Wenn gute Mitarbeiter kündigen: So handeln Chefs jetzt richtig

Kündigt ein Mitarbeiter, ist das ein Rückschlag fürs Team. Insbesondere dann, wenn es sich um einen allseits geschätzten Leistungsträger handelt. Was tun? Die Arbeit muss weitergehen, gleichzeitig müssen Sie das Team neu aufstellen und Ersatz finden. Hier finden Sie die wichtigsten To-Dos für Chefs.

Analysieren Sie die Lage: Können und wollen Sie den Mitarbeiter halten?
Der Mitarbeiter verlässt das Unternehmen: Die nächsten Schritte
Aufgaben im Team umverteilen oder einfach selbst übernehmen?
Die Stelle neu besetzen – intern oder extern
Prüfen Sie: Ist Zeitarbeit eine Lösung zur Überbrückung?

Analysieren Sie die Lage: Können und wollen Sie den Mitarbeiter halten?

Eine Kündigung kommt selten aus heiterem Himmel. Oft lässt sich die Unzufriedenheit der betreffenden Mitarbeiter zumindest erahnen, bevor sich diese dann tatsächlich verabschieden.

Bei dem Mitarbeiter, der Sie nun verlassen will, war das nicht der Fall? Kommt die Kündigung überraschend, kann das natürlich schlicht private Gründe haben, zum Beispiel ein Umzug wegen des Partners oder der Familie.

Oder was für Sie besonders ärgerlich sein kann: ein Angebot eines konkurrierenden Unternehmens.

Gehen Sie daher der Sache auf den Grund und laden Sie den abwanderungswilligen Mitarbeiter zu einem Gespräch ein. Steckt ein Konkurrenzangebot dahinter? Dann versuchen Sie herauszufinden, was der Mitarbeiter bei Ihnen vermisst hat. Geht es um ein höheres Gehalt, interessantere Projekte oder vielleicht um den nächsten Karriereschritt?

Wenn Sie diese Infos haben, analysieren Sie die Situation. Was bedeutet es für Ihr Team und für das Unternehmen, wenn der Mitarbeiter sie verlässt?

Können Sie Aufgaben leicht umverteilen oder stehen Sie angesichts der Kündigung vor großen Problemen?

Wie viel finanzieller Mehraufwand ist bei einer Neueinstellung zu erwarten?

Andererseits: Welche Kosten und Aufwände würden anfallen, wenn Sie dem Mitarbeiter ein Gegenangebot machen, zum Beispiel mehr Gehalt oder eine Beförderung?

Davon ausgehend können Sie sich entscheiden, ob Sie versuchen wollen, ihn doch zu halten. Denn das sollten Sie nicht um jeden Preis tun.

Der Mitarbeiter verlässt das Unternehmen: Die nächsten Schritte

Ist die Entscheidung gefallen, dass sich die Wege trennen werden, dann ist als Nächstes zu planen, wie die verbleibende Arbeitszeit des scheidenden Mitarbeiters gestaltet werden soll. Denn fristlos kündigen können Mitarbeiter nur in Ausnahmefällen, ein neuer Job reicht als Grund nicht aus.

Unter Umständen kann es sinnvoll sein, sich trotzdem auf eine sofortige Freistellung zu einigen. Zum Beispiel dann, wenn neue Projekte anstehen und Sie nicht möchten, dass Ihr baldiger Ex-Mitarbeiter Insiderwissen mit in seine neue Firma nimmt.

Sie müssen zudem die anderen Mitarbeiter über die Kündigung ihres Kollegen informieren. Entscheiden Sie mit diesem gemeinsam, in welcher Form sich das am besten anbietet. Außerdem sollten Sie mit dem scheidenden Mitarbeiter noch ein Exit-Gespräch führen und sich im Guten verabschieden.

Jetzt stehen Sie vor der Entscheidung, wer seine Aufgaben übernimmt: Springen Sie selbst in die Bresche, verteilen Sie die Aufgaben um, suchen Sie intern oder extern nach Verstärkung oder holen Sie sich vorübergehend Unterstützung von einer Zeitarbeitskraft?

Die Vor- und Nachteile der einzelnen Optionen:

Aufgaben im Team umverteilen oder einfach selbst übernehmen?

Eine Möglichkeit ist es, die Aufgaben der ausscheidenden Person an andere Teammitglieder zu verteilen. Dadurch sparen Sie die Kosten für eine Arbeitskraft. Außerdem vermeiden Sie so aufwendiges Recruiting, um einen Kandidaten für die vakante Stelle zu finden.

Diese vermeintlich unkomplizierte Lösung hat allerdings einen entscheidenden Haken: In der Praxis funktioniert dies nur für eine Übergangsphase. Schließlich muss Ihr Team einen kompletten Mitarbeiter ersetzen, zusätzlich zu seinen originären Aufgaben im Tagesgeschäft. Das kann für Unmut sorgen und das ganze Team demotivieren. Möglicherweise fallen Mitarbeiter wegen Überlastung und Krankheiten öfter aus. Im schlimmsten Fall bekommen Sie weitere Kündigungen.

Daher: Sprechen Sie mit Ihren Mitarbeitern und hören Sie sich mögliche Bedenken an, bevor Sie jedem einfach Sonderaufgaben zuteilen. Sind alle mit der Lösung einverstanden, spricht nichts dagegen. Diesen Einsatz sollten Sie dann auch belohnen, etwa mit einer Bonuszahlung oder einer Gehaltserhöhung. Andernfalls ist es empfehlenswert, möglichst rasch einen neuen Mitarbeiter einzustellen.

Weil es häufig schnell gehen muss, wenn ein Mitarbeiter kündigt, übernehmen viele Chefs die Aufgaben selbst. Diese Option darf aber nur eine vorübergehende Lösung sein. Grundsätzlich müssen Sie als Chef delegieren können, um den Kopf für ihre eigentlichen Aufgaben frei zu haben. Sonst laufen Sie Gefahr, dass Ihnen die Zeit für Planung und Strategie oder für die übrigen Teammitglieder fehlt.

Die Stelle neu besetzen: intern oder extern

Also sollte schnellstmöglich ein adäquater Ersatz gesucht werden. Ein Teammitglied zu verlieren, stellt Sie als Teamleiter vor eine Herausforderung. Gleichzeitig eröffnet es Ihnen aber auch neue Möglichkeiten. Vielleicht sind aufgrund neuer Anforderungen sowieso neue Kompetenzen gefragt.

Suchen Sie also nach jemand Neuem, der nicht nur das Wissen der ausgeschiedenen Person ersetzt, sondern im besten Fall ergänzt. Vielleicht finden Sie sogar innerhalb der eigenen Firma eine Lösung.

Interne Neubesetzung: Sie holen eine Person in die Abteilung, die bereits in Ihrem Unternehmen arbeitet. Die Vorteile: Ihr neues Teammitglied kennt die Strukturen. Der Mitarbeiter weiß bereits, wie er bestimmte Systeme bedient und hat wertvolle Kontakte in andere Abteilungen.

Möchten Sie möglichst viele geeignete Kandidaten erreichen, sollten Sie eine interne Stellenausschreibung verfassen. Diese muss dann allen Mitarbeitern des Unternehmens zugänglich sein, damit jeder die Chance hat, sich zu bewerben. Aufgaben und Anforderungsprofil sollten genau beschrieben sein, im Übrigen darf die Ausschreibung kurz ausfallen.

Externe Neubesetzung: Vielleicht fehlt in Ihrer Firma schlichtweg die passende Fachkraft, um den ausgeschiedenen Mitarbeiter bestmöglich zu kompensieren. Oder Sie finden intern niemanden, der wechseln möchte. Dann können Sie die vakante Stelle ausschreiben und extern besetzen.

Prüfen Sie: Ist Zeitarbeit eine Lösung zur Überbrückung?

Einen Mitarbeiter ersetzen Sie nicht im Handumdrehen: Der neue Angestellte soll in die Fußstapfen des früheren Kollegen treten, am besten neues Expertenwissen und jede Menge praktische Erfahrung mitbringen. Gleichzeitig muss er gut ins Team passen. Wählen Sie Ihren Top-Kandidaten deshalb sorgfältig aus. Führen Sie Interviews mit mehreren Personen, um die ideale Besetzung zu finden.

Sie brauchen sofort Unterstützung, weil beispielsweise dringende Projekte anstehen oder abgeschlossen werden müssen? In diesem Fall ist Zeitarbeit eine gute Alternative. Stellen Sie vorübergehend eine Zeitarbeitskraft ein, können Sie in Ruhe intern oder extern nach einem passenden Bewerber suchen. So vermeiden Sie Fehler beim Recruiting.

Bildquelle: Vitaly Gariev@Unsplash

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