Bye-bye Großraumbüro? Ohne neue Bürokonzepte geht es kaum

Anregendes, motivierendes Arbeitsumfeld oder Konzentrations- und Produktivitätskiller: Über das Für und Wider von Großraumbüros wird wohl seit ihrer Erfindung vor rund 100 Jahren gestritten. Laut, hektisch und unruhig sind typische Kritikpunkte. Seit der Corona-Pandemie ist ein weiterer hinzugekommen: das hohe Infektionsrisiko. Unternehmen müssen sich fragen, ob es nicht Zeit für ein neues, moderneres Bürokonzept ist.

In diesem Artikel lesen Sie:

Open-Space – vom Trend zum überholten Bürokonzept
Bedürfnisse der Mitarbeiter beachten
Rückkehr zum Einzelbüro als Option?
Arbeitsplätze müssen zu den Aufgaben passen
Das Büro der Zukunft wird auf jeden Fall ein anderes sein

Open-Space – vom Trend zum überholten Bürokonzept

Im Zuge von New Work wurden Open-Space-Flächen für viele zum Inbegriff eines modernen Bürokonzepts: Im offenen Raum ohne Wände als Barrieren werden Kommunikation und Agilität der Mitarbeiter gefördert. Statt flächenintensiver Besprechungsräume lassen sich kleinere Meetingzonen einrichten. Und auch aus repräsentativer Sicht ließ sich mit einem weitläufigen Open-Space-Büro durchaus eine Wirkung erzielen.

Doch dann kam Corona – und veränderte die Arbeitswelt nachhaltig. Ob nun Open-Space oder klassisches Großraumbüro: Die Erkenntnis, dass sich Infektionskrankheiten in solchen Räumen leichter verbreiten, ist zwar nicht neu. Sie rückte aber durch das Virus verstärkt in den Fokus. Angestellte zogen ins Home-Office um und in vielen Fällen werden sie auch weiterhin zumindest teilweise remote arbeiten. Hybrides Arbeiten wird laut einer aktuellen Studie von Robert Half für 89 % der deutschen Geschäftsführer die Zukunft sein. Für Unternehmen stellt sich die Frage, wie sie jetzt mit großen Büroflächen verfahren.

Ist es sinnvoll, mithilfe zusätzlicher Wände wieder vermehrt auf Klein- oder sogar Einzelbüros zu setzen, auch wenn diese in der Summe mehr Fläche pro Mitarbeiter verbrauchen?
Können vielleicht sogar nicht mehr benötigte Flächen abgestoßen werden, weil ein Teil der Belegschaft dauerhaft remote oder hybrid arbeitet?
Oder treibt man die Kostensenkung noch weiter, indem man flächendeckend auf dezentrales Arbeiten setzt, nachdem Home-Office nun ohnehin erfolgreich eingeführt wurde?

Sven Hennige, Deutschland-Chef bei Robert Half, spricht im Interview mit dem FINANCE Magazin darüber, wie sich die Zusammenarbeit im Team durch Corona verändert hat:

[Musik] hallo und herzlich willkommen bei finance tv es ist kein schönes jubiläum denn jetzt ist es inzwischen gut ein jahr her dass das corona virus deutschland mit voller wucht erfasste von einem tag auf den anderen mussten banker finanzverantwortliche wirtschaftsprüfer 1 home office ziehen und viele haben seit monaten das büro nicht mehr von innen gesehen das bedeutet das für den zusammenhalt im team und worauf sollten finanzchefs und finanzleiter jetzt achten wenn die belegschaft hoffentlich bald wieder ins büro zurückkehrt das bespreche ich jetzt mit sven hennige er ist senior managing director bei dem personaldienstleister robert half halle wenige hallo grüße sie man hat ja den eindruck dass sich deutschlands finanzabteilung und banken nach anfänglichen geruckel eigentlich ganz gut mit dem thema remote work arrangiert haben was ist ihr eindruck also ich glaube für alle für uns alle war das erst mal eine riesen überwindung und auch ein schock von heute auf morgen im home office arbeiten zu müssen bei uns war so dazu 19.000 mitarbeiter über nacht ins home office geschickt haben wir waren gott sei dank als unternehmen ready viele unserer kunden unternehmen war das das wichtigste was ich gelernt habe in den letzten zwölf monaten ist zu verbrauchen viel vertrauensvorschuss zu geben weil auch den menschen die von heute auf morgen im home office sind die brauchen dieses vertrauen und keine großen fragezeichen die belastung durch außen ist groß genug ich hab's eingangs gesagt viele mitarbeiter ran zum teil seit monaten nicht mehr im büro haben ihre kollegen nicht mehr gesehen rechnen sie damit dass das die identifikation mit dem arbeitgeber nachhaltig schmälern also es ist wirklich eine herausforderung die kommunikation und vor allen dingen auch die kollaborationen aufrecht halten wenn man nicht mehr direkt mit den mitarbeitern in einem büro zusammen ist auch da gibt es mit sicherheit den ein oder anderen der anders mit der situation umgeht und umgegangen ist ich stehe jedoch fest mittlerweile haben sich ganz ganz viel eher gut eingependelt sondern es hat sich auch eine gewisse struktur ergeben wie man miteinander kommuniziert wenn man miteinander kommuniziert und letztlich funktioniert ist ganz ganz gut als sie haben nicht das nicht die befürchtung dass es da sozusagen steigende wechselbereitschaft gibt weil man sagt es hat einfach nicht so gut funktioniert also ich glaube was wechselbereitschaft angeht was natürlich dieses ganze remote working jetzt auf einmal für chancen bietet ist auch dass man nicht mehr auf den ort begrenzt ist wo man wohnt also wir speziell bei uns hat man sehr viele vermittlungen durchgeführt und letzten zwölf monaten die teilweise 6 700 kilometer entfernt sind vom wohnungsamt also es gibt man kann die eine seite sehen man kann es aber auch große klubs sehen es gibt neue chancen und möglichkeiten auch andere arbeitsstellen heute zu finden die nicht unbedingt immer im kreis sind wo ich wohne was sind denn typische fehler in der remote führung die sie jetzt vielleicht auch in den vergangenen monaten beobachtet haben und wie vermeidet man diese also fehler die ich sehe speziell bei jüngeren oder nicht zu erfahrenen managern die natürliche form von kontrollverlust spüren als sie das team nicht mehr um sich haben und da entsprechend wahrscheinlich noch eher negativ kommunizieren anstatt positiv kommunizieren mit ihren mitarbeitern mit ihren teamkollegen das ist ein riesen fehler den ich gesehen habe und ich glaube es ist die aufgabe des unternehmens da entsprechend über die personal oder irgendwie über die personal entwicklungsabteilungen entsprechend zu unterstützen auch entsprechende tools und trainings anzubieten wie es mit dem zusammenhalt im team viele ideen gerade konzeptionelles arbeiten das gibt's ja auch im banking und auch in der finanzabteilung die leben ja auch von spontanen ideen austauschen das typische treffen in der kaffeeküche was dann so gerne erwähnt wird wie kann man das denn tatsächlich ersetzen also was ich grundsätzlich festgestellt habe ist dass man ja er denkt es wird weniger gearbeitet wenn die menschen im home-office hin ich stelle fest auch an meiner eigenen person man arbeitet er mehr man erwartet aber etwas flexibler und ich meine mittlerweile gibt es tolle tools ob das jetzt teams ist mit dem wir zb arbeiten wo man mit whiteboards arbeiten kann also ich sehe da es ist eine umstellung gewählt getötet in eine art übrigens arbeitsmodell über und wie kann das dann ganz konkret aussehen also unter welchen umständen arbeitet meinem büro wann arbeitet man zu hause ich glaube man braucht hier eine klare struktur man braucht so genannte working windows wo man auch immer man hat durch diese locker und situation es ist ja auch so dass viele ja wirklich auch benachteiligt sind wenn familie partner kinder zu hause sind homeschooling und ich glaube der stresspegel steigt er wie wenn man im büro ist und da ist es wichtig wirklich für sich selbst eigene working windows zu schaffen zu kreieren und das natürlich auch im team und mit dem team kollegen entsprechend zu teilen und dann gewisse struktur aufzubauen das funktioniert eigentlich ganz ganz gut lassen sie uns mal nach vorne schauen jetzt das ist ja hoffentlich bald so dass wenn die impfungen vorangehen das dann auch wieder mehr mitarbeiter ins büro zurückkehren können wo sollten wir sollte man darauf achten braucht es ein richtiges rion boarding ich glaube schon also es ist natürlich von branche zu branche auch etwas unterschiedlich aber natürlich hat man sich jetzt schon so seine eigene welt im home-office zurecht gemacht seine eigene seinen eigenen arbeitstag in irgendeiner weise strukturiert ich denke schon dass es ein anbau den geben muss so eine reintegration wird er in das in das umfeld wobei ich glaube wir machen ja regelmäßig umfragen mit unseren mitarbeitern einmal im monat und es die tendenz geht wirklich dahin dass zehn bis 15 prozent sagen sie müssten nur noch in morbach ist arbeiten und der große rest zieht dieses hybride arbeiten vor hybrid arbeiten heißt 23 tage die woche im office und weil ich entscheidend ist wenn ich in form eines teams arbeite oder witziger zeigen und erfahrungen im workshop oder oder team aktion und da ist natürlich die absprache und die koordination ganz ganz wichtig aber wie gesagt die technischen möglichkeiten sind da die mitarbeiter haben durch diese form der freiheit gehen wir davon aus kuba impfungen und so weiter alles ist geht in die richtigen bahnen die angst ist weg dann glaube ich dass das hybride arbeiten zusammen in einer gut organisierten struktur weitaus mehr freude bringt dann den job zu machen als vielleicht sogar vorher dieses denn im banking ich meine es gab im vergangenen sommer schlagzeilen von mitarbeitern in london die gar nicht ins büro zurück wollten die arbeitgeber dann mit freibier und sandwiches gelockt haben wie ist es in dem bereich wollen da vielleicht mitarbeiter gar nicht zurück ins büro man kann davon ausgehen es gibt 80 dabei da in fetten financial services umfeld wollen ins büro nicht mehr fünf tage die woche nicht mehr von morgens acht bis abends 10 aber zwei drei tage die woche von kollegen zu sehen um diese kultur ich glaube dass die größte herausforderung ist wenn der unternehmenskultur ganz ganz stark auf teamwork aufgebaut war in der vergangenheit ist es jetzt wichtig für unternehmen diese kultur auch auf dieses hybride arbeiten zu übersetzen und neue mittel und wege finden diese kultur zu klären ich glaube das büro der zukunft und einen her ein treffpunkt sein wo man sich auch regelmäßig austauscht und ich glaube dass jeder auch irgendwo diese gemeinschaft sucht wie gesagt nur ein ganz ganz kleiner prozentsatz der sagte er möchte nur noch von zu hause aus aber weniger vielen dank bis hierhin ich habe auch für sie noch unsere drei kurzen fragen von finance tv mit der bitte um eine ganz kurze antwort die erste wäre was glauben sie wie hoch wird der anteil von home office in der finanzabteilung speziell künftig seien weniger als 30 prozent zwischen 30 und 60 prozent oder mehr als 60 prozent ich glaube zwischen 30 und 60 prozent die zweite frage wie nachhaltig auf einer skala von 1 bis 10 hat jetzt die korona krise das arbeitsleben und die zusammenarbeit im team verändert wenn eins wenig ist und 10 4 10 das ist eine sehr sehr hohe zahl sehr hohe angabe und die letzte frage persönliche frage wie arbeiten sie denn persönlich am liebsten im büro oder zu hause alles klar dankeschön für die für die einblicke für die einschätzung wir hoffen natürlich im sinne aller dass wir bald auch wieder ins büro stärker zurückgehen dürfen denn das würde bedeuten dass wir die korona pandemie auch wieder in den griff bekommen herzlichen dank herzlichen dank fürs zuschauen bis dahin auf wiedersehen [Musik]

Bedürfnisse der Mitarbeiter beachten

Universell lassen sich diese Fragen sicherlich nicht beantworten, letztlich muss jedes Unternehmen seinen eigenen Weg finden. Wichtig ist dabei, auch die Bedürfnisse der Mitarbeiter im Blick zu behalten. Sie müssen sich wohl und sicher fühlen, damit sie produktiv arbeiten.

Nicht jeder von ihnen wird mit Home-Office dauerhaft glücklich. Viele brauchen den unmittelbaren, persönlichen Kontakt zu ihren Kollegen. Diverse Umfragen zeigen, dass viele Arbeitnehmer während der Pandemie das soziale Miteinander im Büro vermisst haben. Für manche ist der Arbeitsplatz der Ort, an dem sie Anschluss finden, andere sehen ihn als willkommenen Ausgleich zum Familienleben daheim. Und nicht jeder hat im Home-Office optimale Arbeitsbedingungen.

Andererseits kommt die Kritik am Großraumbüro nicht von ungefähr: Lärmbelastung und fehlende Privatsphäre sind nicht von der Hand zu weisen. Studien belegen, dass Angestellte in Großraumbüros häufiger krank und insgesamt unzufriedener mit ihren Arbeitsbedingungen sind. Viele Arbeitnehmer haben während der Corona-Pandemie festgestellt, dass sie am heimischen Schreib- oder Küchentisch deutlich konzentrierter arbeiten können als im lauten Großraumbüro.

Rückkehr zum Einzelbüro als Option?

Also doch eine Rückkehr zum Einzelbüro, das bisher vielfach als überholtes Statussymbol galt? Aus infektiologischer Sicht wäre das sicherlich eine sinnvolle Maßnahme. Anzunehmen, dass in Einzel- oder Zweierbüros automatisch konzentrierter und effizienter gearbeitet wird, ist allerdings ein Trugschluss. Die Abgeschiedenheit eines Einzelbüros kann geradezu dazu einladen, unproduktiv zu sein. Denn mit der lärmenden Betriebsamkeit des Großraumbüros bleibt auch der Effekt, den produktive Kollegen auf die eigene Motivation und Disziplin haben, vor der Tür.

Und auch sonst spricht mehr gegen als für die Rückkehr zum Einzel- oder Kleinbüro. Die Kosten sind hoch: Neben erheblichen baulichen Maßnahmen ist mehr Fläche pro Mitarbeiter erforderlich. Zudem werden wichtige Faktoren für eine moderne, befriedigende Arbeitsumgebung ausgebremst, allen voran Kommunikation und Zusammengehörigkeitsgefühl.

Hinzu kommt: Viele Angestellte möchten gar kein Einzel- oder Zweierbüro – so sehr sie auch über das laute, mitunter müffelnde Großraumbüro klagen.

Arbeitsplätze müssen zu den Aufgaben passen

Wie also das Dilemma lösen? Im Idealfall bieten Sie Ihren Mitarbeitern für alle anfallenden Aufgaben passende Arbeitsplatzformen an. Ein solches modernes Bürokonzept beinhaltet verschiedene Räumlichkeiten, die sich am individuellen Bedarf des Unternehmens orientieren, beispielsweise

Rückzugsräume für konzentriertes, störungsfreies Arbeiten,
spezielle Räume zum Telefonieren und für Videocalls mit entsprechender technischer Ausstattung,
mittelgroße Büros für Kollegen, die sich stetig direkt austauschen müssen,
Räumlichkeiten für Publikumsverkehr,
kleine Meetingräume für interne Besprechungen.

Mit Open-Space-Büros wurde zum Teil schon ein Schritt in diese Richtung gegangen, indem verschiedene Zonen eingerichtet wurden. Dies aber häufig nicht konsequent genug, sodass es letztendlich doch ein Großraumbüro blieb – im schlechtesten Fall sogar mit höherer Lärmbelastung als beim klassischen Modell.

Sogenannte Multi-Space-Arbeitsumgebungen setzen dies konsequenter mit getrennten, bedarfsorientierten Räumlichkeiten um. Damit ein solches Konzept gelingen kann, ist es wichtig, zunächst zu evaluieren, welche Tätigkeiten anfallen, wie die idealen Räumlichkeiten dafür aussehen und auch, welche Wünsche Ihre Mitarbeiter haben.

Das Büro der Zukunft wird auf jeden Fall ein anderes sein

Die Corona-Pandemie hat den stetigen Wandel der Arbeitswelt in vielen Bereichen beschleunigt. Hybrides Arbeiten, also sowohl vor Ort als auch remote, wird langfristig Usus bleiben. Das hat Auswirkungen auf die Bürogestaltung. Wenn – zumindest in Teilen – dezentral gearbeitet wird, gewinnt das Büro als Ort der Begegnung an Bedeutung. Ein fester Arbeitsplatz für jeden Mitarbeiter dürfte hingegen in vielen Unternehmen künftig nicht mehr Standard sein. Das bietet Möglichkeiten für innovative Lösungen: Durch eine Umstrukturierung können Unternehmen Flächen für neue, aufgabenorientierte Räumlichkeiten schaffen.

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