Bien que vous deviez aussi préparer vos bagages pour aller en voyage d'affaires, et que vous cherchiez probablement les incontournables de la destination d'arrivée, se rendre à l'étranger pour travailler revêt un tout autre aspect que le simple fait de partir en vacances : en effet, vous représentez l'entreprise et votre employeur. Il n'est dès lors pas une bonne idée de sortir vos shorts et vos sandales de plage à moins que vous souhaitiez attirer tous les regards sur vous - sans oublier qu'ils s'accompagnent inéluctablement de sourcils froncés et d'airs réprobateurs. Voici quelques conseils indispensables pour quiconque se rend en voyage d'affaires.
1. Contrôlez les règles et procédures d'entreprise
Peut-être ne trépignez-vous pas d'impatience à l'idée d'entreprendre un voyage d'affaires lointain ou peut-être auriez-vous préféré savoir à l'avance que vous êtes attendu à l'étranger lundi prochain, mais que vous n'osez bien sûr pas émettre un refus catégorique à la décision de votre patron. Quelles que soient les circonstances de votre départ, il est toujours judicieux de vous préparer de façon minutieuse. Ainsi, la plupart des employés reçoivent des directives et des règles à respecter quant à leurs voyages d'affaires. Veillez donc à les maîtriser avant de monter dans l'avion. Si l'entreprise ne met pas de procédures à disposition, concertez-vous alors avec votre responsable en ce qui concerne les attentes en la matière. De cette manière, vous ne devez pas faire face à d'éventuelles surprises une fois sur place.
Lorsque vous partez en voyage d'affaires, les règles non consignées constituent un point essentiel. Dès que votre journée de travail est terminée, vous pouvez par exemple enfiler des vêtements confortables et décider de vous imprégner de la vie nocturne sans que personne ne vous en veuille. Faites en sorte que vos actes soient dictés par le bon sens et n'oubliez pas que votre personne de contact sur place vous considère, en tout temps, comme représentant de votre employeur et cela, même après vos heures de travail.
2. Conservez vos preuves d'achat
À votre retour, il est très probable que non seulement votre boîte de réception et votre panier à linge débordent, mais que vous ayez également une pléthore de tâches administratives à traiter. Il n'y a dès lors rien de plus embêtant que devoir fouiller vos bagages et votre portefeuille afin de retrouver vos tickets de caisse. Pour éviter ce scénario, il convient alors de conserver systématiquement vos preuves d'achat au cas où votre employeur aurait des questions concernant le remboursement. Mettez-les par exemple tout de suite dans une chemise plastique afin de ne pas perdre de temps une fois à la maison.
3. N'emportez pas trop de choses en voyage d'affaires
Il va bien évidemment de soi que tout le monde aime être paré à toutes les conditions météorologiques et situations éventuelles. Cependant, il est préférable de ne pas emporter trop de choses. Prendre un taxi ou entreposer vos bagages dans l'avion est beaucoup plus stressant lorsque vous trimballez des valises lourdes comme du plomb. Ne perdez pas de vue, quand vous préparez vos bagages, qu'il vous est toujours possible de faire des achats de dernière minute (dans le pire des cas).
Conseil : laissez votre sac à dos usé à la maison et veillez à acquérir un porte-documents. En effet, un porte-documents est stylé et professionnel, et peut plus facilement trouver sa place dans les compartiments à bagages qu'un sac à dos du siècle dernier.
4. Faites en sorte de pouvoir vous rafraîchir
Afin de toujours faire bonne impression (même lorsque vous avez dû sprinter pour ne pas rater le train ou que avez longuement dormi dans l'avion), n'oubliez pas d'emporter une petite trousse de produits indispensables. Lisez : un déodorant, des pastilles à la menthe, du fil dentaire, des mouchoirs... et tout ce dont vous avez besoin pour vous sentir bien et pour avoir l'air en parfaite forme. Quand vous sentez que vous contrôlez totalement la situation, vous dégagerez alors tout de suite une assurance plus accrue.
5. Rédigez une petite lettre de remerciements
Les lettres de remerciements ne constituent pas seulement une bonne idée après un entretien d'embauche, mais également à l'issue d'un voyage d'affaires. Consolidez les liens avec les clients potentiels ou les nouveaux partenaires en leur envoyant un mail ou - pourquoi pas - une petite carte professionnelle dans laquelle vous les remerciez pour leur agréable accueil et la collaboration fructueuse.
