Fremdsprachensekretär

Jobbeschreibung Fremdsprachensekretär

Den Fremdsprachensekretär zeichnet aus, dass er eine oder im besten Fall mehrere Fremdsprachen in Wort und Schrift beherrscht und zudem für Sekretariatsarbeiten des Alltagsgeschäftes einsetzbar ist. Er muss über gute Grundkenntnisse der Betriebswirtschaftslehre verfügen, idealerweise bereits Erfahrungen in der Assistenz der Geschäftsführung gemacht haben und vor allem Kenntnisse der wirtschaftlichen und – nach Einarbeitung – der branchenspezifischen Fachsprache besitzen. Stellen für Fremdsprachensekretäre gibt es in Industrie-, Gewerbe- und Dienstleistungsbetrieben, in Banken und Versicherung sowie im öffentlichen Dienst. Das Arbeitsumfeld sind Büros, die über moderne Kommunikations- und Informationsmittel verfügen. Fremdsprachensekretäre arbeiten oft mit anderen Bürokräften oder Mitarbeitern aus verschiedenen Abteilungen im Team. Außerdem haben sie persönlichen, telefonischen und schriftlichen Kontakt mit Kunden und Geschäftspartnern im In- und Ausland.

Zum Job und den typischen Aufgaben eines Fremdsprachensekretärs gehören

Eine der Hauptaufgaben des Fremdsprachensekretärs ist es, fremdsprachige Korrespondenz ins Deutsche zu übersetzen. Meist steht er in engem Kontakt zur Führungsebene und verfasst nach deren Diktat Antwortschreiben, Stichworte, Geschäftsbriefe und viele mehr. Dabei muss er die formalen Vorschriften, die in den jeweiligen Ländern der Zielsprache gelten, beherrschen und berücksichtigen. Das Ausstellen fremdsprachiger Rechnungen und die Bearbeitung von Formularen in fremder Sprache fallen ebenfalls in seinen Aufgabenbereich. Selbständig schreibt er Routinebriefe und führt fremdsprachige Telefonate.

Fremdsprachensekretäre führen außerdem klassische Sekretariatsarbeiten durch, wie die Organisation und Verwaltung des Büros. Sie sind für die Bearbeitung der ein- und ausgehenden Post, die Koordination von Termine, die Überwachung von Fristen oder die Planung und Durchführung von Dienstreisen zuständig. Auch für die E-Mail-Korrespondenz und die Vorbereitung und den reibungslosen Ablauf von Meetings, Videokonferenzen und Besprechungen tragen sie die Verantwortung. Dabei werden sie zusätzlich für Dolmetschertätigkeiten und die Betreuung von ausländischen Gästen eingesetzt.

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