Kosten van openstaande vacatures in België

Waarom een openstaande functie uw bedrijf meer kost dan ze bespaart

Te lang werven betekent topkandidaten verliezen
Vacatures en employer branding
De echte “cost of vacancy”
De impact op bestaande teams
Snel én zorgvuldig
Openstaande vacatures zijn een stille kostenpost

Openstaande functies lijken op het eerste zicht een besparing. Er wordt tijdelijk geen loon uitbetaald en er is wat meer ademruimte in het budget. Maar in de realiteit kost een langdurig openstaande vacature net meer.

De Belgische arbeidsmarkt kende de afgelopen jaren moeilijke momenten. Trage of aarzelende aanwervingsbeslissingen wegen daardoor zwaarder dan ooit door. Uit steeds meer onderzoeken blijkt namelijk dat de kosten van een openstaande functie, de zogenaamde “cost of vacancy”, veel verder gaan dan het wegvallen van één salaris. Zo kan het ook leiden tot een gemiste omzet, lagere productiviteit, en zelfs reputatieschade of extra verloop.

Te lang werven betekent topkandidaten verliezen

Fundamenteel kan een lang wervingsproces betekenen dat u de beste kandidaten misloopt. In een arbeidsmarkt met schaarse profielen zoals dat het geval is binnen finance of IT en digital, is dat bijzonder pijnlijk.

Uit een eerder onderzoek van Robert Half bleek al dat 65% van de Belgische HR-managers ooit gekwalificeerde kandidaten verloor omdat het aanwervingsproces te lang duurde. Daarbovenop zien we breder dat de gemiddelde cost per hire wereldwijd blijft stijgen, terwijl kandidaten kritische worden over trage en onduidelijke procedures.

De aantrekkelijkste kandidaten zijn vaak ook het moeilijkste te overtuigen. Ze hebben nog een job en laten zich enkel verleiden door een relevante, snelle en professionele aanpak. Duurt uw proces te lang, dan:

verliest u hun aandacht aan een concurrent;

beslissen ze om toch in hun huidige functie te blijven;

of haken ze af omdat het proces te complex of te traag aanvoelt.

Elke keer dat dit gebeurt, verliest u niet alleen een kandidaat, maar ook tijd, momentum en rekruteringsbudget.

Vacatures en employer branding: reputatie kost geld

Een openstaande functie heeft ook een effect op uw reputatie als werkgever. Kandidaten delen hun ervaringen steeds vaker op sociale media en reviewsites. Een rommelig of tergend traag proces vertaalt zich al snel in negatieve feedback.

Onderzoek in Harvard Business Review toont dat een slechte reputatie ertoe leidt dat bedrijven gemiddeld 10% meer moeten bieden om een kandidaat te overtuigen om bij hen te komen werken. Met andere woorden: elke slechte ervaring in uw sollicitatieproces verhoogt uw toekomstige loonkost én maakt het moeilijker om kandidaten te vinden die spontaan voor uw merk kiezen.

Daar komt nog bij dat kandidaten ook (toekomstige) klanten zijn. Negatieve ervaringen tijdens het sollicitatieproces kunnen dus rechtstreeks doorsijpelen naar klantrelaties en omzet. Recente analyses rond employer branding en cost-per-hire bevestigen dat een sterk werkgeversmerk de rekruteringskost verlaagt, terwijl een zwakke reputatie ze structureel doet stijgen.

De echte “cost of vacancy”: verloren productiviteit en groei

De kost van een openstaande functie wordt vandaag steeds vaker benaderd via het concept “cost of vacancy”. Dat is het totale financiële verlies tussen het moment dat een functie vrijkomt en het moment dat de nieuwe medewerker volledig operationeel is.

Die kost omvat onder meer:

gemiste omzet of vertraging van projecten;

lagere productiviteit omdat taken blijven liggen;

vertraging in besluitvorming en innovatie;

extra coördinatietijd voor management.

Recent onderzoek toont dat openstaande functies, afhankelijk van niveau en duur, bedrijven duizenden tot tienduizenden euro per positie kunnen kosten door verloren productiviteit alleen al. Tel daarbij de kost van extra personeelsturnover en het plaatje wordt nog minder aantrekkelijk.

Studies schatten dat het vervangen van één medewerker – via rekrutering, onboarding, opleiding en verloren productiviteit – tussen de 50% en vier keer het jaarsalaris kan kosten, afhankelijk van de rol. De maximale “besparing” die u maakt door een vacature langere tijd open te laten, is dus meestal slechts een fractie van de omzet- en groeipotentie die u verliest.

De impact op bestaande teams: werkdruk, engagement en retentie

Een openstaande functie is nooit een geïsoleerd probleem. In veel Belgische organisaties worden taken tijdelijk verdeeld onder collega’s en managers. Dat lijkt efficiënt, maar op langere termijn stijgt de werkdruk aanzienlijk, zakt het engagement en het werkgeluk, nemen fouten en vertragingen toe, en vergroot het risico op burn-out en bijkomend verloop.

De meerderheid van managers wereldwijd geeft aan dat personeelsverloop en moeilijkere retentie een groeiende uitdaging zijn. Openstaande vacatures werken als een versterker. Wie al op de limiet zit, krijgt er taken bij en voelt zich minder gewaardeerd.

Zo kan uitstelgedrag in het wervingsproces uiteindelijk leiden tot extra vrijwillig verloop. Wat opnieuw zorgt voor hoge kosten voor rekrutering, onboarding en productiviteit.

Snel én zorgvuldig: de juiste balans in uw aanwervingsproces

Een begrijpelijke reflex is om geen overhaaste beslissingen te nemen. De kost van een slechte aanwerving is reëel en kan voor bepaalde functies oplopen tot een veelvoud van het jaarsalaris. Maar in de praktijk is het geen keuze tussen “snel” of “goed”. De uitdaging is om een proces te ontwerpen dat:

grondig genoeg is om de juiste match te maken;

efficiënt genoeg is om kandidaten niet te verliezen;

en transparant genoeg is om uw employer brand te versterken in plaats van te beschadigen.

Dat betekent onder meer dat je vooraf helder moet bepalen wie beslist in welke fase, zodat dossiers niet blijven liggen. Daarnaast is het belangrijk om het aantal interviewrondes te beperken tot wat echt nodig is. Geef ook snel feedback zodat kandidaten die het niet worden verder kunnen. En betrek je managers tijdig, zodat ze een realistisch beeld kunnen geven van de job en het team.

Bedrijven die hun rekruteringsproces stroomlijnen, talentpijplijnen opbouwen en actief werken aan hun werkgeversmerk, verkorten niet alleen hun time-to-hire, maar verlagen ook de totale kost van een aanwerving én van een openstaande positie.

Openstaande vacatures zijn een stille kostenpost

Laat ons u helpen

Hoewel er druk staat op organisaties om voorzichtig om te springen met vaste kosten, is het laten openstaan van functies zelden een verstandige besparing.

Een langdurige vacature lost u namelijk topkandidaten in een krappe talentmarkt en verhoogt uw rekruteringskosten via reputatie en employer branding. Het leidt daarnaast tot meetbare verliezen in productiviteit en omzet en zet extra druk op uw bestaande teams, met een hoger verloop als mogelijk gevolg.

Door snelheid en zorgvuldigheid te combineren, bewaakt u zowel de kwaliteit van uw aanwervingen als de financiële gezondheid van uw organisatie.

Kan u hulp gebruiken bij het snel vinden van nieuw talent? Contacteer één van onze rekruteerders.