuer la conciliation des comptes bancaires et résoudre les transactions inter-compagnies.</li><li>Contribuer à la recherche de financements, de subventions et de crédits gouvernementaux.</li><li>Participer aux initiatives spéciales et coordonner l'intégration de nouveaux systèmes ou procédures.</li><li>Assurer le suivi efficace des inventaires.</li><li>Réaliser toute autre tâche nécessaire demandée par la hiérarchie.</li></ul><p><br></p>
<p>Notre client, une entreprise manufacturière dans la région de Saint-Jérôme, est à la recherche d'un assistant-contrôleur pour se joindre à son équipe. Ce rôle clé consiste à optimiser les processus financiers, soutenir la direction et contribuer aux activités comptables et financières de l’entreprise. Le candidat idéal possède une solide expérience en comptabilité et démontre une capacité à collaborer efficacement avec divers partenaires internes et externes.</p><p><br></p><p><strong><u>Principales responsabilités</u></strong></p><ul><li>Se positionner au centre des activités de clôture mensuelle : réconciliations, écritures comptables, analyses, production des états financiers, tout en cherchant continuellement à optimiser ces processus.</li><li>Identifier et automatiser les tâches automatisables. Améliorer et optimiser celles qui nécessitent des ajustements.</li><li>Contribuer à l’analyse et au suivi des stocks : validation des données d’inventaire, explication des écarts, gestion des ajustements et élaboration de solutions renforçant les processus associés.</li><li>Participer activement à l’élaboration, à la révision et au contrôle des budgets, des prévisions financières et des analyses des dépenses. Fournir des explications sur les écarts et assister la direction dans ses prises de décisions stratégiques.</li><li>Apporter son aide à la gestion des flux de trésorerie et assurer la supervision des transactions bancaires reliées.</li><li>Collaborer étroitement avec les départements concernés, tels que la production, les opérations et les achats, afin de fluidifier l’information financière et de renforcer les contrôles internes.</li><li>Intervenir dans les audits internes et externes, en veillant à la qualité et à la mise à jour de la documentation afférente aux processus.</li><li>Travailler conjointement avec les parties prenantes pour améliorer les processus manufacturiers, financiers et comptables, tout en renforçant l'efficacité des contrôles internes.</li><li>Rechercher des solutions technologiques et des applications d’intelligence artificielle (IA) concrètes, pour simplifier, accélérer et rendre plus efficaces les actions comptables et financières.</li></ul>
<p>Notre client, une belle petite firme d’investissement, cherche à ajouter un assistant contrôleur à son équipe. Bien que la personne aura la chance de travailler sur les EF, budget, analyses diverses, etc., une grande partie de son temps sera dédié à Excel et l’automatisation constante de leurs systèmes. Nous cherchons donc un candidat ayant de bonnes connaissances en Excel (Macros, VBA, etc.), ou du moins un très grand intérêt à l’apprendre. Minimum 3 ans d’expérience, titre comptable un plus. Entreprise située au centre-ville de Montréal et offrant un mode de travail hybride.</p><p>Salaire très compétitif et poste offrant une grande stabilité.</p>
<p>Notre client est à la recherche d'un Contrôleur Adjoint pour intégrer son équipe basée à Montréal. En tant que Contrôleur Adjoint, vous serez en charge de superviser les opérations comptables quotidiennes, y compris les comptes fournisseurs, les comptes clients et les fonctions de grand livre. Vous serez également responsable de la gestion de la trésorerie et des prévisions.</p><p><br></p><p>Responsabilités:</p><p><br></p><p>• Superviser les opérations comptables quotidiennes, notamment les comptes fournisseurs et clients, ainsi que les fonctions du grand livre.</p><p>• Assurer l'enregistrement précis et en temps voulu des transactions financières, conformément aux principes comptables.</p><p>• Préparer les états financiers, les analyses et les rapports requis par les organismes de réglementation et les bureaux corporatifs.</p><p>• Gérer et prévoir la trésorerie de l'entreprise.</p><p>• Maintenir un système documenté de contrôles sur les transactions comptables, les politiques et les procédures.</p><p>• Suivre et enregistrer les coûts liés à la R& D.</p><p>• Préparer les audits internes et externes, fournir la documentation et les explications nécessaires, et répondre à toute question d'audit.</p>
<p><strong>Office Assistant (with Growth Opportunity into Customer Service)</strong></p><p>Are you looking to start your career in a supportive and dynamic office environment, with a clear path to growth? We are seeking a detail-oriented and motivated <strong>Office Assistant</strong> to join our team. This role begins with providing clerical and administrative support to ensure smooth day-to-day operations, and will transition into a <strong>Customer Service Representative</strong> role as you gain experience and training.</p><p><strong>What You’ll Do</strong></p><p><strong>As an Office Assistant, you will:</strong></p><ul><li>Provide general clerical support including filing, scanning, and data entry.</li><li>Assist with order processing and documentation.</li><li>Support office staff with administrative tasks and special projects.</li><li>Answer and direct phone calls and emails as needed.</li></ul><p><strong>As you transition into Customer Service, you will:</strong></p><ul><li>Interact directly with customers to process orders, answer inquiries, and resolve concerns.</li><li>Enter orders and issue acknowledgements in a timely manner.</li><li>Provide pricing, delivery, and shipping information.</li><li>Communicate changes and updates to customers.</li><li>Assist with export documentation and international shipping requirements.</li><li>Maintain accurate customer records and open new accounts.</li><li>Collaborate with the Scheduler, Sales Manager, and Supply Chain team to ensure customer satisfaction.</li></ul>
<p>We are offering an exciting opportunity for a Controller role. The role involves leading the accounting team, ensuring compliance with financial policies, driving continuous improvement for financial processes, and managing corporate accounting. As the Controller, you will play a crucial role in our client's dynamic and fast-paced workplace.</p><p><br></p><p>Responsibilities:</p><p>• Leading the accounting team through effective coaching and development to foster a strong team spirit.</p><p>• Ensuring organization-wide compliance with all financial policies, procedures, and internal controls.</p><p>• Continually improving financial processes, systems, and reporting mechanisms.</p><p>• Ensuring the accuracy, completeness, and timeliness of all financial reports.</p><p>• Managing all aspects of corporate accounting, financial reporting, accounts payable, accounts receivable, billing, inventory, tax, and other required reports.</p><p>• Overseeing all aspects of the general ledger, including journal entries, month-end and year-end entries, and closure of periods.</p><p>• Preparing all necessary documents for the annual audit, organizing inventory counts, and meeting other audit requirements.</p><p>• Assisting in the preparation of the annual budget.</p><p><br></p>
We are looking for a dedicated Front Desk Coordinator to join our team in Toronto, Ontario. In this role, you will act as a key point of contact for clients, ensuring exceptional service delivery through collaboration with internal departments. As part of the Mid-Office Service Team, you will support independent Portfolio Managers and Introducing Brokers by managing daily operations and resolving client issues. This is a hybrid long-term contract position requiring at least three days per week on-site, with newer team members expected to work in the office more frequently.<br><br>Responsibilities:<br>• Build and nurture strong client relationships by coordinating efforts with internal teams and departments.<br>• Maintain a high standard of customer service by keeping clients informed about new products, services, and developments relevant to their business.<br>• Resolve client issues promptly and thoroughly, while recommending improvements to enhance overall service delivery.<br>• Review and approve administrative tasks such as bank transfers, de-registrations, foreign exchanges, and internal account transfers on a daily basis.<br>• Serve as a liaison between clients and operational teams to ensure timely and proactive task completion.<br>• Coordinate and document regular client meetings to address service and operational concerns, following up to ensure resolution.<br>• Provide guidance to clients on company policies, procedures, and available training that impact their business operations.<br>• Offer process improvement recommendations to strengthen client relationships and streamline operations.<br>• Represent the company professionally during client meetings and business events.
<p>Are you a detail-oriented, proactive professional with a knack for both accounting precision and office operations? Do you dream of working in a dynamic and supportive environment where your contributions truly matter? Our Delta-based client, a respected privately-owned financial services company, is ready to welcome a talented Accounting and Administration Manager to their growing in-office team!</p><p><br></p><p>Step into a workplace that’s not just about numbers but about community, growth, and impact. Here’s what makes this opportunity stand out:</p><p>• Local Legacy: A Canadian, family-owned company operating successfully for over 31 years.</p><p>• Dog-Friendly Workspace: Bright, spacious office full of windows and the occasional wagging tail (well-behaved pups welcome!).</p><p>• Perks You’ll Love: Free parking, Friday lunches paid for by the owners, and alternating winter seasonal holidays as bonus time off.</p><p>• Unique Benefits: Medical spending account (100% coverage), 10 paid sick/medical days, competitive salaries, bonus structures, and investment opportunities as a shareholder after one year.</p><p>• Professional Growth: Access to professional development programs designed for long-term career building.</p><p><br></p><p>This hybrid role combines hands-on accounting responsibilities with office management duties to directly support the owners in their mission to grow the company’s success story.</p><p><br></p><p><strong>Accounting Duties</strong></p><p>You’ll take command of full-cycle accounting, ensuring financial transactions are seamlessly managed and compliance is met across local and government guidelines. From recording journal entries, bank reconciliations, to preparing financial reports, you’ll be the backbone of their fiscal operations.</p><p><br></p><p>Daily/Weekly:</p><p>• Maintain financial transactions, process supplier payments, and manage trust accounts ahead of deadlines.</p><p>• Cross-check entries, handle remittances, and update bank deposits.</p><p><br></p><p>Monthly/Quarterly:</p><p>• Prepare monthly and quarterly financial reports such as margin calculations, portfolio summaries, and balance reconciliations.</p><p>• Supervise loan closures and internal trust payment processing operations.</p><p><br></p><p>Annually:</p><p>• Work closely with accountants on year-end processes and audits, ensuring accurate documentation retrieval and explanations.</p><p><br></p><p><strong>Office Management Duties</strong></p><p>Beyond numbers, you’ll ensure smooth day-to-day office operations by overseeing the admin/reception team, troubleshooting IT issues, coordinating email blasts, and responding to other matters as needed.</p><p>As the main liaison for stakeholders and the driving force behind their financial and operational health, you’ll be a key player in scaling the business for long-term success.</p>
We are looking for a detail-oriented and bilingual Contract Coordinator to join our team on a contract basis in Markham, Ontario. In this role, you will play a key part in ensuring the accurate processing and verification of lease and loan contracts. This is an excellent opportunity for someone with strong administrative and communication skills who thrives in a fast-paced environment.<br><br>Responsibilities:<br>• Review and process lease and loan contracts with a high level of accuracy.<br>• Verify incoming documents to ensure all details are complete and correct.<br>• Cross-check contract terms and numerical information against provided documentation.<br>• Communicate with dealers via phone and email to address and resolve discrepancies.<br>• Provide reception coverage once a week as part of your role.<br>• Collaborate with internal teams to ensure smooth contract processing.<br>• Adhere to company policies and compliance standards during all contract-related activities.<br>• Maintain organized records of processed contracts for auditing purposes.
<p>Robert Half is currently partnering with a respected public-sector organization to recruit a dynamic Administration Manager to lead a team of 20+ administrative professionals across multiple office locations in Alberta. This is a high-impact leadership role ideal for a strategic thinker with a passion for collaboration, operational excellence, and team development in a unionized setting.</p><p>WAbout the Role</p><p>As the Administration Manager, you’ll be responsible for overseeing day-to-day administrative operations, implementing efficient systems, and fostering a positive and productive work culture. You’ll work closely with internal stakeholders, union representatives, and regulatory bodies to ensure smooth operations and alignment with organizational goals.</p><p>eKey Responsibilities</p><ul><li>Lead and support administrative teams across Provincial and SARO offices.</li><li>Conduct regular team meetings and ensure operational alignment.</li><li>Manage recruitment, onboarding, performance reviews, and staff development.</li><li>Approve overtime, leave, remote work, and timesheet submissions.</li><li>Coordinate coverage during staff absences and manage reception services.</li><li>Represent the department at Board and District meetings when required.</li><li>Participate in strategic operations meetings and contribute to organizational initiatives.</li><li>Develop and deliver training materials for staff and members.</li><li>Oversee facilities maintenance and ensure safe, secure office environments.</li><li>Refine and implement administrative procedures and internal communication systems.</li><li>Respond to complaints and concerns from members, staff, and local representatives.</li></ul><p>t for LinkedIn or Indeed if needed.</p>
We are looking for a detail-oriented Accounts Receivable Administrator to join our team in Toronto, Ontario. In this role, you will manage financial transactions, assist with tenant accounts, and provide support to site administrators and property managers. This position requires strong organizational skills and the ability to work collaboratively in a fast-paced environment.<br><br>Responsibilities:<br>• Process cheque deposits, electronic fund transfers (EFTs), and payments through designated platforms.<br>• Distribute payment reports to site administrators and address residential account inquiries.<br>• Generate accounts receivable reports on a monthly basis and as requested by property managers.<br>• Prepare monthly availability reports and issue tenant charges as needed.<br>• Handle tenant move-outs, including issuing refunds and sending accounts to collections where applicable.<br>• Prepare and issue notices such as N4s and N1s, including manual calculations for Above Guideline Increases (AGIs).<br>• Verify leases and make necessary adjustments to ensure accuracy.<br>• Issue interest payments and tax receipts to tenants as required.<br>• Review tenant ledgers for discrepancies, resolve issues, and close accounts upon move-out.<br>• Provide support at reception during lunch breaks or other periods as needed.
We’re looking for an organized, adaptable, and resourceful Administrative Assistant to join our team and keep our operations running smoothly. If you’re the type of person who can juggle multiple tasks, anticipate needs before they arise, and keep calm under pressure—you might be exactly who we need. What You’ll Do: Provide day-to-day administrative support to the team and leadership. Manage calendars, schedule meetings, and coordinate travel arrangements. Prepare documents, reports, and presentations. Answer and direct calls, emails, and inquiries in a detail oriented manner. Maintain and organize electronic and paper filing systems. Assist with event planning, staff coordination, and office supply management. Support projects with data entry, research, and other administrative tasks.
<p>A growing organization in Langley is seeking a motivated and detail-oriented Intermediate Accountant to join its expanding finance team. If you have strong full-cycle accounting skills and are ready to move beyond entry-level responsibilities, this role offers the opportunity to contribute to complex financial operations, drive process improvements, and support intercompany reconciliations and reporting for a multi-entity organization.</p><p><br></p><p>This role works closely with the Assistant Controller and Senior Accountants, contributing to the monthly close cycle, preparation for audits, and internal control enhancements—all within a dynamic and thriving industry.</p><p><br></p><p><strong>KEY RESPONSIBILITIES </strong></p><p><br></p><p><strong>General Accounting Operations</strong></p><ul><li>Prepare and post journal entries, accruals, and month-end adjustments.</li><li>Perform account reconciliations and maintain general ledger balances.</li><li>Assist in monthly, quarterly, and annual closing processes.</li><li>Reconcile intercompany accounts and support multi-entity financial reporting.</li><li>Prepare working papers for internal and external audits.</li></ul><p><strong>Financial Reporting & Compliance</strong></p><ul><li>Support the creation of internal reports, including KPI dashboards and variance analysis.</li><li>Assist with tax compliance (including GST/PST/HST) and related government remittances.</li><li>Document and improve internal control processes to ensure compliance with accounting standards.</li><li>Ensure the accuracy and reliability of financial records.</li></ul><p><br></p><p><strong>Systems & Projects</strong></p><ul><li>Work with Microsoft Dynamics NAV (or similar ERP systems) to manage financial workflows.</li><li>Identify and initiate improvements in accounting processes and efficiencies.</li><li>Participate in special projects, such as budgeting and system integrations.</li></ul><p><br></p><p><br></p>
<p>Our client, located in West Vancouver, is seeking a detail-oriented and experienced Payroll Specialist to join our team. In this role, you will manage end-to-end payroll processing while ensuring compliance with applicable regulations and best practices. You will play a key role in maintaining accurate payroll records, improving processes, and supporting financial reporting activities.</p><p><br></p><p><strong>Key Responsibilities:</strong></p><ul><li>Process payroll accurately and on time for 800+ employees, including salaries, wages, benefits, taxes, and deductions.</li><li>Manage payroll updates such as new hires, terminations, and pay adjustments.</li><li>Maintain and reconcile payroll records; generate detailed payroll reports.</li><li>Ensure compliance with federal, provincial, and local payroll regulations.</li><li>Prepare payroll documentation and support external audits.</li><li>Identify and implement improvements to payroll systems and processes.</li><li>Create and post payroll-related journal entries (bi-weekly payroll, Workers’ Compensation, Employee Health Tax, vacation accruals).</li><li>File payroll taxes on a monthly, quarterly, and annual basis.</li><li>Assist with monthly account reconciliations and support the Assistant Controller and Controller as needed.</li><li>Perform additional tasks to contribute to departmental success.</li></ul>
<p>Notre client, situé à Ville Saint Laurent, est à la recherche d'un Coordonnateur de Pièces.</p><p><br></p><p><strong>RESPONSABILITÉS</strong></p><ul><li><strong>Ventes au comptoir / Traitement des commandes</strong> : Saisie des commandes dans une base de données.</li><li><strong>Appels téléphoniques / Demandes de renseignements</strong> : Aider les clients locaux à identifier les pièces de rechange et les assemblages.</li><li><strong>Vente incitative / Mise à niveau</strong> : Collaborer avec les clients pour proposer des solutions de remplacement recommandées, identifier des opportunités de mise à niveau et faire des recommandations.</li><li><strong>Tâches d'entrepôt</strong> : Expédition et réception des matériaux et commandes, contrôle des inventaires.</li><li><strong>Support national / mondial par appels ou courriels</strong> : Assister les clients, utilisateurs finaux ou partenaires avec l'identification des pièces, la recherche et le suivi des commandes.</li><li><strong>Autres tâches</strong> : Selon les besoins.</li></ul>
<p>Notre client est à la recherche d'un superviseur des comptes payables pour son équipe basée à Lachine, Québec. Ce rôle clé consiste à diriger et gérer les opérations quotidiennes de l'équipe des comptes fournisseurs tout en garantissant l'efficacité et la précision des processus financiers. Le candidat idéal sera un leader stratégique doté d'excellentes compétences en communication et capable de collaborer avec divers départements pour assurer une gestion harmonieuse des transactions financières.</p><p><br></p><p>Responsibilities:</p><p>• Superviser les activités quotidiennes de l'équipe des comptes fournisseurs afin de garantir un traitement précis et rapide des factures, des notes de crédit et des paiements.</p><p>• Cultiver des relations solides avec les fournisseurs et résoudre les écarts liés aux factures ou aux paiements.</p><p>• Collaborer étroitement avec les équipes d'approvisionnement, de réception et de gestion des stocks pour assurer la correspondance adéquate entre les bons de commande et les réceptions.</p><p>• Diriger les activités de clôture mensuelles, trimestrielles et annuelles pour les comptes fournisseurs, y compris les écritures d'accumulation et les rapprochements.</p><p>• Mettre en œuvre et maintenir des contrôles internes rigoureux tout en garantissant la conformité aux réglementations fiscales et aux normes comptables.</p><p>• Identifier et exécuter des améliorations de processus, notamment en explorant les opportunités d'automatisation et les améliorations des systèmes.</p><p>• Fournir un soutien aux audits internes et externes en préparant la documentation nécessaire.</p><p>• Suivre les indicateurs de performance clés (KPI) et produire des rapports sur la performance des comptes fournisseurs à l'intention de la direction.</p><p>• Former et encadrer l'équipe pour favoriser leur développement et renforcer leurs compétences.</p>
<p>Nous recherchons un(e) agent(e) à la facturation et à l’inventaire pour une entreprise spécialisée dans la vente de matériaux de construction localisé à Lévis. Relevant directement du contrôleur financier et opérant dans les entrepôts, vous jouerez un rôle clé en assurant une facturation précise et conforme, tout en maintenant un contrôle rigoureux sur l’inventaire. Vous serez le point de contact entre les entrepôts, la comptabilité et la facturation pour garantir une fluidité optimale.</p><p><br></p><p>RESPONSABILITÉS :</p><p><br></p><p><strong>Vérification des bons de livraison :</strong> Contrôler les bons pour s’assurer de leur conformité avec les matériaux envoyés;</p><p><strong>Analyse des écarts :</strong> Identifier et investiguer les écarts de livraison (quantités livrées ou retournées) en collaboration avec les livreurs;</p><p><strong>Mise à jour de l’inventaire :</strong> Enregistrer les livraisons et retours pour maintenir un suivi précis de l’inventaire;</p><p><strong>Documentation :</strong> Documenter les écarts et anomalies dans un rapport clair pour les équipes concernées;</p><p><strong>Coordination interne :</strong> Collaborer avec les équipes de comptabilité, entreposage et facturation pour assurer une communication fluide et efficiente avec les clients;</p><p><strong>Optimisation des processus :</strong> Contribuer à l’amélioration des systèmes de contrôle et d’organisation de l’inventaire.</p>
<p>Notre client recherche un commis aux comptes payables pour un contrat visant à traiter un volume important de factures en retard. Ce poste est situé à l'Île-des-Soeurs et offre une opportunité unique de contribuer à l’efficacité des processus financiers d’une organisation dynamique.</p><p><br></p><p>Responsabilités:</p><p>• Traiter un volume élevé de factures, en assurant leur réception et leur enregistrement précis.</p><p>• Vérifier la correspondance des factures avec les bons de commande et résoudre tout écart en collaborant avec les équipes internes.</p><p>• Confirmer que toutes les approbations nécessaires sont obtenues avant d’effectuer l’entrée des données dans le système.</p><p>• Communiquer avec les départements concernés pour résoudre les problèmes liés aux prix ou aux documents manquants.</p><p>• Effectuer les tâches d’entrée de données dans les systèmes financiers, tels qu’Oracle ou D365.</p><p>• Maintenir une organisation rigoureuse des dossiers et garantir le respect des échéances.</p><p>• Utiliser des formules Excel pour optimiser la gestion des données et améliorer l’efficacité.</p><p>• Participer à l’amélioration continue des processus de gestion des comptes payables.</p><p>• Fournir un soutien administratif au besoin pour les activités liées aux comptes payables.</p>
