Immer mehr Unternehmen setzen im Recruiting auf Chatbots und virtuelle Assistenten. Wie Bewerber:innen diese Form der digitalen Kommunikation erleben und was der Einsatz smarter Tools für HR-Abteilungen bedeutet, erklärt Guido Sieber, Managing Director für Technology bei Robert Half.
Digitale Assistenten sind längst kein Zukunftsthema mehr, sondern vielerorts fester Bestandteil von Bewerbungsprozessen. Für Unternehmen bieten Chatbots und virtuelle Assistenten die Möglichkeit, standardisierte Aufgaben effizient abzuwickeln und ihre Bewerbungsabläufe zu beschleunigen.
Bewerber:innen auf der anderen Seite treffen auf eine neue Form der Kommunikation. Hierbei müssen sie insbesondere darauf achten, wie mit ihren persönlichen Daten umgegangen wird.
Erfahren Sie in diesem Artikel, wie sich die Interaktion mit KI-basierten Tools vom klassischen Gespräch unterscheidet, welche Vor- und Nachteile damit verbunden sind und was beim Thema Datenschutz besonders wichtig ist.
Das steckt hinter Chatbots und VA (virtuelle Assistenten)
Digitale Assistenten im Recruiting sorgen für effizientere Bewerbungsprozesse. Chatbots beantworten häufig gestellte Fragen, nehmen Bewerbungen entgegen und erinnern an fehlende Unterlagen. Einige Systeme begleiten die Kandidat:innen durch den gesamten Bewerbungsprozess. Sie erklären einzelne Schritte, unterstützen beim Ausfüllen von Formularen und geben direkt Rückmeldung, ob die Angaben vollständig sind.
Virtuelle Assistenten übernehmen noch komplexere Aufgaben, etwa das gezielte Durchsuchen von Unterlagen nach bestimmten Qualifikationen oder automatisierte Erstinterviews per Chat oder Video. Moderne Tools greifen dabei auf Künstliche Intelligenz zurück, um ihre Antworten individuell auf die jeweilige Situation abzustimmen.
Im Hintergrund arbeiten viele Unternehmen zusätzlich mit sogenannten Applicant Tracking Systemen (ATS), die Bewerbungen verwalten, den Status dokumentieren und interne Abläufe steuern. ATS sind in erster Linie für HR-Abteilungen entwickelt und bleiben für Bewerber:innen oft unsichtbar. Chatbots und virtuelle Assistenten dagegen treten direkt mit Kandidat:innen in Kontakt und prägen das digitale Bewerbungserlebnis unmittelbar.
Gerade bei einem grossen Bewerberaufkommen gewinnen diese Technologien an Bedeutung. Sie entlasten HR-Teams von Routinetätigkeiten, verkürzen die Zeit bis zur Rückmeldung und sorgen dafür, dass Informationen schnell und zuverlässig weitergegeben werden.
Für Bewerber:innen bedeutet das oft mehr Transparenz und schnellere Antworten, unabhängig von Geschäftszeiten. Gleichzeitig erwarten viele, dass der Prozess technisch reibungslos läuft und der Schutz ihrer persönlichen Daten jederzeit gewährleistet ist. Trotz aller Automatisierung bleibt das persönliche Gespräch aber ein wichtiger Bestandteil, vor allem bei individuellen Fragen oder im weiteren Auswahlverfahren.
Mensch vs. Maschine: So unterscheiden sich Chatbots und persönliche Gespräche
Digitale Assistenten sichern Unternehmen eine gleichbleibende Qualität in den Abläufen und ermöglichen eine verlässliche Vorauswahl nach objektiven Kriterien. Bewerber:innen erhalten schnelle Antworten auf organisatorische Fragen und zügige Rückmeldungen zu ihren eingereichten Unterlagen.
Im direkten Vergleich mit einem Gespräch zwischen Menschen zeigen sich aber klare Unterschiede. Während Chatbots und virtuelle Assistenten auf festgelegte Abläufe und gespeicherte Informationen zugreifen, können Personalverantwortliche flexibel auf individuelle Situationen reagieren, gezielt nachfragen und Zwischentöne aufnehmen.
Gerade wenn es um die Motivation, Entwicklungsperspektiven oder die persönliche Passung ins Team geht, sind Empathie und die Fähigkeit, auf Nuancen einzugehen, unverzichtbar. Anders als KI-Tools erkennen Menschen Unsicherheiten, können ermutigen oder offene Fragen klären.
Viele Bewerber:innen schätzen eine Mischung. Digitale Tools unterstützen den Einstieg in den Prozess, doch für den weiteren Verlauf und die finale Auswahl behalten persönliche Gespräche ihren festen Platz. Unternehmen, die beide Ansätze sinnvoll kombinieren, schaffen Transparenz und zeigen Wertschätzung für die Individualität ihrer Kandidat:innen.
Vor- und Nachteile für Unternehmen und Bewerber:innen
Digitale Assistenten ermöglichen Unternehmen, bei grossem Bewerbungsaufkommen strukturiert und effizient zu arbeiten. Sie filtern automatisch nach festgelegten Kriterien und verschaffen HR-Teams mehr Zeit für die individuellen Gespräche mit vielversprechenden Bewerber:innen.
Gleichzeitig birgt die Automatisierung Risiken. Denn ungewöhnliche Lebensläufe oder alternative Karrierewege können von starren Algorithmen übersehen werden. Das erfordert die regelmässige Kontrolle und Anpassung der Systeme durch die HR-Verantwortlichen.
Für Bewerber:innen liegt der Vorteil vor allem darin, dass sie einfacher mit einem Unternehmen in Kontakt treten und jederzeit grundlegende Informationen abrufen können.
Allerdings erleben viele die Kommunikation mit Chatbots als distanziert, insbesondere, wenn spezielle Anliegen nicht verstanden werden oder eine persönliche Rückfrage fehlt. Wer mit digitalen Assistenten interagiert, sollte daher gezielt nach Feedback-Möglichkeiten suchen und den direkten Kontakt zur Personalabteilung nicht scheuen, falls die Technik an Grenzen stösst.
Umgang mit sensiblen Daten und persönlichen Informationen
Chatbots und virtuelle Assistenten verarbeiten im Bewerbungsprozess regelmässig persönliche und teils sehr vertrauliche Angaben, von Kontaktdaten bis zu Lebensläufen und Motivationsschreiben. Unternehmen müssen dabei alle gesetzlichen Vorgaben zum Datenschutz einhalten und offenlegen, wie Daten erhoben, gespeichert und verwendet werden. Das betrifft vor allem die Einhaltung der DSGVO, transparente Datenschutzhinweise sowie eine klare Trennung zwischen technisch notwendigen und optionalen Informationen.
Bewerber:innen sollten bewusst darauf achten, welche Angaben sie im digitalen Dialog machen und ob die jeweilige Plattform sichere Übertragungswege nutzt. Ein Blick auf die Datenschutzerklärung lohnt sich, ebenso wie die Nachfrage, wer Zugriff auf die Daten hat und wie lange diese gespeichert werden. Seriöse Unternehmen ermöglichen es in der Regel, sensible Fragen direkt an eine Ansprechperson zu richten oder die Daten nach Abschluss des Verfahrens löschen zu lassen. Wer sich mit der Datennutzung unwohl fühlt, sollte aktiv das Gespräch suchen und auf alternative Kontaktwege bestehen.
So gelingt die Interaktion mit digitalen Assistenten
Wenn Sie im Bewerbungsprozess auf Chatbots oder virtuelle Assistenten treffen, sollten Sie einige Grundregeln beachten. Formulieren Sie Ihre Antworten möglichst klar und direkt, da digitale Systeme mit langen oder mehrdeutigen Formulierungen oft Schwierigkeiten haben.
Nutzen Sie zudem die angebotenen Rückfragefunktionen, wenn Ihnen Informationen fehlen oder Sie bestimmte Angaben noch einmal bestätigen möchten. Lassen Sie sich von der Automatisierung nicht verunsichern. Bei Unsicherheiten oder sensiblen Themen ist es sinnvoll, den persönlichen Kontakt zur HR-Abteilung zu suchen und gezielt nach einer Ansprechperson zu fragen.
Achten Sie ausserdem darauf, welche persönlichen Daten Sie preisgeben und prüfen Sie, ob das Unternehmen eine transparente Datenschutzerklärung anbietet. Verlassen Sie sich nicht nur auf Ihr Bauchgefühl, sondern informieren Sie sich aktiv über die genutzten Tools und Ihre Rechte im Bewerbungsprozess. So bleiben Sie handlungsfähig, auch in einer zunehmend digitalisierten Arbeitswelt.
Bildquelle: Irene Puzankova@istock
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