Gemiddelde leestijd: 3 minuten
4 tips voor het voeren van een waardevol exitgesprek.
Het behoort tot de onvermijdelijke momenten van elke werkgever: een werknemer die vertrekt. En daarbij hoort een exitgesprek. Maar hoe voer je zo'n gesprek en wat is het doel hiervan? Het is belangrijk om zo'n gesprek te voeren, want misschien komen er wel zaken uit die je kunt aanpakken om toekomstig verloop te voorkomen. Bovendien is het belangrijk om met een goed gevoel afscheid van elkaar te nemen. Maar: hoe voer je als werkgever een positief exitgesprek? We geven vier tips voor het voeren van een waardevol exitgesprek.
1. Wat is de betekenis van een exitgesprek en hoe bereid je het voor?
Een exitgesprek is het laatste formele gesprek dat een werkgever met een werknemer zal voeren. Tijdens dit gesprek spreken jij en je werknemer over positieve en negatieve ervaringen met het bedrijf, het beleid, leidinggevenden etc. Een grote valkuil voor een werkgever is dat het exitgesprek niet belangrijk wordt geacht en het om die reden niet wordt voorbereid. Communiceer met je vertrekkende werknemer duidelijk wat het doel van het gesprek is, dat de inhoud ervan vertrouwelijk blijft en wat er met de besproken informatie gebeurt. Dit doe je zodat de kans op eerlijke antwoorden het grootst is: dat is tenslotte waar je als werkgever het meest aan hebt. Plan het gesprek ook tijdig in, zodat je niet het risico loopt dat de motivatie al helemaal weg is, of dat er een overgebleven vakantiedag wordt opgenomen. Deel van tevoren een korte agenda met de onderwerpen die je wilt bespreken, zodat ook de werknemer zich kan voorbereiden. Overigens is een exitgesprek geheel vrijblijvend, dus laat het aan hem of haar over of het doorgaat.
2. Wie zal het exitgesprek voeren?
Een voor de hand liggende keus is om het exitgesprek door de leidinggevende te laten voeren. De kans bestaat echter dat het juist die leidinggevende is die de reden voor vertrek is. Zet daarom bijvoorbeeld een HR-medewerker of een directe collega die je vertrouwt tegenover je vertrekkende werknemer. Dit schept een lossere sfeer en zorgt zo voor relevantere antwoorden.
3. Wat bespreek je tijdens een exitgesprek?
Wat er ook gebeurt tijdens het exitgesprek: laat het niet uitlopen in een discussie over wie gelijk heeft. Het is de werknemer die zijn of haar hart mag luchten over de reden van vertrek. Om lijn te houden in het gesprek – en ervoor te zorgen dat alle onderwerpen aan bod komen – is het aan te raden in ieder geval de volgende onderwerpen af te vinken:
- Inhoud van het werk: takenpakket en variatie in de werkzaamheden
- Arbeidsomstandigheden: werkruimte, gedrag collega’s, lawaai
- Werkverhoudingen: samenwerking met collega’s en leidinggevenden
- Arbeidsvoorwaarden: primair en secundair
4. Evalueer exitgesprekken en onderneem actie
Gebruik ditzelfde formulier bij elk exitgesprek om ze met elkaar te kunnen vergelijken. Evalueer dan ook regelmatig de exitgesprekken die hebben plaatsgevonden. De formulieren maken het vinden van patronen eenvoudiger zodat je direct ziet of er verbetering mogelijk is in bijvoorbeeld je stijl van leidinggeven of de werkomstandigheden. Komt het gedrag van een bepaalde collega steeds terug? Houd dit dan geheim – je mag de informatie niet gebruiken in de beoordeling van collega’s.
Hoe je exitgesprekken ook verlopen, zorg er altijd voor dat het gevoel na het gesprek bij beide partijen goed is. Want met een goed gevoel samenwerken betekent ook dat je met een goed gevoel afscheid van elkaar moet kunnen nemen.
