D’ici quelques semaines, le domaine de la facturation en Belgique va connaitre un grand changement : à partir du 1er janvier 2026, les entreprises assujetties à la TVA devront utiliser des factures électroniques structurées (e-factures) dans leurs transactions mutuelles. De quoi s’agit-il, que faut-il savoir, que devez-vous faire et surtout… Quand ? Nous vous expliquons tout.
En quoi consiste la facturation électronique ?
À l’heure actuelle, de nombreuses factures sont établies dans Word ou Excel, puis converties en PDF et envoyées par e-mail. La facturation électronique, qui entrera bientôt en vigueur, introduit un changement à cet égard : les factures électroniques seront standardisées et structurées afin que toutes les données de facturation (comme le fournisseur, le client, les montants, la TVA et les descriptions) soient présentées dans une structure fixe, et que les logiciels de comptabilité ou d’ERP puissent les lire et les traiter automatiquement.
Le grand avantage de cette facturation électronique est bien sûr la réduction du travail manuel, un échange plus rapide et plus fiable, moins d’erreurs et une meilleure intégration entre la facturation et la comptabilité.
Le réseau sécurisé par lequel ces documents commerciaux électroniques seront échangés représente un élément technique crucial. En Belgique, il s’agira de Peppol (Pan-European Public Procurement Online).
À qui cette obligation s’applique-t-elle ?
La facturation électronique s’applique à toutes les entreprises belges assujetties à la TVA qui facturent à d’autres entreprises. Les PME, les grandes entreprises et les indépendants sont donc également concernés – même ceux qui reçoivent uniquement des factures doivent s’assurer que leurs systèmes sont compatibles avec Peppol.
Des exceptions s’appliquent toutefois aux factures sortantes à l’attention de particuliers et aux transactions dans lesquelles au moins l’une des parties n’est pas assujettie à la TVA.
Comment aborder la transition étape par étape
Afin d’éviter que le passage à la facturation électronique en décembre ne doive se faire à la hâte, il est judicieux de s’y préparer dès maintenant. Le plan par étapes ci-dessous vous aidera à le faire de manière structurée au cours de la période à venir.
Étape 1 : Faites le point sur vos processus actuels
Commencez par dresser un inventaire de la manière dont la facturation est actuellement gérée au sein de votre entreprise. Quel logiciel est utilisé pour envoyer et recevoir les factures ? Quels sont les employés concernés ? Quels sont les systèmes utilisés par vos clients et fournisseurs ? Une vision claire de la situation est indispensable pour passer à l’étape suivante.
Étape 2 : Contrôlez votre logiciel
Vérifiez si votre système de facturation ou votre ERP actuel est prêt pour la facturation électronique. Assurez-vous qu’il peut créer et recevoir des factures électroniques structurées dans le format approprié (comme XML, selon la norme européenne). Des connexions supplémentaires sont parfois nécessaires. N’oubliez pas de vérifier également si vous avez déjà accès au réseau Peppol.
Étape 3 : Coordonnez-vous avec vos clients et fournisseurs
La facturation électronique ne peut fonctionner efficacement que si vos clients et fournisseurs sont eux aussi prêts. Demandez-leur s’ils peuvent déjà envoyer ou recevoir des factures électroniques, et via quelle plateforme ou quel protocole. Vous éviterez ainsi les incompatibilités techniques et un double effort ultérieur.
Étape 4 : Démarrez la phase de test
Vous ne disposez pas encore de logiciel adapté à la facturation électronique ? C’est le moment idéal pour choisir un fournisseur ou un prestataire de services approprié. Testez ensuite l’envoi et la réception de factures afin de détecter à temps les éventuels problèmes.
Étape 5 : Assurez la formation
Les nouveaux processus exigent une communication claire. Veillez à ce que vos comptables, vos collaborateurs financiers et toute autre personne concernée soient informés des changements. Organisez des formations sur l’utilisation du nouveau logiciel, les contrôles nécessaires, les règles de validation (codes corrects, champs obligatoires, cohérence) et la manière de traiter les messages d’erreur.
Étape 6 : Passez complètement à la facturation électronique pour le 1er janvier 2026
À compter de la date d’entrée en vigueur de la loi, toutes les factures devront être conformes à la nouvelle norme de facturation électronique. Assurez-vous d’avoir effectué la transition complète d’ici là, afin que votre facturation puisse se poursuivre sans interruption.
La changement, c'est pour bientôt !
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La facturation électronique obligatoire n’est plus une perspective lointaine, mais bien une réalité imminente, avec une date d’entrée en vigueur fixe (le 1er janvier 2026) pour les entreprises belges assujetties à la TVA dans le cadre de relations B2B. La transition requiert une préparation, autant sur le plan technologique qu’organisationnel, mais elle offre également des opportunités : plus d’efficacité, moins d’erreurs, une meilleure connexion entre les systèmes de facturation et de comptabilité. En plus d’envoyer un signal fort à vos clients/fournisseurs : vous êtes paré pour l’avenir numérique.
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