Nu landen wereldwijd hun lockdownmaatregelen beginnen te versoepelen, vragen heel wat bedrijven zich af hoe ze de terugkeer naar kantoor veilig en vlot kunnen laten verlopen.

Bedrijven en hun werknemers hebben er de voorbije weken alles aan gedaan om hun activiteiten en werkwijzen af te stemmen op de regels voor social distancing. Een onmiddellijke terugkeer naar de oude manier van werken lijkt dan ook niet verstandig of mogelijk. Aangezien veiligheid de voornaamste prioriteit is bij de terugkeer naar kantoor, zullen bedrijven de komende overgangsperiode grondig moeten plannen.

Er bestaat geen universele strategie en natuurlijk moeten we ook rekening houden met de recentste richtlijnen van de overheid. Met deze belangrijke overwegingen in het achterhoofd geven we u vanuit operationeel perspectief enkele tips voor een vlotte terugkeer naar kantoor zodra dat toegelaten is na de versoepeling van de coronamaatregelen.

Kies voor een dynamische terugkeerstrategie

Als bedrijfsleider moeten we de overheidsrichtlijnen respecteren inzake social distancing op de werkvloer. Al uw personeel ineens naar kantoor laten terugkeren kan dan ook een behoorlijke uitdaging zijn. Een manier om de overgang naar het ‘nieuwe normaal’ vlot te laten verlopen, is de terugkeer te faseren, door sommige teams enkele weken of dagen vroeger te laten terugkeren dan andere.

Afhankelijk van de grootte van uw organisatie en van uw kantoorruimte kan het gemakkelijker zijn om de regels inzake social distancing te handhaven als u uw teams afwisselend van thuis uit laat werken. Daarbij blijven elke dag bepaalde teams telewerken, terwijl de andere teams naar kantoor komen.

Hierdoor is de kans bovendien kleiner dat personeelsleden zich gestresseerd of overweldigd voelen omdat ze meteen weer voltijds op kantoor aan de slag moeten. Sommige gezinnen moeten immers nog steeds creatief zijn om de kinderopvang geregeld te krijgen, en de kans is groot dat het snel weer druk is op het openbaar vervoer. Kortom, een overgangsperiode helpt iedereen om zich geleidelijk weer aan te passen aan het werken op kantoor in het postcoronatijdperk.

Als u uw technologische infrastructuur hebt aangepast om telewerk mogelijk te maken, doet u er trouwens goed aan om deze mogelijkheid te blijven benutten. Het ziet er immers naar uit dat telewerk en werken op kantoor nog een tijdje gecombineerd zullen moeten worden.

Blijf volop communiceren

Om de terugkeer naar kantoor goed voor te bereiden, moet er voortdurend worden gecommuniceerd. Waar, hoe en wanneer mensen in een gedeelde kantooromgeving werken zal wellicht moeten veranderen om de gezondheid en veiligheid van de werknemers te waarborgen. Zo zijn er mogelijk nieuwe regels nodig voor het toegelaten aantal personen in keukens of vergaderruimtes, de afstand tussen de werkplekken, het schoonmaken van de bureaus en de best practices voor handhygiëne en het gebruik van het sanitair.

Het is van belang om van meet af aan duidelijk en regelmatig te communiceren met alle medewerkers over deze nieuwe regels, zodat er geen verwarring ontstaat en de procedures steeds worden nageleefd. Frequente updates per e-mail, op het intranet en op de sociale media van het bedrijf kunnen samen met informatievergaderingen (online of in beperkte kring) belangrijke elementen zijn voor een doeltreffende communicatieaanpak.

In het kader van uw communicatiestrategie kan het – vooral in grotere bedrijven – nuttig zijn om binnen teams een verantwoordelijke aan te stellen die zorgt dat iedereen de regels begrijpt en respecteert, en die het aanspreekpunt vormt voor medewerkers die vragen hebben of bezorgdheden willen uiten.

Kies voor een mensgerichte aanpak

Het is belangrijk om te erkennen dat de werknemers op relatief korte tijd veel veranderingen hebben moeten doorstaan, wat heel wat stress kan meebrengen. Bovendien kunnen de betrokkenheid en het mentale welzijn van de teamleden aangetast zijn door wekenlang in lockdown te moeten werken zonder de gebruikelijke interactie met de collega’s.

Bij de voorbereiding van de terugkeer doen bedrijven er dan ook goed aan om in de eerste weken op kantoor vooral prioriteit te geven aan het herstel van het moreel en de motivatie van het personeel. De nodige omzichtigheid en een aanhoudende positieve insteek zijn daarbij cruciaal. Om een gevoel van normaliteit en betrokkenheid te creëren moet u een maximale samenwerking tussen de medewerkers stimuleren (met respect voor social distancing) en ervoor zorgen dat teams zich deel voelen van de bedrijfsdoelstellingen en -kansen via regelmatige vergaderingen en communicatie.

Flexibel zijn en blijven investeren in technologie zijn belangrijk om medewerkers zowel thuis als op kantoor te laten werken, op hun eigen verzoek of als onderdeel van uw gespreid terugkeerplan.

Neem feedback ter harte

Of het nu gaat om een bedrijfsbrede of een teamaanpak, houd regelmatig check-ins om te luisteren naar de vragen en bezorgdheden van uw medewerkers. Tijdens deze periode is tweerichtingscommunicatie met uw werknemers essentieel om het moreel hoog te houden en duidelijkheid te scheppen. Als sommige werknemers zich er bijvoorbeeld niet prettig bij voelen om elke dag naar kantoor te komen, moeten ze voldoende mogelijkheden hebben om hun bezorgdheden te uiten. Bovendien moet daar op een snelle, respectvolle en eerlijke manier mee omgesprongen worden.

Regelmatige team- of bedrijfsvergaderingen bieden bovendien een goede gelegenheid om te luisteren naar verbetervoorstellen, terwijl we allemaal aan de slag gaan en onze weg zoeken in deze nieuwe, gedeelde postcoronarealiteit.

Hanteer een slimme personeelsstrategie

De impact van COVID-19 op de werkgelegenheid is enorm. Verschillende bedrijven zijn op verschillende manieren getroffen, het ene al meer dan het andere. Hoe groot de impact van de pandemie op uw bedrijf ook is, het is essentieel om ervoor te zorgen dat uw kernteams niet onder druk komen te staan en dat uw bedrijf geen nieuwe zakelijke of ontwikkelingskansen misloopt door een gebrek aan opleiding of middelen.

Als de werkdruk stijgt of schommelt, is het een goed idee om een combinatie van vaste en tijdelijke medewerkers in te schakelen en zo snel de lacunes in vaardigheden weg te werken. Zo kan uw bedrijf de continuïteit verzekeren en inspelen op eventuele groeikansen.

Voor uw personeelsstrategie in het postcoronatijdperk is het bij de voorbereiding van de terugkeer ook noodzakelijk om werknemers van wie de functie is veranderd, de nodige training, ondersteuning en hulpmiddelen te geven om hun werk naar behoren uit te voeren.

Zorg voor een duidelijk bedrijfsbeleid rond ziekte

Voor de gemoedsrust en uit gezondheids- en veiligheidsoverwegingen moet worden benadrukt hoe essentieel het is dat personeelsleden thuisblijven als ze zich ziek voelen, om het risico op de verspreiding van seizoensgebonden ziekten op kantoor te voorkomen.

Vanwege COVID-19 moeten alle bedrijven er rekening mee houden dat de officiële gezondheids- en veiligheidsrichtlijnen op de werkplek geleidelijk aan gewijzigd of verfijnd moeten kunnen worden. Daarom is het belangrijk om de vinger aan de pols te houden en te blijven communiceren met het personeel om de naleving van de richtlijnen te stimuleren en veiligere en gezondere werkpraktijken te ontwikkelen.

Het hoge tempo van de veranderingen en de grote onvoorspelbaarheid vereisen een zorgvuldige planning bij bedrijven en een groot aanpassingsvermogen van alle werknemers. Daarom zal het bij de overgang van het ene ‘nieuwe normaal’ naar het andere belangrijk zijn om strategisch en methodisch na te gaan hoe we op een succesvolle manier terug kunnen naar een meer vertrouwde werkomgeving.