Manche Meetings sind zäh wie Kaugummi und so unnötig wie ein Sonnenschutz an einem grauen Wintertag. Doch warum empfinden viele Mitarbeiter Besprechungen als lästige Pflicht? Den unproduktivsten Meetings mangelt es oft an Struktur und Plan. So können Sie es besser machen und eine erfolgreiche Besprechung vorbereiten:     

Der eine Kollege checkt seinen News-Feed auf dem Smartphone, der andere kritzelt gelangweilt auf seinem Notizblock herum. Beispiele dafür, wie Meetings mit dem Team nicht ablaufen sollten. Denn im Idealfall sind Besprechungen konstruktiv, zielführend und gewinnbringend.

Die Prämisse dafür ist jedoch, dass das Meeting gut vorbereitet wird. Dann haben im Idealfall alle Teilnehmer etwas davon und kommen der Lösung einer Aufgabe oder eines Problems einen Schritt näher.

Nicht jedes Meeting ist notwendig

In vielen Unternehmen wiederholt sich der Fehler, dass für jede Kleinigkeit ein Meeting einberufen wird. Eine Umfrage des Marktforschungsinstituts Harris im Auftrag der Software- und Arbeitsmanagement-Firma Clarizen aus dem Jahr 2015 zeigt, dass Arbeitnehmer pro Woche durchschnittlich 4,5 Stunden in Meetings verbringen. 

Vielen geht das gegen den Strich. Anstatt produktiv zu sein und Aufgaben zu erledigen, sitzen die Mitarbeiter in Besprechungen, denen nur noch mehr Worte statt Taten folgen.

Bevor Sie einen Termin ansetzen, sollten Sie sich deshalb die Frage stellen, ob Sie dieses Meeting wirklich brauchen. Denn oft lassen sich Dinge auch beim Mittagessen in kleiner Runde oder über die gängigen Kommunikationskanäle klären. Machen Sie den Test und stellen Sie sich vor, dass die Einberufung eines Meetings derzeit nicht möglich ist. Wie würden Sie dann vorgehen?

Besprechungsvorbereitung: Die Checkliste

Sind Sie zu dem Entschluss gekommen, dass ein Meeting der richtige Weg ist? Dann geht es an die sorgfältige Vorbereitung, denn das ist schon die halbe Miete. Die nachfolgende Checkliste hilft Ihnen dabei, das Team-Meeting professionell zu gestalten und genau zu planen.

Was? Stellen Sie sich vor der Organisation des Meetings als erstes die Frage "Was genau möchte ich mit und bei der Besprechung erreichen?" Versuchen Sie, die Antwort darauf möglichst konkret und in ganzen Sätzen zu formulieren. Diese können Sie in der Einladung an die weiteren Teilnehmer weitergeben, sodass diese bereits wissen, worum es geht, und sich darauf vorbereiten können. Die unproduktivsten Meetings sind schliesslich die, bei denen niemand eine genaue Ahnung hat, warum man sich überhaupt zusammensetzt. 

Wann? Legen Sie rechtzeitig den konkreten Termin für das Meeting mit Datum, Uhrzeit und Dauer fest. Besprechungen, die länger als eine Stunde dauern, sind für alle Teilnehmer ermüdend.

Wer? Versenden Sie früh genug Einladungen an alle Teilnehmer. Bedenken Sie dabei: Weniger ist manchmal mehr. Ein kleinerer Teilnehmerkreis mit den für das Thema wirklich relevanten und involvierten Personen führt oft zu effizienteren Besprechungen.    

Wo? Finden Sie einen geeigneten Raum, der mit seinen technischen und sonstigen Voraussetzungen (Raumgrösse, Beamer, Leinwand etc.) Ihren Vorstellungen und Bedürfnissen entspricht. Reservieren Sie ihn rechtzeitig. 

Hilfsmittel? Denken Sie daran, allen Beteiligten notwendige Materialien rechtzeitig zur Verfügung zu stellen – zum Beispiel schriftliche Unterlagen, welche die Teilnehmer vorher gelesen haben sollten. Halten Sie oder ein anderer Teilnehmer eine Präsentation, sollte diese sorgfältig vorbereitet sein. Je nach Ausrichtung kann auch diese vorher herumgeschickt werden. 

Auch unmittelbar vor der Besprechung stehen noch einige Dinge auf Ihrer Checkliste:

  • Ist der Konferenzraum für das Meeting hergerichtet (aufgeräumt, frische Luft, angenehme Temperatur, genügend Stühle, ggf. Getränke und Essen)?
  • Funktioniert die Technik?
  • Sind alle Arbeitsmittel vorhanden (Laptop, Flipchart, Handouts etc.)?

4 Tipps für eine gelungene Vorbereitung

Die nachfolgenden Tipps helfen Ihnen dabei, Ihr Meeting vorzubereiten: 

  1. Agenda festlegen: Bereiten Sie rechtzeitig eine Tagesordnung vor, die allen Beteiligten als Leitfaden für den Ablauf dient. Lassen Sie den Teilnehmern die Meeting-Agenda im Vorfeld zukommen.
  2. Protokollführer bestimmen: Führen Sie während der Besprechung ein schriftliches Protokoll und legen Sie vorher fest, wer es schreiben soll.
  3. Moderator ernennen: Eine gute Moderation hilft dabei, den Zeitplan des Meetings einzuhalten und hitzige Diskussionen zu verhindern. Überlegen Sie sich, ob Sie selbst die Rolle des Moderators übernehmen oder ein anderer Teilnehmer infrage kommt. 
  4. Meeting-Regeln aufstellen: Im Vorfeld mündlich oder schriftlich Regeln für die Besprechung zu vereinbaren, kann tatsächlich zu produktiveren Meetings führen. Dazu könnte beispielsweise gehören, dass jeder Sprecher ausreden darf, ohne vorher von den anderen Teilnehmern unterbrochen zu werden. Eine ebenfalls sinnvolle Vereinbarung: Das Smartphone nicht offen auf den Tisch zu legen, sondern in der Tasche zu lassen.    

Notfallagenda: Was, wenn im Meeting etwas nicht nach Plan läuft?

Trotz der besten Vorbereitung kann im Meeting immer etwas Unvorhergesehenes passieren, das zu Abweichungen vom Plan führt. Hier sind einige Beispiele, was passieren kann und wie Sie souverän darauf reagieren:

  • Einige Teilnehmer verspäten sich: Kontaktieren Sie die fehlende(n) Person(en), um abzuklären, wann sie eintreffen. Zögern Sie das Meeting dennoch nicht hinaus. Weichen Sie stattdessen von der Agenda ab und beginnen Sie falls möglich mit einem Punkt, der nicht zwangsläufig die Anwesenheit der Zuspätkommer erfordert. 
  • Die Zeit reicht nicht aus: Überziehen Sie das Meeting nicht, sondern halten Sie rechtzeitig schriftlich im Protokoll fest, welche Fragen offen und welche Dinge ungeklärt geblieben sind. Vereinbaren Sie ein Folge-Meeting, um diese Themen zu behandeln. 
  • Wenig aktive Beteiligung der Teilnehmer: Die Meinung jedes Teilnehmers ist wichtig. Sprechen Sie die Schweigenden also gezielt an und fragen Sie nach deren Auffassung. Die Teilnehmer sollen sich dabei nicht vorgeführt vorkommen. Ein einfaches „Herr/ Frau Meyer, was halten Sie davon?“ genügt. Insbesondere eher introvertierte Mitarbeiter haben so die Chance, zu Wort zu kommen. 

 

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Bildquelle: © rawpixel - Unsplash.com