<p>Nous recherchons un <strong>adjoint administratif</strong> dynamique pour rejoindre l'équipe de notre client à Montréal. Vous serez au cœur des opérations, jouant un rôle clé dans la gestion des relations avec les client.</p><p><br></p><p><strong><u>Principales tâches:</u></strong></p><p><br></p><ul><li><strong>Point de contact principal pour les clients et fiduciaires</strong>, en assurant un service à la clientèle professionnel et rapide (téléphone et courriel) et en répondant efficacement aux demandes et préoccupations.</li><li><strong>Gestion administrative complète des comptes</strong>, incluant les ouvertures et mises à jour de comptes, la préparation et le suivi des formulaires, ainsi que la liaison avec les institutions dépositaires et l’arrière-guichet.</li><li><strong>Rédaction et préparation de documents officiels</strong>, tels que courriels, correspondance, rapports, documentation de comptes et envoi des documents fiscaux annuels.</li><li><strong>Organisation et gestion des dossiers clients</strong>, incluant la collecte et saisie de données, le classement électronique et physique, la gestion des listes de contacts et le maintien de systèmes efficaces.</li><li><strong>Soutien administratif et collaboration d’équipe</strong>, en appui au gestionnaire de portefeuille (suivi d’agenda, assurances collectives, tâches administratives diverses) et en travail étroit avec les adjointes et gestionnaires.ivi d’agendas, soumission des rapports de dépenses)</li></ul>
<p>Nous recherchons un adjoint exécutif talentueux pour soutenir les activités quotidiennes d’un cadre supérieur. Ce poste contractuel exige une personne proactive, organisée et capable de gérer plusieurs priorités avec professionnalisme. Le poste est basé à Montréal.</p><p><br></p><p>Responsabilités:</p><p>• Gérer les calendriers des cadres, organiser les réunions et veiller à ce qu'elles soient alignées avec les priorités stratégiques.</p><p>• Coordonner la logistique des réunions, événements et déplacements, y compris les réservations d’hôtels et de transport.</p><p>• Rédiger, relire et éditer divers documents d’affaires tels que des correspondances, des rapports et des présentations.</p><p>• Assurer la confidentialité des informations sensibles et veiller au respect des normes de gouvernance de l’entreprise.</p><p>• Suivre les échéances, les actions en suspens et les livrables liés aux initiatives des cadres, tout en fournissant des mises à jour régulières.</p><p>• Préparer les ordres du jour des réunions, distribuer les comptes rendus et effectuer les suivis nécessaires.</p><p>• Maintenir des systèmes de classement et d’archivage efficaces pour garantir l’accessibilité des dossiers.</p><p>• Collaborer avec différentes équipes pour promouvoir les valeurs de l’entreprise, notamment l’intégrité, l’inclusion et l’innovation.</p><p>• Planifier et organiser des événements et célébrations de haut niveau pour les cadres.</p><p>• Gérer les inscriptions, la préparation des documents et le soutien logistique pour les conférences.</p>
<p>Notre client, une firme de conseil, est à la recherche d'un Coordonnateur de bureau pour assurer le bon fonctionnement des opérations au sein de son organisation à Montréal. Ce poste exige une personne proactive, organisée et capable de gérer efficacement les tâches administratives et logistiques.</p><p><br></p><p>Responsabilités:</p><p>• Accueillir les visiteurs et répondre à leurs demandes tout en gérant les espaces de travail et la distribution du courrier.</p><p>• Maintenir les espaces communs propres, bien approvisionnés et organisés, notamment la cuisine et les salles de réunion.</p><p>• Surveiller les stocks de fournitures de bureau et de cuisine et effectuer les réapprovisionnements nécessaires.</p><p>• Coordonner les services réguliers avec les fournisseurs, tels que les traiteurs, l'entretien et la sécurité.</p><p>• Organiser la logistique liée à l'arrivée et au départ des employés, y compris l'installation des postes de travail et la coordination avec l'équipe TI.</p><p>• Planifier les horaires, organiser les réunions et faciliter les communications internes.</p><p>• Veiller au bon fonctionnement des équipements de bureau et collaborer avec l'équipe TI pour résoudre les problèmes techniques.</p><p>• Préparer des rapports de dépenses, assurer le suivi budgétaire et appuyer les processus comptables internes.</p><p>• Contribuer aux projets de modifications ou d'agrandissements du bureau sous la direction de la gestion.</p><p>• Promouvoir la conformité aux normes de santé et sécurité dans les locaux.</p>
