Votre supérieur réussit-il immanquablement à vous désigner volontaire en cas de surcroît de travail ? Alors que, le plus souvent, vous pensez : « Je n’aurai jamais le temps » ? Alors, il est temps de trouver une manière de dire non à votre patron. Mais de telle sorte qu’il entende « oui »… Cela semble compliqué ?  Pas tant que ça : grâce à ces trois lignes directrices en forme de questions, réussissez à prester moins d’heures supplémentaires et à travailler plus efficacement sans froisser votre supérieur.

1. Est-ce que je n’en ai vraiment pas le temps ?

« Est-ce que j’ai le temps de m’en charger ou non ? » est la question par excellence à se poser lorsque votre patron dépose un nouveau rapport sur votre bureau. Vous ne trouverez la réponse à cette question qu’en dressant la liste de toutes vos tâches à réaliser, associée à une planification temporelle. Déterminez également lesquelles sont prioritaires. Votre planning vous laisse-t-il une marge de manœuvre ? Parfait, dans ce cas, vous pourrez dire oui à votre patron, l’esprit tranquille. À l’inverse, votre semaine menace-t-elle déjà d’exploser ? Invitez votre patron à examiner avec vous votre liste de tâches. Ce faisant, vous renvoyez la balle dans son camp : y a-t-il des tâches que vous puissiez mettre sur le côté pour mener à bien cette nouvelle demande ? Il importe que vous exposiez clairement à votre supérieur ce qui est réalisable et ce qui ne l’est pas.

2. Cette mission est-elle favorable à ma carrière et entre-t-elle dans le cadre de mon descriptif de fonction ?

Une saine dose de planification de carrière ne fait pas de tort. Demandez-vous si cette tâche que votre supérieur vous met tout à coup sur les bras est profitable à votre carrière et entre dans le cadre de votre descriptif de fonction. Dans la négative, deux scénarios s’offrent à vous :

  1. C’est une tâche de routine que vous ne devez accomplir qu’une seule fois (administration, encodage de données, correspondance, appels téléphoniques…) et qui n’exige aucune connaissance professionnelle spécifique.
  2. C’est une tâche difficile située un peu au-delà de votre zone de confort, mais qui relève de votre sphère d’intérêts et de vos compétences.

La solution s’impose. Prenez à cœur d’accepter les tâches qui vous motivent, et refusez poliment d’être la bonne pâte de la maison. Plus facile à dire qu’à faire, mais cela vaut la peine d’essayer. Même si, parfois, la réalité exige de faire preuve d’un brin de flexibilité.

3. Suis-je en accord avec la stratégie proposée ?

Il se peut que vous n’ayez aucune envie d’assumer quoi que ce soit en plus. Dans ce cas, il y a lieu de vous interroger. La stratégie que votre supérieur vous soumet ne vous semble pas appropriée ? Vous-même avez un autre point de vue à défendre concernant la façon de gérer tel dossier ? Alors c’est le moment de chercher à remédier sérieusement au mal car il est possible que vous n’éprouviez du plaisir à la tâche que lorsque vous êtes en mesure de la  traiter à votre mode. Discutez-en avec votre patron. Un conseil : (ab)usez de tact et de diplomatie, une tactique toujours gagnante.

D’abord gagner du temps, ensuite dire non

Notre devise ? Gagnez du temps. Demandez à votre supérieur un temps de réflexion, et utilisez celui-ci pour rechercher une stratégie alternative. Proposez-la ensuite à votre patron, avant d’avoir accepté quoi que ce soit : « Puis-je d’abord vous soumettre une proposition ? » Peu de patrons vous répondront par la négative – à moins qu'ils ne soient absolument sûrs d’eux ou que le temps manque. Si c’est oui, adoptez une attitude convaincante et enthousiaste au moment d’exposer votre point de vue. Il y a beaucoup de chances qu’il embraye sur votre idée, c’est-à-dire qu’il accepte votre approche de traitement du projet visé. Une belle manière de dire non en satisfaisant tout le monde ! Dire non à son patron n’est pas toujours facile. Prenez en considération le style de leadership de votre supérieur. Mieux vous cernez son mode de fonctionnement, mieux vous saisirez comment l’approcher. Interrogez-vous : pouvez-vous mener à bon port une nouvelle mission ? Comment ? Puis, allez frapper à la porte de votre patron et faites en sorte que votre « non » ressemble à un « oui ». En d’autres termes : motivez votre décision.