We zijn ons allemaal goed bewust van het belang van duidelijke communicatie – zeker op de werkvloer – en zijn vaak bereid om eraan te werken. We schaven onze presentatievaardigheden bij, focussen op de juiste formulering van onze boodschap en proberen beter te luisteren. Maar vaak verliezen we hierbij uit het oog hoe we communiceren. Toch is de toon die we aanslaan doorslaggevend en misschien zelfs belangrijker dan de boodschap zelf. Enkele tips om u bewust te worden van uw tone-of-voice – én om uw communicatie te verbeteren.
Benieuwd naar meer actuele trends? Aarzel niet en schrijf u in op onze nieuwsbrief!
Tone-of-voice: onbewust, maar zo belangrijk
Net als lichaamstaal heeft ook onze tone-of-voice een invloed op de manier waarop de boodschap aankomt. Ongeacht wát we zeggen, is het voornamelijk onze toon die de ontvanger laat weten of we oprecht zijn, geïrriteerd, blij, enthousiast of zenuwachtig. Toch zijn we ons hier vaak niet, of onvoldoende van bewust. “Zo had ik het helemaal niet bedoeld”, is dan ook een veelgehoorde reactie als er conflicten of misverstanden ontstaan op de werkvloer. Misschien stuurt u zelf wel een andere boodschap met uw toon dan met uw woorden?
(Hoe) komt uw boodschap over?
Het is dan ook belangrijk om te weten of uw boodschappen overkomen zoals u dat wil. Hoe u hier inzicht in krijgt? Vraag feedback aan uw collega’s, zakenpartners en klanten met wie u een vertrouwensrelatie hebt. We associëren feedback nog al te vaak met het negatieve ‘commentaar krijgen’. Toch kan feedback over uw manier van communiceren erg waardevol en constructief zijn. Uw medewerkers vormen uw belangrijkste klankbord: moedig hen dan ook aan om hun mening en feedback te geven.
Zeker in deze competitieve tijden is het bijvoorbeeld cruciaal om als leidinggevende zelfvertrouwen uit te stralen. Zo slaagt u erin om uw medewerkers te inspireren en te begeesteren, en om samen de vooropgestelde doelstellingen te bereiken. Maar of u effectief zelfverzekerd overkomt, kunt u alleen maar weten door het aan anderen te vragen.
Communicatie op de werkvloer beoordelen: aandachtspunten
Een alternatief voor feedback vragen, is uw stem simpelweg opnemen. Tegenwoordig beschikt zowat elke smartphone over een recorder, zodat u op eender welk moment makkelijk opnames kunt maken. Door uzelf te herbeluisteren, kunt u de nodige afstand nemen en uw eigen manier van communiceren behoorlijk objectief beoordelen. Tenminste, zodra u uw aanvankelijke onbehagen bij het horen van uw eigen stem overwonnen hebt.
Om te weten waarop u precies moet letten, helpt het om de volgende vragen in het achterhoofd te houden:
- Blijkt er zelfvertrouwen en wilskracht uit uw tone-of-voice? Of eerder verveling en onzekerheid?
- Klemtoon: ondersteunt u uw belangrijkste punten door middel van uw stem, bijvoorbeeld door cruciale woorden te beklemtonen? Hou er rekening mee dat u de betekenis van uw zinnen compleet kunt veranderen, alleen al door andere woorden te benadrukken.
- Intonatie: stijgt en daalt uw stem op de juiste momenten? Sommige mensen hebben bijvoorbeeld onbewust de neiging om van elke zin een vraag te maken, waardoor ze erg onzeker overkomen.
- Accent: heeft u misschien een accent dat uw boodschap in gevaar zou kunnen brengen of waardoor de ontvanger een verkeerd beeld van u zou kunnen krijgen?
- Tempo: is uw spreektempo gepast? En aangepast aan de ontvanger?
