7 résultats pour Administrative Coordinator à Montréal, QC

Administrative Assistant

Laval, QC
onsite
Temporaire
- CAD / Hourly
Notre client situé sur la Rive-Nord de Montréal est à la recherche d'un(e) adjoint(e) administratif(ve) rigoureux(se) et organisé(e) pour soutenir les activités administratives liées aux comptes recevables, à l'ouverture de projets et à la gestion de différentes boîtes courriel opérationnelles. Responsibilités:• Valider les renseignements transmis afin d’assurer la bonne attribution des dossiers et des projets.• Prendre en charge l’ouverture des comptes clients et traiter avec rigueur les demandes reçues par courriel.• Mettre en place les projets administratifs, les projets PR et les dossiers intercompagnies selon les procédures établies.• Comptabiliser les encaissements et effectuer le traitement administratif des paiements reçus.• Examiner les demandes liées aux bons de commande, puis les acheminer aux intervenants appropriés.• Assurer la gestion des courriels relatifs aux comptes recevables et en coordonner le suivi.• Traiter les requêtes d’ouverture ou de modification de projets et maintenir les dossiers administratifs à jour.• Soutenir l’administration des feuilles de temps, y compris les transferts d’heures rattachés aux projets administratifs.• Collaborer avec les équipes internes pour confirmer l’exactitude des données et respecter les délais opérationnels.
2026-09-11T20:03:57Z

Adjoint administratif

Greenfield Park, QC
onsite
Permanent
60000.00 - 70000.00 CAD / Yearly
Notre client, une firme comptable, est à la recherche d'une personne organisée et rigoureuse pour soutenir la production et la révision de documents administratifs et financiers. Dans ce rôle, vous contribuerez à la qualité des dossiers, à la conformité des documents remis aux clients et au bon suivi des étapes de validation internes. Vous jouerez également un rôle clé dans la coordination administrative des mandats en veillant à l’exactitude, à la présentation et au respect des échéances. Responsabilités:• Vérifier l’uniformité des données et de la présentation des dossiers en comparant les informations de l’exercice en cours avec celles de la période précédente, puis consigner les ajustements requis;• Monter les dossiers administratifs et financiers requis, y compris les états financiers, les tableaux de travail et les écritures de présentation ou de régularisation, tout en effectuant les contrôles de qualité nécessaires.• Coordonner l’obtention des approbations et signatures requises auprès des différentes parties prenantes, puis assurer les suivis nécessaires pour respecter les délais.• Finaliser les dossiers complétés dans CaseWare et mettre à jour l’avancement des mandats dans le système de gestion du cabinet.• Préparer et assembler les documents financiers destinés à la clientèle en validant leur exactitude, leur conformité et leur caractère complet avant l’envoi.• Effectuer la mise en page finale ainsi que la vérification administrative des livrables afin d’assurer un rendu soigné et uniforme.• Rédiger et transmettre les lettres de mandat selon les pratiques établies, puis suivre la réception des signatures des clients.
2026-09-10T18:33:42Z

Adjoint administratif et ventes

Montréal, QC
onsite
Permanent
65000.00 - 75000.00 CAD / Yearly
Notre client, une entreprise du domaine manufacturier, est à la recherche d'une personne organisée et polyvalente pour soutenir les activités administratives et commerciales de l’entreprise à Montréal. Dans ce rôle, vous contribuerez au bon déroulement des opérations quotidiennes en coordonnant la documentation, les communications, les commandes et le suivi client. Vous collaborerez avec plusieurs intervenants internes et externes afin d’assurer un service rigoureux, efficace et axé sur le souci du détail. Responsibilities:• Maintenir les dossiers clients à jour, confirmer la réception des commandes et effectuer les suivis requis avec rapidité et précision.• Préparer, transmettre et administrer les offres de prix, tout en soutenant les échanges liés aux demandes commerciales.• Gérer l’approvisionnement des fournitures de bureau et veiller au contrôle des stocks de rouleaux, d’échantillons et de documentation.• Assurer la transmission des commandes aux fournisseurs pour les produits et équipements, puis vérifier la conformité des factures reçues.• Prendre en charge la coordination logistique des importations et exportations de produits à l’échelle nord-américaine.• Acheminer les factures fournisseurs et clients au service de la comptabilité et vérifier les comptes de dépenses des employés.• Servir de point de liaison avec le service des technologies de l’information pour faciliter le traitement des besoins opérationnels.• Prendre des appels et répondre aux courriels.
2026-09-11T18:23:44Z

Adjoint administratif

Montreal, QC
remote
Temporaire
23.75 - 27.50 CAD / Hourly
Nous recherchons une adjointe administrative ou un adjoint administratif pour appuyer les activités de développement d’un organisme du secteur non lucratif à Montréal dans le cadre d’un contrat à long terme. Relevant de la direction du développement, la personne retenue contribuera à la gestion des dons, à la qualité des données et au suivi administratif lié aux initiatives de financement de fin d’année. Ce rôle convient à une personne rigoureuse, autonome et à l’aise dans un environnement de travail à distance, capable de soutenir plusieurs priorités avec précision et constance. Responsabilités:• Traiter les contributions reçues, assurer la saisie exacte des renseignements dans Salesforce et produire des suivis administratifs liés aux dons.• Effectuer des recherches approfondies sur des donateurs actuels et potentiels afin d’alimenter les démarches de sollicitation et de financement.• Veiller à l’intégrité de la base de données des donateurs en mettant à jour les dossiers et en améliorant le classement des documents dans Google Drive.• Rédiger et préparer les lettres de remerciement destinées aux donateurs en respectant les standards de qualité et de personnalisation de l’organisme.• Appuyer la préparation, la révision et la correction de propositions de subvention, de rapports et de communications de collecte de fonds selon les besoins.• Collaborer à divers projets de financement et offrir un soutien administratif général à l’équipe de développement.• Organiser son travail de manière autonome dans un contexte à distance, tout en maintenant une disponibilité compatible avec le fuseau horaire de l’Est.• Utiliser les outils technologiques fournis, y compris l’équipement remis pour la durée du mandat, afin d’assurer une exécution efficace des tâches confiées.
2026-08-31T15:14:27Z

Administrateur de prêts

Montreal, QC
onsite
Temporaire
35.00 - 45.00 CAD / Hourly
Notre client recherche un administrateur de prêts. Principales responsabilitésTâches et opérations quotidiennes<ul><li>Administrer les tirages de fonds (Drawdowns), renouvellements (Rollovers), remboursements, remboursements anticipés, financements, fixations de taux, frais et commissions, paiements externes et perception des intérêts.</li><li>Effectuer les rapprochements des comptes.</li><li>Assurer l’administration générale du portefeuille de prêts sous responsabilité.</li><li>Traiter les demandes ponctuelles, effectuer des recherches et enquêtes et assurer le suivi de l’ensemble des données associées aux activités de l’unité.</li><li>Assurer l’administration quotidienne de toutes les facilités de crédit et des produits qui y sont associés.</li><li>S’assurer que l’ensemble des processus courants (Business-As-Usual / BAU) soient effectués de façon efficace et dans les délais requis, tout en respectant les contrôles applicables.</li></ul>Gestion de la qualité des données et contrôles<ul><li>Assurer la conformité avec l’ensemble des contrôles et procédures applicables ainsi qu’avec les réglementations locales des différentes succursales desservies.</li><li>Escalader au chef d’équipe toute problématique, difficulté ou lacune identifiée au niveau des contrôles.</li></ul>Amélioration des processus et projets<ul><li>Effectuer différentes tâches ponctuelles et participer à des projets afin de soutenir l’équipe de gestion.</li><li>Lorsque requis, assister l’équipe de gestion dans l’amélioration des systèmes, notamment dans le cadre des tests d’acceptation utilisateurs (UAT – User Acceptance Testing).</li></ul>Responsabilités légales et réglementairesRespecter l’ensemble des exigences légales, réglementaires et internes applicables en matière de conformité, incluant notamment :<ul><li>Les politiques de la plateforme canadienne.</li><li>Le manuel de conformité.</li><li>Les politiques et procédures de conformité en vigueur.</li><li>Les exigences liées à la sécurité financière.</li><li>Les mesures de prévention de la criminalité financière et de la fraude.</li><li>Les obligations de déclaration auprès du responsable de la lutte contre le blanchiment d’argent (Money Laundering Reporting Officer).</li></ul>
2026-08-31T17:45:53Z

Coordonnateur de bureau

Montreal, QC
onsite
Permanent
60000.00 - 70000.00 CAD / Yearly
Notre client, une firme de gestion de patrimoine, est à la recherche d'une personne organisée et polyvalente pour soutenir les opérations administratives quotidiennes. Située à Montréal, ce rôle contribue au bon fonctionnement du bureau en assurant un service courtois, une gestion rigoureuse des documents et un suivi précis des tâches administratives. Responsabilités:<ul><li>Accueillir les visiteurs et clients avec professionnalisme, courtoisie et discrétion;</li><li>Gérer les appels entrants et acheminer efficacement les communications;</li><li>Assurer la coordination, la présentation et le service des repas internes (petits déjeuners, déjeuners, collations, café), en conformité avec les standards élevés</li><li>Veiller à la présentation des salles de réunion et des espaces communs, incluant la cuisine (propreté, vaisselle, nettoyage du réfrigérateur, des surfaces, équipement);</li><li>Coordonner la logistique des événements, réunions et formations (traiteurs, équipements, fournisseurs);</li><li>Mettre en place et maintenir des processus assurant une utilisation optimale des salles et équipements;</li><li>Gérer les imprévus logistiques avec proactivité et efficacité (changements de dernière minute, bris, retards).</li><li>Coordonner les ajustements liés au renouvellement du bail, aux déménagements internes et à l’évolution des besoins;</li><li>Identifier et gérer des solutions de rangement / storage pour le mobilier, l’équipement et les archives;</li><li>Être le point de contact avec le locateur, le gestionnaire immobilier et les fournisseurs d’entretien;</li><li>Veiller à maintenir un environnement de travail sécuritaire, fonctionnel et agréable;</li><li>Participer à l’amélioration continue des espaces en lien avec les besoins opérationnels et le bien-être des employés.</li><li>Gérer l’inventaire, l’achat et le remplacement du mobilier de bureau;</li><li>Gérer les fournitures administratives et éviter les surplus de commandes;</li><li>Veiller à l’entretien des équipements de bureau (imprimantes, cuisine, salles de conférence);</li><li>Recommander ou négocier avec des fournisseurs afin d’optimiser les coûts et la qualité des services;</li><li>Gérer l’inventaire de la flotte IT (ordinateurs, écrans, téléphones, accessoires);</li><li>Coordonner l’attribution, le remplacement et le retour de l’équipement lors des arrivées et départs;</li><li>Recueillir les besoins technologiques des équipes et assurer le suivi avec les fournisseurs TI externes;</li><li>Appuyer l’équipe trust, d’un point de vue administratif, pour le traitement des avis de cotisation et autres documents fiscaux;</li><li>Transmettre des relevés mensuels aux clients;</li><li>Assurer le lien avec le service d’archivage (transférer ou récupérer les boîtes et tenir à jour la liste des boîtes et de leur contenu);</li><li>Tenir à jour certaines listes et suivis internes (répertoire téléphonique, inventaires);</li><li>Documenter et améliorer les procédures administratives et opérationnelles;</li></ul>
2026-09-11T18:23:44Z

Adjointe exécutive

Saint-laurent, QC
onsite
Permanent
85000.00 - 100000.00 CAD / Yearly
We are looking for une adjointe exécutive chevronnée pour appuyer la haute direction à Saint-Laurent, Quebec, dans un rôle permanent à temps plein exercé entièrement sur site. Ce poste convient à une personne qui sait anticiper les besoins, faire avancer plusieurs dossiers simultanément et maintenir un haut niveau de confidentialité en tout temps. Vous contribuerez au bon fonctionnement des activités quotidiennes des dirigeant(e)s en assurant une coordination rigoureuse, une communication soignée et un soutien administratif de premier plan. Responsibilities: • Coordonner l’agenda de la haute direction, planifier les rencontres et veiller à la fluidité des communications internes et externes. • Organiser les déplacements d’affaires, préparer les itinéraires et effectuer le suivi des comptes de dépenses avec précision. • Rédiger, mettre en forme et réviser divers documents, notamment des présentations, comptes rendus, rapports et correspondances. • Préparer la logistique des réunions de direction, des événements corporatifs et des rencontres avec la clientèle ou les partenaires. • Assurer le suivi des dossiers prioritaires, des échéances et des actions à réaliser auprès des différentes parties prenantes. • Participer à la coordination de projets spéciaux et offrir un soutien administratif aux initiatives stratégiques de l’organisation. • Traiter des renseignements sensibles avec tact, jugement et professionnalisme, en respectant les exigences de confidentialité. • Maintenir des systèmes de classement et des outils de suivi efficaces afin de faciliter l’accès à l’information et la progression des mandats.
2026-08-21T13:58:42Z