U kent het wel: alle opdrachten verlopen volgens plan, want u bent goed georganiseerd en laat niets aan het toeval over. Tot plots verschillende klanten tegelijkertijd nieuwe vragen hebben en de workload op korte tijd de capaciteit overstijgt. Of de opdracht is zo specifiek dat u elders een specialist moet zoeken.
In beide situaties grijpt u terug naar tijdelijke werknemers die de werkdruk komen verlichten.
Hoe werkt u deze tijdelijke profielen snel in zodat ze meteen efficiënt werken en een meerwaarde betekenen voor uw onderneming?
Duidelijke communicatie
Het klinkt dan misschien cliché, maar duidelijke communicatie maakt het verschil tussen tevreden en ontevreden klanten én werknemers. Dat doet u het best via volgende stappen:
- Heet niet welkom maar doe welkom voélen
- Informeer huidige werknemers op voorhand over de nieuwe kracht
- Stel een mentor aan
- Geef zelf het goede voorbeeld
- Een tijdelijke collega is ook een collega
1 Heet niet welkom maar doe welkom voélen
Nieuwe werknemers die zich niet op hun plaats voelen zullen zelden uitblinken in efficiëntie. Breng daarom alle praktische maatregelen vanaf dag 1 in orde. Geef bijvoorbeeld nieuwe collega’s meteen een eigen werkplaats en computer. Het klinkt evident, maar in de realiteit loopt het lang niet altijd zo vlot. Stel de administratie ook niet nodeloos uit, zodat de tijdelijke werknemers niet zelf moeten aandringen om hun contract of login te krijgen en zo kostbare tijd verliezen.
2 Informeer huidige werknemers over nieuwe kracht
Beleg een meeting met uw huidige werknemers waarin u ze uitlegt waarom uw bedrijf tijdelijke hulp nodig heeft. Maak hen duidelijk wat ze mogen verwachten van hun tijdelijke collega en schets diens rol. Toon aan dat deze persoon niet aast op hun job, maar net hun werk komt verlichten zodat het voor iedereen aangenamer werken is. Leg er meteen de nadruk op dat ze deze nieuwe kracht met respect moeten behandelen.
3 Stel een mentor aan
We hebben allemaal baat bij iemand die ons begeleidt in onze job, al is het maar een klankbord. Belangrijk hierbij is dat u op dag 1 een introductiemoment plant. Een halve of zelfs hele dag waarbij u zowel de nieuwe collega aan iedereen voorstelt als meteen inwerkt in de dagelijkse gang van zaken.
Vraag bij uw vaste werknemers naar vrijwilligers om deze rol op te nemen. Deze persoon begeleidt de nieuwe collega niet enkel jobtechnisch, zodat er minder tijd verloren gaat, maar zorgt er ook voor dat er vanaf het begin een goeie band is tussen tijdelijke en vaste werknemers. Deze mentor gaat regelmatig langs bij de nieuwe collega om poolshoogte te nemen van de situatie, iets wat de hr-verantwoordelijke ook best doet. Zo pakt u mogelijke problemen meteen aan.
Want geraakt uw nieuwe werknemer geïsoleerd, dan verlaagt de productiviteit en gaat de bedoeling van extra personeel net verloren.
4 Geef zelf het goede voorbeeld
Een sterke band en gemoedelijke sfeer tussen collega’s is de beste voedingsbodem voor motivatie en productiviteit. Om strubbelingen tussen teamleden te vermijden is er weinig zo doeltreffend als zelf het goede voorbeeld geven.
Spreek regelmatig met alle werknemers en moedig interactie tussen alle teamleden aan, of het nu gaat om feedback bij opdrachten of gesprekken tijdens de lunchpauze. Hoort u iemand slecht spreken of roddelen over de tijdelijke collega’s, spreek die persoon er dan meteen op aan, voor het escaleert.
Uiteraard zijn deze tips toepasbaar op alle soorten functies. Sterke, open communicatie boost de tevredenheid van de hele werkvloer en is daarom essentieel voor een productieve onderneming.
5 Een tijdelijke collega is ook een collega
Laat ook tijdelijke collega’s voelen dat ze deel uitmaken van de groep. Betrek ze bij teamuitstapjes, middagwandelingen, friday drinks of wat dan ook. Het succes van de tijdelijke tewerkstelling staat of valt met een tevreden werknemer.
