Die Sekretärin erfüllt innerhalb eines Unternehmens, einer Institution oder einer Organisation zentrale kaufmännische, organisatorische und verwaltende Funktionen. Sie ist eine selbstständig denkende und verantwortlich handelnde Mitarbeiterin, die dem Management nicht nur den Rücken freihält, sondern es auch in Führungsaufgaben unterstützt. Daneben übernimmt sie die volle Verantwortung für anfallende Sachbearbeitung.
Typische Aufgaben einer Sekretärin
Die Aufgaben der Sekretärin sind vielfältig, da der Beruf an keine bestimmte Branche gebunden ist. Sie unterstützt und berät das Management bzw. ihre(n) Vorgesetzte(n) bei allen Aufgaben des Tagesgeschäfts. Dazu gehört die gesamte Terminplanung und Ablaufkoordination; sie kümmert sich um die Organisation von Meetings, Tagungen und Sitzungen und bereitet gelegentlich Präsentationen vor. Ihre Aufgaben überschneiden sich oft mit denen des Assistenten/der Assistentin und des Office-Managers/der Office-Managerin. Auch geht die Sekretärin dem Chef bei Rechercheaufgaben zur Hand, wenn bestimmte Daten benötigt werden. Sie wickelt die elektronische Kommunikation ab, erledigt postalische Aufgaben und dokumentiert die Korrespondenz durch Diktate, Aktenvermerke, Berichte und Protokolle. Auch die Verwaltung und Beschaffung von Büromaterial fällt in ihr Aufgabengebiet. Die Sekretärin übernimmt darüber hinaus repräsentative Funktionen und ist daher immer geduldig, freundlich und höflich im Umgang mit Geschäftspartnern und Mitarbeitern. Oft vermittelt sie zwischen Mitarbeitern und dem Management – soziale Kompetenz ist daher erforderlich. Da die Aufgaben mit sensiblen Informationen zu tun haben können, sind Diskretion und Loyalität weitere wichtige Eigenschaften.Die Anforderungen, die an Sekretärinnen heute gestellt werden, steigen. Sie soll über hervorragende Fachkenntnisse verfügen; dazu gehören die sichere Anwendung der einschlägigen Software, die Beherrschung allgemeiner Sekretariatsaufgaben und vermehrt Fremdsprachenkenntnisse. Voraussetzung ist außerdem eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung z. B. zum Bürokaufmann/zur Bürokauffrau.
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