<p><strong>Office Manager & Teamassistant (w/m/d)</strong> <strong>gesucht</strong> - Für unseren Kunden, ein Unternehmen mit Sitz in Zürich, suchen wir ab sofort einen Office Manager & Teamassistant (w/m/d). Bei der Position handelt es sich um eine direkte Festanstellung bei unserem Kunden. Die Betreuung und Vermittlung sowie alle unsere weiteren Serviceleistungen sind für Sie als Bewerber kostenfrei. <br /> </p><p><strong>Ihre Aufgaben als Office Manager & Teamassistant (w/m/d)</strong></p><ul><li>Unterstützung des Teams, des Managements sowie eines Schlüsselkunden in verschiedenen Projekten</li><li>Verwaltung und Koordination im Bereich Immobilien (Ansprechperson für Mitarbeitende, Lieferanten und externe Partner)</li><li>Organisation von Büroabläufen, Verwaltung von Datenbanken</li><li>Planung von Reisen, Spesenmanagement und Verwaltung der Barkasse</li><li>Organisation von Firmenanlässen (z. B. Sommer- und Weihnachtsfeier)</li><li>Erste Ansprechperson für Telefonate, Korrespondenz und allgemeine Anfragen in Deutsch und Englisch</li><li>Terminplanung und Protokollführung bei Meetings</li><li>Bestellung, Verhandlung und Verwaltung von Büro- und IT-Material</li><li>Zuständigkeit für IT-Themen in Zusammenarbeit mit einem externen IT-Partner</li><li>Unterstützung der Personal Assistant-Funktion für einen Key Client (mit entsprechender Verfügbarkeit)</li></ul><p> </p><p><strong>Ihr Profil</strong></p><ul><li>Schweizer/EU-Pass oder gültige Arbeitsbewilligung für die Schweiz</li><li>Mindestens 3 Jahre Berufserfahrung in einer Assistenzfunktion</li><li>Hohe Einsatzbereitschaft, Diskretion und Vertrauenswürdigkeit</li><li>Strukturierte und selbstständige Arbeitsweise mit Hands-on-Mentalität</li><li>Teamfähigkeit und gute zwischenmenschliche Kompetenzen</li><li>Hervorragende Kommunikationsfähigkeiten in Deutsch und Englisch (Spanisch von Vorteil)</li><li>Führerausweis vorhanden</li></ul><p> </p><p><strong>Unser Kunde bietet</strong></p><ul><li>Ein dynamisches Team mit flachen Hierarchien und unternehmerischer Kultur</li><li>Viel Gestaltungsspielraum und aktive Einbindung in Projekte</li><li>Hohe Eigenverantwortung und die Möglichkeit, Wissen und Erfahrung aufzubauen</li><li>Unterstützung bei der persönlichen Weiterentwicklung (Weiterbildungen, Sprachkurse etc.)</li></ul><p> </p><p><strong>Haben wir Ihr Interesse geweckt?</strong></p><p>Dann bewerben Sie sich online als Office Manager & Teamassistant (w/m/d) unter Angabe der <strong>Referenznummer</strong> <strong>06680-0013328204</strong> - Ihr Lebenslauf genügt. Bei Fragen steht Ihnen Herr Fabrizio Boog von Robert Half gerne zur Verfügung.</p><p> </p><p>Die Robert Half GmbH verarbeitet die Daten von Bewerbern, die zur Durchführung des Bewerbungsverfahrens erforderlich sind. Weitere Informationen zum Datenschutz, insbesondere zu Ihren Rechten, finden Sie unter <a href="https://www.roberthalf.com/ch/de/datenschutzerklaerung." target="_blank">https://www.roberthalf.com/ch/de/datenschutzerklaerung</a>.</p><p>Wenn Sie Fragen zum Datenschutz haben, können Sie uns jederzeit per E-Mail unter <a id="menurcle" class="fui-Link ___1q1shib f2hkw1w f3rmtva f1ewtqcl fyind8e f1k6fduh f1w7gpdv fk6fouc fjoy568 figsok6 f1s184ao f1mk8lai fnbmjn9 f1o700av f13mvf36 f1cmlufx f9n3di6 f1ids18y f1tx3yz7 f1deo86v f1eh06m1 f1iescvh fhgqx19 f1olyrje f1p93eir f1nev41a f1h8hb77 f1lqvz6u f10aw75t fsle3fq f17ae5zn" title="mailto:[email protected]" href="mailto:[email protected]" target="_blank" rel="noreferrer noopener">[email protected]</a> kontaktieren.</p><img src="https://counter.adcourier.com/cm9iZXJ0aGFsZi45MDUzMy4xMDkyMEByaGlkZS5hcGxpdHJhay5jb20.gif">
<p><strong>Position to be filled: Personal Assistant (f/m/x)</strong> - We are looking for a Personal Assistant (f/m/x) for our client, a growing, international company. The position is located in Mont-sur-Rolle. This is a permanent position.</p><p><strong>Missions</strong></p><p>Rattaché(e) aux directeurs, vous interviendrez en tant que véritable partenaire pour accorder business et rendez-vous personnels, vous serez en charge de :</p><p> </p><ul><li>Calendar & Email Efficiency</li></ul><p>Maintain a reschedule rate for CEO meetings over a rolling 3-month period.</p><ul><li>Meeting & Briefing Preparation</li></ul><p>Deliver clear meeting briefs at least 24 hours in advance for 90% of external meetings.</p><p>Provide concise summaries of top-priority meetings within 12 hours.</p><ul><li>Travel Management</li></ul><p>Organize all business travel (flights, logistics, agenda, contacts, documents) at least 5 working days in advance, with contingencies included.</p><p>Achieve >95% satisfaction score on post-trip debrief (your feedback).</p><ul><li>Project & Task Tracking</li></ul><p>Maintain an up-to-date "CEO Dashboard" with priorities, team follow-ups, deadlines, and a weekly digest every Monday morning.</p><p>Ensure 100% of action items from CEO meetings are captured and assigned within 24 hours.</p><ul><li>Proactive Problem Solving</li></ul><p>Identify and resolve at least 2 recurring inefficiencies in your daily routines or CEO workflows within the first 90 days.</p><p>Track and flag risks/issues weekly in a shared Notion board or other tool.</p><ul><li>Personal Life Support</li></ul><p>Handle 100% of personal errands and scheduling without needing reminders.</p><p>Plan personal events or family logistics.</p><ul><li>Quarterly Growth & Ownership</li></ul><p>Propose and own at least one process improvement or system automation per quarter.</p><p><strong>Profil du candidat</strong></p><ul><li>Are hyper-organized, detail-obsessed, dynamic and two steps ahead-always</li><li>Are calm under pressure and discreet with sensitive information</li><li>Able to work independently and proactively</li><li>Know how to manage a CEO's life with both professionalism and humanity</li><li>Are a master juggler-emails, events, Excel, and emotions</li><li>Have 3+ years in a similar role</li><li>Excellent communication, negotiation, and interpersonal skills</li><li>Excellent organizational and planning skills</li><li>Fluent in English and French (spoken and written), any other language is a plus</li><li>Google Workspace</li><li>Travel platforms, calendaring and project management tools, and CRMs</li></ul><p>Location: Mont-sur-Rolle<br />Start date: ASAP</p><p><br /><strong>Have we piqued your interest?</strong></p><p>Then apply online as a Personal Assistant (f/m/x) by quoting reference number 60140-0013310866.</p><p>Robert Half GmbH traite les données des candidats qui sont nécessaires pour mener à bien le processus de candidature. Vous trouverez plus d' informations sur la protection des données, en particulier sur vos droits légaux, à <a href="https://nam02.safelinks.protection.outlook.com/?url=https://www.roberthalf.ch/fr/clause-de-respect-de-la-vie-privee&data=05|01|[email protected]|68e93857ec41478e157d08da2d013bc3|16532572d5674d678727f12f7bb6aed3|0|0|637871780559844848|Unknown|TWFpbGZsb3d8eyJWIjoiMC4wLjAwMDAiLCJQIjoiV2luMzIiLCJBTiI6Ik1haWwiLCJXVCI6Mn0=|3000|||&sdata=Z1gWyvq2T8zxQQuiGaEV39vM0vynLe0XKsOB7EI8H/4=&reserved=0">https://www.roberthalf.ch/fr/clause-de-respect-de-la-vie-privee</a>.</p><img src="https://counter.adcourier.com/cm9iZXJ0aGFsZi44NTIyMC4xMDkyMEByaGlmci5hcGxpdHJhay5jb20.gif">
