Conseils pour organiser des réunions d’équipe productives

Echanger autour d’une question, résoudre un problème, diffuser une information, briefer l’équipe…Quel que soit son objectif, il est primordial qu’une réunion d’équipe soit productive et contribue à consolider le groupe. D’où l’importance d’organiser ce temps collectif avec attention et rigueur.

Comment réussir l’élaboration de votre réunion d’équipe ? Voici quelques conseils.

Anticipez

Vous allez organiser une réunion d’équipe ? la clé de sa réussite est l’anticipation ! Commencez par répondre aux questions suivantes :

Pourquoi organisez-vous cette réunion ?

En quoi la mobilisation de votre équipe est-elle nécessaire ?

Bien définir la durée et le format de la réunion. En fonction du thème de la réunion d’équipe, certains messages seront davantage reçus par vos collaborateurs en présentiel qu’en visio.

Choisir le bon timing : un moment où l’activité est moindre, dans la mesure du possible, et où les membres de l’équipe sont concentrés et disposés.

Définissez l’ordre du jour de la réunion

Préparez un support (ppt, documents à partager, chiffres, tableaux de bord)

Une préparation efficace ouvre la voie vers une réunion participative réussie et des actions productives. Bien travailler son intervention orale en amont permet de gagner en assurance et d’être intelligible sur les messages que l’on souhaite faire passer à ses équipes. (Albane Armand, Director of Permanent Talent chez Robert Half)

Impliquer votre équipe dans la préparation

Les membres de votre équipe sont les premiers concernés ! En plus de les informer quant à la thématique générale, n’hésitez pas à les solliciter une semaine avant la réunion :

Souhaitent-ils aborder ou approfondir certains points ?

Doivent-ils réfléchir à une question précise ?

Doivent-ils préparer un résumé de leurs actions récentes ou des résultats obtenus ?

Pour qu’une réunion d’équipe soit efficace, le nombre de participants doit être limité afin que chacun puisse s’exprimer.

Il est également conseillé de faire intervenir les collaborateurs à la réunion : ils se sentiront davantage concernés et auront préparé leur intervention. L’idée du collectif est renforcé : chaque participant apporte sa pierre à l’édifice.

Cadrer le déroulement de la réunion

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Définissez la trame de la réunion : vous évitez ainsi que les participants ne s’éparpillent et que la réunion ne dure trop longtemps.

Une introduction : rappel du contexte, des objectifs, des thématiques et de la façon dont la réunion sera menée.

Des temps dédiés à l’échange et au travail : au manager d’encourager et de favoriser la prise de parole et les initiatives.

Des éventuels temps de pause si la réunion dure plus d’1h30 ou 2h.

Si la réunion se déroule en visio, limitez-la à 1h30 pour ne pas perdre l’attention des participants.

Une conclusion qui reprend les grandes lignes et les décisions qui ont été prises. Une éventuelle ouverture : rappel des échéances proches, date d’une prochaine réunion, etc.

Laissez du temps à la fin de la réunion pour des questions ou des ouvertures à d’autres suggestions

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