Dans un contexte professionnel, tout le monde est confronté à des délais à respecter. Un projet de grande envergure pour un client, une campagne de ressources humaines interne ou un événement particulièrement important : dans pareil cas, le respect du délai de réalisation revêt la même importance que la qualité. Mais les deadlines ne doivent pas nécessairement être un obstacle. Au contraire, à condition de gérer correctement votre temps, elles vous permettront même de tirer davantage de satisfaction de votre travail.
Déterminez des priorités
Pour bon nombre de personnes, les délais serrés sont synonymes de stress, d’heures supplémentaires et de tracas. Mais si vous les gérez de manière adéquate, ce n’est pas nécessairement le cas. Une gestion du temps efficace commence par la détermination des bonnes priorités. Faites la part des choses et concentrez-vous sur ce qui est vraiment important. Vous avez tout intérêt à établir un planning clair et à définir un délai pour chaque étape du projet. Ce planning vous servira de feuille de route tout au long du projet. Conseil : établissez un planning clair
Apprenez à dire non
Le temps, c’est de l’argent ! Lorsque vous devez respecter un délai, votre temps est extrêmement précieux. Votre planning est donc sacré, même si la tentation est parfois grande de reporter votre attention sur d’autres tâches. Ne pas dévier de votre trajectoire constitue un des aspects les plus cruciaux de la gestion du temps. Si des collègues viennent vous demander quelque chose ou que vous recevez des appels de clients qui ne sont pas prioritaires, sachez que savoir dire non est inhérent à la gestion du temps et des projets. Personne ne vous en tiendra rigueur, aussi longtemps que vous communiquez clairement et ouvertement. Conseil : adoptez une communication ouverte et claire.
Gestion du temps et gestion de l’agenda
Qui dit gestion du temps, dit gestion de l’agenda. Sur la base de votre planning, vous fixez des rendez-vous et des « to do » dans votre agenda. Évitez d’ajouter de longues descriptions, car vous ne feriez que semer la confusion. Mieux vaut énumérer les tâches sur une liste distincte. Remplir votre agenda est une chose, le suivre rigoureusement en est une autre. Si vous n’exécutez pas les tâches qui se trouvent dans votre agenda, vous accumulerez au bout d’un certain temps un retard impossible à rattraper qui désorganisera complètement votre agenda. Conseil : ne remplissez pas tout à fait votre agenda, mais laissez de la place pour les tâches ponctuelles.
Ne vous laissez pas distraire par vos e-mails
La distraction est le grand danger qui vous guette lorsque vous devez respecter des délais. Tout le monde reconnaîtra cette situation : vous êtes en train de travailler, votre Outlook est ouvert et vous voyez soudain apparaître dans le bas de l’écran un message vous informant vous avez reçu un e-mail. La tentation est grande de l’ouvrir et de le traiter immédiatement. Ce n’est pourtant pas la bonne méthode, car vous serez ainsi dérangé(e) continuellement. Il est préférable de consulter vos e-mails deux à trois fois par jour (le matin, le midi et le soir) et de refermer ensuite votre Outlook. Vous pourrez ainsi poursuivre votre travail sans que rien ne vienne troubler votre concentration. Conseil : planifiez des plages horaires fixes pour consulter vos e-mails.
Instaurez une routine quotidienne
La gestion du temps est aussi synonyme de routine. L’objectif est en effet de vous faciliter la vie au maximum et d’éviter le plus possible les obstacles. Organisez votre poste de travail de manière ordonnée, utilisez des gabarits et des modèles, travaillez avec les touches de raccourci et veillez à pouvoir retrouver rapidement tous les documents et outils. Une gestion du temps confortable est un must pour quiconque aspire à une efficacité optimale. Conseil : prévoyez aussi du temps pour recharger vos batteries. Prenez régulièrement une pause et passez du temps avec vos amis et votre famille.
