In een professionele omgeving krijgt iedereen met deadlines te maken. Een groot project voor een klant, een interne HR-campagne of een belangrijk evenement: bij de oplevering is timing net zo belangrijk als kwaliteit. Maar deadlines hoeven geen struikelblok te zijn. Integendeel, dankzij adequaat time management geven ze je een boost en zorgen ze er net voor dat je meer voldoening uit je werk haalt.
Stel prioriteiten
Voor veel mensen zijn krappe deadlines synoniem met stress, overuren en kopzorgen. Maar als je ze op de juiste manier beheert, hoeft dat helemaal niet het geval te zijn. Doeltreffend time management begint bij het stellen van de juiste prioriteiten. Scheid het kaf van het koren en focus op wat echt belangrijk is. Je doet er goed aan om een duidelijke planning op te maken en je per onderdeel een deadline op te leggen. Zo’n planning vormt doorheen je volledige project het kompas waarop je kan terugvallen. Tip: maak een duidelijke planning.
Leer 'neen' zeggen
Tijd is geld! Wanneer je een deadline in het verschiet hebt, is je tijd erg kostbaar. Je planning is dan ook heilig, zelfs al is de verleiding soms groot om je aandacht te verleggen. Een van de belangrijkste zaken bij time management is om niet van je pad af te wijken. Komen collega’s je iets vragen of krijg je telefoontjes van klanten die niet prioritair zijn? Neen zeggen is inherent aan project en time management. Niemand zal het je kwalijk nemen, zolang je open en duidelijk communiceert. Tip: communiceer open én duidelijk.
Time management en agendabeheer
Wie time management zegt, zegt agendabeheer. Op basis van je planning, zet je afspraken en to-do’s in je agenda. Vermijd om ellenlange opsommingen toe te voegen, want op die manier zie je door het bos de bomen niet meer. Taken kun je beter in een aparte takenlijst opnemen. Je agenda invullen is één zaak, hem strikt volgen een andere. Als je niet uitvoert wat er in je agenda staat, raak je na verloop van tijd hopeloos achterop en wordt je agenda een puinhoop in plaats van een leidraad. Tip: boek je agenda niet helemaal vol en laat altijd wat ruimte voor ad-hocwerk.
Laat je niet afleiden door e-mails
Afleiding is een groot gevaar wanneer je deadlines moet halen. Iedereen kent het wel: je bent aan het werk, je Outlook staat open en plots krijg je rechts onderaan op je scherm de melding dat je een e-mail hebt ontvangen. De verleiding is groot om hem onmiddellijk te openen en te behandelen. Maar dat is niet de juiste werkwijze, want op die manier word je voortdurend gestoord. Beter is om je e-mails twee of drie keer per dag (’s morgens, ’s middags en ’s avonds) door te nemen en je Outlook daarna te af te sluiten. Zo kun je ongestoord en geconcentreerd verder werken. Tip: plan vaste momenten in om e-mails na te kijken.
Hanteer een dagelijkse routine
Time management is ook synoniem met routine. Je moet het jezelf zo gemakkelijk mogelijk maken en obstakels zo veel mogelijk vermijden. Organiseer je werkplek op een ordelijke manier, gebruik templates en sjablonen, werk met sneltoetsen en zorg ervoor dat je alle documenten en tools snel kunt terugvinden. Comfortabel time management is een must voor wie efficiëntie hoog in het vaandel draagt. Tip: Voorzie ook tijd om je batterijen op te laden. Neem geregeld een pauze en spendeer tijd met vrienden of familie.
