Weet u hoeveel aanwervingen u in het komende jaar zal doen? Of is het eerder brandjes blussen, waarbij de rekrutering pas aanvat bij het wegvallen van een personeelslid of bij het binnenhalen van een nieuwe klant? U kan uw HR-team en medewerkers heel wat stress besparen door toekomstige aanwervingsnoden in kaart te brengen. Bovendien garandeert u zo de continuïteit van uw activiteiten. Een analytische capaciteits- en personeelsplanning is daarbij onontbeerlijk.
Wat is capaciteitsplanning?
Personeelsleden die vertrekken of ziek worden, een groei in het aantal bestellingen, of nieuwe markten die verkend worden. Al die zaken zetten druk op uw personeelsbestand. Het doel van capaciteitsplanning is om bepaalde veranderingen te voorspellen waardoor u op voorhand kan inspelen op rekruteringsnoden. Op die manier wordt de personele inzet optimaal afgestemd op de vraag.
Minder werkdruk en kostenbesparend
Capaciteitsplanning houdt in dat u op basis van beschikbare data voorspellingen doet op middellange termijn, bijvoorbeeld een jaar. Dat komt niet alleen de werkdruk ten goede, maar het kan ook uw rekruteringsbudget doen dalen. Zo stelde het Amerikaanse LinkedIn vast dat het creëren van een ‘Talent analytics team’ (dat via een analytisch model toekomstige verschuivingen in het personeelsbestand voorspelt) een besparing betekent van 15% op het rekruteringsbudget. Enerzijds doordat er geen overbezetting meer is, anderzijds omdat het aantal rekruteerders is afgestemd op de workload. Uiteraard heeft niet elk bedrijf een uitgebreid rekruteringsteam, maar ook voor minder grote ondernemingen heeft capaciteitsplanning zeker haar nut.
Op weg naar een analytisch, data based capaciteitsplan
Gebruik de data die u al voorhanden heeft
Heeft uw financiële dienst een budget voor de aanwervingen in het komende jaar, dat ook rekening houdt met eventuele bijkomende activiteiten van uw onderneming? Heeft u een schatting van het aantal personeelsleden dat u in het komende jaar zal verliezen wegens pensionering, ontslag, ziekte …? Weet u nu al waar er op middellange termijn interne verschuivingen zullen plaatsvinden? Breng dan al die gegevens in kaart om zo nauwkeurig mogelijk te bepalen hoeveel aanwervingen er mogelijk en nodig zullen zijn, zowel van vaste als flexibele werknemers. Vanuit die cijfers berekent u de werklast voor uw HR-team. Door naar voorbije schommelingen in het personeelsbestand te kijken, kan u vaak ook voorspellen wanneer tijdens het komende jaar de nood het hoogst zal zijn. Zo heeft u alle gegevens in handen om een gedetailleerd capaciteits- en personeelsplan op te stellen.
Optimaliseer het HR-team
Meer medewerkers betekent ook meer HR-personeel. Of niet? U kan uw HR-team ook efficiënter proberen maken. Bereken, aan de hand van het geschatte aantal aanwervingen voor het komende jaar, hoeveel HR-medewerkers noodzakelijk zijn en wanneer. Bekijk vervolgens de werkprocessen van het team, stel meetbare en realistische doelen voor elke medewerker en evalueer regelmatig ieders productiviteit en prestaties. Zijn er effectief onvoldoende medewerkers voor de verwachte werklast, dan kan u daar nu al op anticiperen. Zijn er voldoende medewerkers, maar blijkt uit de evaluaties dat er bijvoorbeeld een onevenwicht is in de werklast, aarzel dan niet om met verantwoordelijkheden of taken te schuiven.
Een gedeelde verantwoordelijkheid
Een prognose maken voor de toekomst kan enkel als verschillende afdelingen samenwerken. De financiële dienst, de sales-afdeling, de dienst business development, de directie … Het opstellen van een capaciteits- en personeelsplanning is een gezamenlijke inspanning, die op termijn ook het hele bedrijf ten goede komt. Regelmatig samenkomen om de stand van zaken en eventuele onverwachte evoluties te bespreken, is dan ook nodig om tijdig de planning bij te sturen.
