退職時のコミュニケーションの重要性
退職届は雇用者に対して不公平な待遇を指摘したり、業務改善を求めたりするものではありません。過去に職場でどんな扱いを受けたとしても、退職届にその点を記載することは避けましょう。むしろ、退職届の内容は未来に焦点を当てたものにするとよいでしょう。退職者にとっても、雇用者にとっても、退職が新たな関係のスタートになるように話を持っていきましょう。
退職理由に関して言及することは問題ありませんが、あまりに具体的な点を含めすぎて、内容が複雑なものにならないよう注意しましょう。退職理由は明確でシンプルに伝えるのが鉄則です。ただし、日本企業で通例の「一身上の都合」という事由は、外資系企業では一般的に使われません。退職を決断した理由のポイントを絞り、ロジカルかつニュートラルなトーンで文章を書くよう意識するとよいでしょう。
日本人の社会的な特性として、退職する際に職場に迷惑をかけることに対する「申し訳なさ」から、謝罪が前面に出てしまう傾向があります。しかし、外資系企業で英語の退職届を書く場合には、謝罪の意よりも誠意をもって感謝を表すという姿勢が推奨されます。もちろん謝罪の表現を含めることは問題ありませんが、大げさな表現は避けたほうがよいでしょう。同時に、これまで業務を通して得た経験や仕事で関わった人々に対する感謝がしっかりと伝わるような文章を含めましょう。
退職届では感情的で情緒的な表現は避けるのが無難です。会社に対する不平不満はもちろんですが、感謝の意であったとしても感情を前面に押し出した文章で伝える必要はありません。また、退職理由を説明する際も曖昧で主観的な表現は避け、冷静かつ客観的な記述を心がけましょう。
前述したように、退職は会社との「永遠のお別れ」ではありません。日本企業における深刻な人手不足を考えると、再雇用の機会がいつ、どのように開かれるか分かりません。そのことを念頭に置きつつ、今後もビジネス上の関係を継続し、前向きな支援をお願いしたい旨の一言を添えるとよいでしょう。また、在職中に得ることができた貴重な経験や習得した知識、スキルを今後どのように活かしていきたいと考えているか、仕事を通じて与えられた学びの機会に対する感謝を述べることも、好印象を残す大きなポイントとなります。
英語の退職届の書き方（テンプレート付き）
日付（退職届の提出日）
受取人の名前（一般的には直属上司）
受取人の役職
会社名
会社の住所（市区町村、都道府県、郵便番号）
宛名（6.と同様）
退職する旨を伝える文章
退職日と最終勤務日についての情報
職場に対する感謝の意
退職事由
引継ぎについての情報
今後にむけてのメッセージ
締めの挨拶
自署（サイン）
氏名（活字）
[Recipient's Name]
[Recipient's Position]
[Company Name]
[Company Address]
[City, State, Zip Code]
Thank you once again for the opportunity to be a part of [Company Name]. I wish you and the entire team continued success in the future.
[Your Signature]
[Your Name (print)]
このたび、[会社名]を退職いたします。最終勤務日は[最終勤務日を入力]となり、通常通り[週数]間前の事前通知をいたします。
[自署（サイン）]
[氏名（活字）]
