Over enkele weken staat er een belangrijke verandering te gebeuren op het vlak van facturatie in België: vanaf 1 januari 2026 zullen btw-plichtige ondernemingen verplicht zijn om gestructureerde elektronische facturen (e-facturen) te gebruiken in hun onderlinge transacties. Wat is het, wat moet u weten, wat moet u doen en wanneer?
Wat is e-invoicing precies?
De dag van vandaag worden veel facturen opgesteld in Word of Excel, omgezet in PDF en dan via e-mail verstuurd. Het aankomende e-invoicing brengt hier verandering in: het gaat om het standaardiseren en structureren van elektronische facturen, waarbij alle factuurgegevens, zoals leverancier, klant, bedragen, BTW, omschrijvingen, in een vaste structuur staan, zodat boekhoud- of ERP-software ze automatisch kan lezen en verwerken.
Het grote voordeel van dergelijke e-invoicing is natuurlijk minder handmatig werk, snellere en betrouwbaardere uitwisseling, minder fouten, en een betere integratie tussen facturatie en boekhouding.
Een cruciaal technisch element is het beveiligde netwerk waarmee dergelijke elektronische zakelijke documenten uitgewisseld zullen worden. In België zal dit verlopen via Peppol (Pan-European Public Procurement Online).
Voor wie geldt de verplichting?
De e-invoicing geldt voor alle Belgische ondernemingen die BTW-plichtig zijn en factureren naar andere ondernemingen. Hierbij gaat het dus ook over kmo’s, zelfstandigen en grote bedrijven. Ook wie enkel facturen ontvangt, moet zorgen dat zijn systemen compatibel zijn met Peppol.
Uitzonderingen gelden wel voor facturatie aan particulieren bij uitgaande facturen en bij transacties waarbij minstens een van de partijen niet BTW-plichtig is.
Zo pakt u de overgang stap voor stap aan
Om te vermijden dat de omschakeling naar e-invoicing in december nog hals over kop moet gebeuren, is het verstandig om nu al te beginnen met de voorbereiding. Onderstaand stappenplan helpt u om de komende periode gestructureerd te werk te gaan.
Stap 1: Breng uw huidige processen in kaart
Begin met een inventarisatie van hoe facturatie vandaag verloopt binnen uw organisatie. Via welke software worden facturen verstuurd en ontvangen? Wie van je werknemers is hierbij betrokken? Welke systemen gebruiken uw klanten en leveranciers? Een helder overzicht vormt de basis voor elke volgende stap.
Stap 2: Controleer de software
Bekijk of uw huidige facturatie- of ERP-systeem klaar zijn voor e-facturatie. Ga na of ze gestructureerde e-facturen kunnen aanmaken en ontvangen in het juiste formaat (zoals XML volgens de Europese standaard). Soms zijn extra koppelingen nodig. Controleer ook of u al toegang hebt tot het Peppol-netwerk.
Stap 3: Stem af met uw klanten en leveranciers
E-facturatie kan pas echt efficiënt werken als ook uw klanten en leveranciers klaar zijn. Vraag na of zij al e-facturen kunnen verzenden of ontvangen, en via welk platform of protocol dat gebeurt. Zo vermijdt u later technische mismatches en dubbele inspanningen.
Stap 4: Start de testfase
Hebt u nog geen juiste softwareprogramma’s voor e-facturatie? Dan is dit het juiste moment om een geschikte leverancier of dienstverlener te kiezen. Begin daarna met testen van het versturen en ontvangen van facturen. Zo kunnen eventuele pijnpunten op tijd ontdekt worden.
Stap 5: Zorg voor opleiding
Nieuwe processen vragen om duidelijke communicatie. Zorg dat uw boekhouders, financiële medewerkers en andere betrokkenen weten wat er verandert. Voorzie in opleidingen over hoe ze met de nieuwe software moeten werken, welke controles nodig zijn, wat de validatieregels zijn (correcte codes, verplichte velden, consistentie) en hoe ze met foutmeldingen moeten omgaan.
Stap 6: Schakel volledig over tegen 1 januari 2026
Vanaf de wettelijke startdatum moeten alle facturen voldoen aan de nieuwe e-facturatiestandaard. Zorg dat u tegen dan volledig bent overgeschakeld, zodat uw facturatie zonder onderbreking verder kan verlopen.
Wees voorbereid
Schrijf u in op de nieuwsbrief van Robert Half
De verplichte e-invoicing is geen ver-van-je-bed-show meer, maar een daadwerkelijk aankomend feit, met een harde ingangsdatum (1 januari 2026) voor Belgische btw-plichtige ondernemingen in B2B-relaties. De transitie vraagt voorbereiding, zowel op technologisch als organisatorisch vlak, maar biedt tegelijk opportuniteiten: meer efficiëntie, minder fouten, betere aansluiting tussen factuur- en boekhoudsystemen, én een sterk signaal naar klanten/leveranciers dat u klaar bent voor de digitale toekomst.
Meer managementtips? Schrijf u nu in voor onze nieuwsbrief en ontvang ze rechtstreeks in uw mailbox!
