<p>We’re seeking a highly organized and detail-oriented Office Manager/Bookkeeper who can run the day-to-day operations of a busy office while also managing bookkeeping responsibilities. This position is ideal for someone who enjoys structure, problem-solving, and keeping both people and processes on track.</p><p><br></p><p>You’ll be the backbone of the office—handling everything from finance and vendor contracts to IT coordination and administration—while working closely with leadership in a collaborative, high-performance environment.</p><p><br></p><p><strong>What You’ll Be Doing</strong></p><ul><li>Administration & Office Management: Oversee end-to-end administrative coordination, daily office operations, scheduling, office supplies, and facilities.</li><li>Finance & Accounting: Manage AP/AR, client invoicing and collections, and liaise with external bookkeepers to ensure timely reconciliation and reporting.</li><li>Systems & Organization: Maintain filing systems, onboarding checklists, and team documentation to keep processes clear and efficient.</li><li>Vendor & IT Coordination: Serve as the main contact for IT and other vendors, troubleshoot basic tech issues, and manage software subscriptions/licenses.</li><li>Contracts & Vendor Management: Draft, track, organize, and renew client, supplier, and contractor agreements.</li></ul><p><strong>Tools You’ll Use</strong></p><ul><li>Xero or QuickBooks (or similar accounting platforms)</li><li>Google Workspace & MS Excel</li><li>Contract/document tracking tools and other cloud-based platforms</li></ul><p><strong>The Work Environment</strong></p><ul><li>100% in-office in Downtown Vancouver.</li><li>Collaborative, fast-growing team with a strong emphasis on operational excellence and human-centered values.</li><li>Award-winning, boutique firm recognized nationally and internationally for leadership and development programs.</li><li>Small but dynamic group of highly qualified professionals who value structure, precision, and continuous improvement.</li></ul><p><strong>Compensation & Perks</strong></p><ul><li>Quarterly profit-sharing bonus (approx. $300–$1000 per quarter).</li><li>Competitive benefits package.</li><li>Support for ongoing professional development.</li></ul>
<p>Robert Half is currently partnering with a respected public-sector organization to recruit a dynamic Administration Manager to lead a team of 20+ administrative professionals across multiple office locations in Alberta. This is a high-impact leadership role ideal for a strategic thinker with a passion for collaboration, operational excellence, and team development in a unionized setting.</p><p>WAbout the Role</p><p>As the Administration Manager, you’ll be responsible for overseeing day-to-day administrative operations, implementing efficient systems, and fostering a positive and productive work culture. You’ll work closely with internal stakeholders, union representatives, and regulatory bodies to ensure smooth operations and alignment with organizational goals.</p><p>eKey Responsibilities</p><ul><li>Lead and support administrative teams across Provincial and SARO offices.</li><li>Conduct regular team meetings and ensure operational alignment.</li><li>Manage recruitment, onboarding, performance reviews, and staff development.</li><li>Approve overtime, leave, remote work, and timesheet submissions.</li><li>Coordinate coverage during staff absences and manage reception services.</li><li>Represent the department at Board and District meetings when required.</li><li>Participate in strategic operations meetings and contribute to organizational initiatives.</li><li>Develop and deliver training materials for staff and members.</li><li>Oversee facilities maintenance and ensure safe, secure office environments.</li><li>Refine and implement administrative procedures and internal communication systems.</li><li>Respond to complaints and concerns from members, staff, and local representatives.</li></ul><p>t for LinkedIn or Indeed if needed.</p>
<p><strong>We are looking for a skilled Office Manager/Accountant to oversee both bookkeeping and administrative functions in a law firm. This is a 4 days/permanent role on site. </strong></p><p><br></p><p><strong>Responsibilities:</strong></p><p><strong>Accounting Duties:</strong></p><ul><li>Manage accounts payable/receivable and general ledger entries.</li><li>Prepare monthly financial statements and year-end reports.</li><li>Administer payroll and employee benefits.</li><li>Administer general and professional insurance coverage.</li><li>Reconcile general and trust accounts in compliance with Law Society regulations.</li><li>Monitor cash flow.</li><li>Coordinate with external accountants for audits and tax filings.</li><li>Maintain financial records and internal controls.</li><li>Law Pro Filings</li><li>GST/HST Filings</li><li>Annual Law Society Returns</li><li>Liase with bank, LawPro, Insurance carriers, vendors, etc.</li></ul><p><strong>Office Management Duties:</strong></p><ul><li>Oversee office operations and administrative staff.</li><li>Manage office supplies, vendor relationships, and equipment maintenance.</li><li>Coordinate recruitment, onboarding, and training of staff.</li><li>Ensure data security and consult with IT support.</li></ul><p><strong>Strategic & Leadership Functions:</strong></p><ul><li>Support partners with strategic planning and operational improvements.</li><li>Implement workflow efficiencies and best practices.</li><li>Ensure compliance with legal and professional standards.</li></ul>
<p>Notre client recherche un directeur d'usine expérimenté pour superviser les opérations au sein de son usine à Trois-Rivières. Ce poste contractuel de 2 ans, offre une opportunité de jouer un rôle clé dans la gestion des processus, la mobilisation des équipes et l'amélioration continue. Le candidat idéal sera un leader stratégique avec une solide expérience en gestion d'usine et en optimisation des performances.</p><p><br></p><p>Responsabilités:</p><p>• Superviser les activités quotidiennes de l'usine, incluant la production, la maintenance, la logistique et la qualité.</p><p>• Veiller au respect des normes de sécurité, de qualité et de conformité environnementale.</p><p>• Élaborer et gérer les budgets, tout en suivant les indicateurs de performance opérationnelle.</p><p>• Mettre en place des initiatives d'amélioration continue telles que Lean, Six Sigma ou Kaizen.</p><p>• Assurer la mobilisation et l'encadrement des équipes de gestion et des employés.</p><p>• Collaborer avec les équipes de planification pour développer et suivre les plans de production.</p><p>• Gérer les relations avec les fournisseurs, les partenaires et les intervenants externes.</p><p>• Participer à la stratégie d'automatisation et d'expansion des installations.</p><p>• Promouvoir une culture organisationnelle axée sur la collaboration et l'innovation.</p>
<p>Notre client de Montréal est présentement à la recherche d'un ingénieur mécanique spécialisé en réfrigération pour joindre à son équipe. L'ingénieur en mécanique du bâtiment sera responsable de la conception de dessins mécaniques et de la réalisation d'études liées à des projets de mécanique du bâtiment institutionnel et commercial, en collaboration avec d'autres départements.</p><p><br></p><p>La personne retenue supervisera le travail de son équipe de techniciens et de dessinateurs, assumera l'entière responsabilité des livrables des projets qui lui seront confiés dans son domaine d'activité, tout en assurant un excellent suivi auprès de ses clients. Vous collaborez avec un ensemble de spécialistes de divers domaines d'expertise (urbanistes, architectes, architectes paysagistes, ingénieurs électriques, structurels, civils, géotechniques et environnementaux, etc.) Nous recherchons une personne compétente et passionnée par la conception et la gestion de projets, un leadership mobilisateur, excellences aptitudes à la communication, un fort esprit d'analyse et une capacité à travailler en équipe et à diriger.</p><p><br></p><p>Notre client est en pleine expansion et offre de très bons avantages, une grande culture ainsi que des opportunités de croissance !</p><p><br></p><p><strong>VOS RESPONSABILITÉS</strong></p><p> Planifier, superviser et concevoir des plans mécaniques de réfrigération ;</p><p> Planifier, superviser et réaliser la conception des systèmes de mécanique du bâtiment (tuyauterie/plomberie, ventilation, chauffage) ;</p><p> Coordonner les livrables dans la recherche de solutions techniques ;</p><p> Soutenir le personnel technique (techniciens, dessinateurs et autres ingénieurs travaillant sur les projets) ;</p><p> Assurer la conformité avec le Code national du bâtiment ;</p><p> Optimiser les installations du projet en fonction des exigences du client ;</p><p> Participer aux réunions de chantier et aux réunions de coordination ;</p><p> Participer à la supervision partielle des travaux sur le site et superviser les visites d'inspection ;</p><p> Superviser la préparation des estimations budgétaires, ainsi que des rapports sur les plans et les spécifications ;</p><p> Contrôler les performances, superviser, encadrer, coordonner et gérer son équipe.</p><p> Entretenir des relations suivies avec les clients et assurer un suivi</p>
<p>Notre client recherche un(e) Gestionnaire du service à la clientèle pour superviser les activités de gestion des commandes et le service client dans plusieurs sites de production. Ce rôle clé vise à garantir une satisfaction client exceptionnelle en encadrant une équipe performante et en optimisant les processus liés au cycle de commande. Joignez-vous à nous à Pointe-Claire, Québec, pour contribuer à l’amélioration continue de nos opérations.</p><p><br></p><p>Responsabilités:</p><p>• Superviser et coordonner le processus complet de gestion des commandes pour assurer la précision et la satisfaction des clients.</p><p>• Suivre toutes les étapes du cycle de commande, incluant la tarification, la facturation et les recouvrements.</p><p>• Gérer les commandes en retard et s'assurer que les informations sont mises à jour dans le système de gestion.</p><p>• Collaborer avec les équipes internes pour garantir la livraison des produits dans les délais prévus.</p><p>• Former et accompagner les nouveaux membres de l’équipe ainsi que piloter l’intégration de nouveaux processus.</p><p>• Résoudre rapidement les problèmes ou escalades pour maintenir une expérience client fluide.</p><p>• Établir et entretenir des relations stratégiques avec les clients, incluant la gestion des prévisions et des stocks.</p><p>• Participer activement à l’amélioration continue des processus et documenter les procédures opérationnelles.</p><p>• Effectuer des déplacements périodiques pour assister à des réunions ou événements sur les différents sites.</p><p>• Contribuer à la planification et l’animation des réunions d’équipe pour favoriser la collaboration et la performance.</p>
<p>Notre client est à la recherche d'un estimateur passionné et expérimenté pour rejoindre son équipe. Sous la supervision de la CFO, ce poste vous offrirait l’occasion de renforcer vos compétences en relation client en mettant à profit votre expertise produit auprès de la clientèle du Grand Montréal.</p><p><br></p><p>Responsabilités:</p><p>• Fournir des recommandations précises et professionnelles en s'appuyant sur une connaissance approfondie des produits.</p><p>• Effectuer des visites sur site afin de préparer des soumissions d'alarme, incluant des recommandations pour les inspections, les services et les installations.</p><p>• Développer et maintenir des relations solides avec les clients, en assurant un service à la clientèle exceptionnel.</p><p>• Collaborer étroitement avec les équipes d'installation et de service pour garantir une expérience client fluide et efficace.</p><p>• Atteindre les objectifs de vente établis tout en contribuant à la rentabilité globale de l'entreprise.</p>
<p>Notre firme de recrutement est actuellement mandatée par un client de renom situé à Québec pour recruter un(e) <strong>Gestionnaire des opérations du service à la clientèle </strong>afin de superviser et optimiser les services techniques de l’entreprise. Ce rôle stratégique implique à la fois des responsabilités administratives, humaines et axées sur le service à la clientèle.</p><p><br></p><p>🔍 <strong>Responsabilités principales :</strong></p><p>🗂 <strong>Administration et opérations</strong></p><ul><li>Définir et atteindre les objectifs des services sous votre supervision en collaboration avec la direction.</li><li>Gérer le budget d’exploitation annuel de votre secteur.</li><li>Maintenir les systèmes de rapports requis par la direction générale et les manufacturiers.</li><li>Recommander l’achat de nouveaux équipements ou outils selon les besoins.</li><li>Assurer un service de réparation de haute qualité et réduire les retours à l’atelier.</li><li>Effectuer des vérifications de la qualité des travaux.</li><li>Assurer un environnement de travail sécuritaire et conforme aux lois et règlements en vigueur.</li><li>Veiller à l’application des politiques de garantie et en gérer les réclamations.</li><li>Établir les barèmes de prix des opérations fixes et soumettre des recommandations à la direction.</li><li>Collaborer avec les autres directeurs pour améliorer la rentabilité globale de l’entreprise.</li><li>Participer aux réunions de direction.</li></ul><p>👥 <strong>Gestion des ressources humaines</strong></p><ul><li>Embaucher, encadrer et motiver les gestionnaires de votre secteur.</li><li>Animer des réunions d’équipe régulièrement.</li><li>Favoriser la collaboration et un bon climat de travail au sein des services.</li><li>Promouvoir le développement professionnel des employés.</li><li>Identifier les besoins en formation avec les gestionnaires et le service de formation.</li><li>Évaluer périodiquement la performance du personnel.</li></ul><p>🤝 <strong>Service à la clientèle</strong></p><ul><li>Développer et entretenir des relations durables avec la clientèle.</li><li>Mettre en place un système de suivi de la satisfaction client.</li><li>S’assurer que le personnel agit avec courtoisie et professionnalisme.</li><li>Gérer les plaintes clients dans les délais prescrits.</li></ul><p><br></p>
<p>We are looking for an experienced Payroll Supervisor to oversee payroll operations for a large and dynamic team in Surrey, British Columbia. This long-term contract position involves managing payroll processes, ensuring compliance with unionized environments, and supporting the team with audits and reporting. The successful candidate will play a key role in maintaining accuracy and efficiency while contributing to the overall success of the payroll department.</p><p><br></p><p>Responsibilities:</p><p>• Supervise and manage the payroll process for approximately 1,000 employees, including unionized and hourly staff.</p><p>• Conduct detailed audits to ensure payroll accuracy and compliance with organizational standards.</p><p>• Collaborate with IT teams to develop tools and applications that streamline year-end reporting processes.</p><p>• Support the integration of new payroll systems and assist with data migration and validation.</p><p>• Generate and analyze payroll reports to provide actionable insights for management.</p><p>• Lead and mentor a team of payroll specialists, fostering a collaborative and efficient work environment.</p><p>• Oversee the transition from manual timesheets to automated systems, ensuring smooth implementation.</p><p>• Communicate effectively with various departments and stakeholders to address payroll-related inquiries.</p><p>• Ensure compliance with payroll regulations, union agreements, and company policies.</p><p>• Assist in troubleshooting and resolving payroll discrepancies in a timely manner</p>
<p>Robert Half is pleased to be working with our client in Abbotsford in the search for a Billings Administrator. This position offers the opportunity to join a supportive, people-focused team while contributing directly to the organization’s financial operations.</p><p><br></p><p><strong><u>About the Role</u></strong></p><p><br></p><p>Reporting to the Billing Lead, with a dotted line to the Accounting Manager, the Billings Administrator will be responsible for full billing cycle. This includes invoicing, progress billings, and providing outstanding customer service to both internal and external stakeholders.</p><p><br></p><p><strong><u>Key Responsibilities</u></strong></p><p><br></p><ul><li>Prepare and process invoices and progress billings accurately and on schedule.</li><li>Act as a primary liaison for branch leads, accounting, and other stakeholders to ensure billing deliverables are met.</li><li>Extract and compile billing data from multiple sources, ensuring accuracy and compliance with internal policies.</li><li>Respond promptly to billing inquiries and requests, demonstrating strong problem-solving skills and customer service.</li><li>Support project accounting functions and assist with reporting as needed.</li></ul>
<p>We’re seeking a proactive and organized <strong>Front Desk Administrator</strong> to manage daily office operations in our <strong>Edmonton </strong>location. In this role, you’ll ensure the workplace is safe, efficient, and welcoming, while supporting staff, vendors, and visitors.</p><p><br></p><p><strong>Key Responsibilities:</strong></p><ul><li>Oversee office maintenance, supplies, and vendor coordination.</li><li>Conduct daily facility checks and address safety or repair issues.</li><li>Manage inventory and purchasing of supplies.</li><li>Provide admin support with documents, meetings, and events.</li><li>Greet and assist visitors, acting as the main point of contact.</li><li>Coordinate with building management on system operations (HVAC, lighting, etc.).</li><li>Recommend improvements to processes and facilities.</li><li>Step in for the Location Services Manager/Supervisor as needed.</li><li>Support a positive and professional workplace culture.</li></ul><p><br></p>
We are looking for an experienced Office Manager to oversee daily administrative and operational tasks in our Aurora, Ontario office. In this Contract to permanent role, you will play a pivotal part in ensuring the smooth functioning of office processes while supporting the Managing Director directly. This position requires a highly organized and detail-oriented individual with strong communication skills and a solid background in office management.<br><br>Responsibilities:<br>• Manage the day-to-day administrative operations of the office, ensuring efficiency and organization.<br>• Provide direct support to the Managing Director, including scheduling meetings, managing correspondence, and handling confidential information.<br>• Oversee financial tasks such as payroll processing, accounts payable, and invoice management.<br>• Utilize accounting software systems and tools such as ADP, Concur, and CRM platforms to manage office finances and workflows.<br>• Coordinate employee schedules, maintain office supplies, and ensure adherence to company policies.<br>• Handle customer service inquiries and provide timely resolutions to maintain client satisfaction.<br>• Manage the office’s CRM system to track and update customer information accurately.<br>• Supervise the implementation and usage of specialized software like Dentrix Dental Software, as required.<br>• Ensure compliance with all organizational procedures and assist with audits when necessary.<br>• Collaborate with team members to improve office processes and introduce best practices.
<p>We are looking for a skilled Technical Support Analyst to assist users in navigating and resolving issues related to a new timekeeping platform. This is a long-term contract position that requires effective communication skills, a strong technical foundation, and the ability to help non-technical users. </p><p><br></p><p>Responsibilities:</p><p>• Provide front-line support for users, addressing technical issues and inquiries related to the timekeeping platform.</p><p>• Manage and resolve tickets using the Helix ticketing system, ensuring timely and accurate tracking of issues.</p><p>• Guide non-technical users through login processes and platform navigation with patience and clarity.</p><p>• Troubleshoot and resolve access issues, including login credentials and account setup.</p><p>• Collaborate with team members to escalate complex problems and ensure effective resolution.</p><p>• Utilize Active Directory to manage user accounts and permissions as needed.</p><p>• Conduct follow-ups with users to confirm issue resolution and satisfaction.</p><p>• Document technical solutions and contribute to the knowledge base for future reference.</p><p>• Participate in team meetings to share updates, challenges, and best practices.</p><p>• Support the transition to the new platform by providing clear instructions and assistance.</p>
