Zo schrijft u een functieomschrijving om de juiste kandidaat aan te trekken.
Wilt u de komende maanden echt een nieuwe medewerker aanwerven? Dan is het nu het juiste moment om aan de slag te gaan. Een goede functieomschrijving is een absolute must. Door nauwkeurig te zijn bij het beschrijven van de vereisten voor de job zal u voorkomen dat u fouten maakt. Om dit proces nog beter te doen verlopen, volgen hier enkele richtlijnen.
Analyseer de job voor u begint te schrijven
Door de beschrijving op papier te zetten, komt u er misschien achter dat een bepaalde functie eigenlijk niet door iemand op voltijdse basis ingevuld hoeft te worden. Misschien is het wel mogelijk om de taken te verdelen onder medewerkers die al bij het bedrijf werken. Als u beslist hebt dat u echt iemand nodig hebt voor de functie, bepaal dan de essentiële taken en verantwoordelijkheden.
Vermijd de meest voorkomende fouten
Een van de vaakst voorkomende fouten die managers maken, is dat ze gewoon een boodschappenlijst opstellen waarbij ze de taken opsommen zonder daadwerkelijk in detail naar de functie te kijken. Stel uzelf een aantal vragen om dit te voorkomen:
- Wat zijn de belangrijkste taken voor de werknemer?
- Wat heeft er prioriteit binnen het takenpakket?
- Hoe en aan wie wordt er gerapporteerd?
- Welke resultaten moet de werknemer daadwerkelijk leveren?
- Als uw werknemer een leidinggevende rol heeft, stel uzelf dan de vraag: wat is de omvang van zijn/haar autoriteit?
Aanwervingscriteria
De antwoorden op bovenstaande vragen dienen als basis om de criteria van de functie te bepalen: de mix van functionele kwalificaties, vaardigheden en karaktertrekken waarover de kandidaat moet beschikken om de job met succes uit te voeren. Probeer kwalificaties, vaardigheden en persoonlijke eigenschappen niet met elkaar te verwarren, aangezien ze elk subtiel van elkaar verschillen:
- Kwalificaties hebben betrekking op wat de kandidaat nodig heeft om het werk te doen: ervaring, opleiding en alle andere referenties.
- Vaardigheden verwijzen naar wat de kandidaat kan, bijvoorbeeld werken met verschillende computerprogramma’s.
- Persoonlijke eigenschappen zijn niet zo eenvoudig te meten of te definiëren. Het gaat bijvoorbeeld om een proactieve houding en een sterke persoonlijkheid.
De aanwervingscriteria zijn bijzonder belangrijk als er verschillende kandidaten zijn voor de functie. Ze zullen u in staat stellen om een groot aantal ‘ongeschikte’ kandidaten van de lijst te schrappen.
De functieomschrijving definiëren
Nu kan u van start gaan met het schrijven van de functieomschrijving. Vergeet niet dat de functieomschrijving niet alleen gebruikt wordt om de beste kandidaat aan te trekken, maar ook om andere kandidaten voor de functie te beoordelen. In het algemeen moet de functieomschrijving praktisch, functioneel en duidelijk zijn. Dit moet er zeker instaan:
- De functiebenaming, de afdeling en de persoon aan wie de werknemer zal rapporteren.
- De verantwoordelijkheden van de werknemer: wat houdt de functie in, en wat is het doel ervan?
- De belangrijkste taken en verantwoordelijkheden: zet de belangrijkste bovenaan en de minst belangrijke onderaan.
- Vaardigheden en eigenschappen waarover een goede kandidaat moet beschikken. Bijvoorbeeld: ‘een goede organisator’, ‘geschikt om een team te leiden’ of ‘in staat om zelfstandig te werken’.
- Andere vereisten en het gewenste opleidingsniveau.
Salaris
Het salaris is een belangrijk onderdeel van de functieomschrijving en u moet erop voorbereid zijn om een salaris te bepalen op basis van de opleiding en ervaring van de kandidaat. Het salaris dient daarnaast ook in lijn te zijn met het algemene salarisniveau binnen uw sector, bedrijf, afdeling of regio. Er bestaan in deze context verschillende bronnen die u kunt gebruiken om u hierbij te helpen, bijvoorbeeld overheidsinstanties, salarisgidsen zoals de Salarisgidsen van Robert Half, loopbaancentra en het internet.
Laat u tot slot niet leiden door het idee dat de functie snel moet worden ingevuld. Neem vooral uw tijd om een heldere functieomschrijving te bepalen en een kandidaat te vinden die aan die omschrijving beantwoordt. Dit is een veel betere benadering dan wanneer u met een kandidaat eindigt die niet aan uw eisen voldoet.
Dit artikel werd oorspronkelijk gepubliceerd op de Work Life Blog van Robert Half Australië.
