Qual é a importância do plano de contingência para empresas?

Sua organização está preparada para lidar com acontecimentos indesejados? O plano de contingência para empresas é fundamental para garantir segurança e estabilidade para qualquer estrutura empresarial. Sendo assim, ter um planejamento bem estruturado é um fator determinante para a sobrevivência do negócio.

Então, para você poder entender como funciona um plano de contingência para empresas, qual a sua importância e quais os principais passos para implementá-lo na organização é que preparamos este artigo. Quer saber mais? Acompanhe a leitura!

O que é um plano de contingência e para que serve?

O plano de contingência consiste em um documento elaborado, com medidas preventivas e de execução, para casos de ocorrência de algum acidente (de causas naturais ou físicas). Em outras palavras, trata-se de um planejamento que visa treinar, organizar, orientar, facilitar e agilizar as ações para dar respostas rápidas de controle e combate às ocorrências imprevistas.

Por essa razão, o plano de contingência para as empresas é indispensável para o andamento dos negócios, principalmente após situações emergenciais. Podemos considerar o planejamento como um auxiliar preventivo e reativo, o qual demonstra grande eficácia na previsão e controle de crises, calamidade pública e emergência — como a pandemia do coronavírus.

Esse documento propõe diferentes procedimentos atípicos para manter o funcionamento dos negócios, principalmente quando a sobrevivência da organização está sendo prejudicada por crises internas ou externas. A estrutura do planejamento é dividida em quatro fases, são elas:

• avaliação da empresa;
• elaboração do plano;
• viabilização das provas;
• ato de execução das ações.

Qual é a importância do plano de contingência?

Como dito anteriormente, o plano de contingência para empresas, a princípio, oferece um planejamento de ações para mitigar riscos dos negócios diante a acontecimentos imprevistos, acelerando a recuperação de desastres e garantindo a continuidade das atividades.

Como exemplo disso, a pandemia do COVID-19 evidenciou a essencialidade de um plano de contingência para empresas bem elaborado, já que a necessidade de isolamento social e a barreira de atividades de muitos setores fez com que as organizações adaptassem seus negócios para o mundo digital.

Conheça diversos benefícios proporcionados pelo plano de contingência para empresas, a seguir!

Diminuição de perdas

O plano de contingência é a diferença entre uma empresa sucumbir ao desastre ou sobreviver a ele sem muitas perdas. Sendo assim, ao sofrer uma pausa forçada, como queda de energia ou desastre natural, esse planejamento pode suavizar os danos e prejuízos financeiros na organização.

Redução de riscos

Ao sinal de qualquer problema, os colaboradores da empresa estarão devidamente treinados com um plano de ação, ou seja, não haverá reações imprevistas e desorganizadas. Além disso, o plano de contingência para empresas reduz tanto o risco de vida das pessoas quanto a perda do patrimônio.

Garantir o desenvolvimento da organização

O plano de contingência deve ser revisado constantemente pela empresas e, por isso, os responsáveis são obrigados a identificar probabilidades de riscos, as quais, muitas vezes, nem a própria organização conseguiria ter conhecimento. Certamente, com esse respaldo o negócio garante o desenvolvimento constante.

Como desenvolver um plano de contingência?

Um plano de contingência para empresas deve ser implementado em etapas, garantindo o planejamento, a comunicação entre os setores, o treinamento de colaboradores e a simulação de situações previstas. Agora veja como desenvolvê-lo na sua organização!

Reconheça e identifique os riscos e as necessidades da empresa

Essa é a primeira etapa que consiste no reconhecimento e previsão de todas as formas de adversidades que podem acontecer na sua empresa. Os profissionais responsáveis devem indicar a probabilidade de acontecimentos negativos à empresa e os possíveis impactos, tanto técnicos, quanto humanos ou naturais. A listagem desses casos facilitará a elaboração do documento.

Defina as prioridades e analise os recursos disponíveis

Com a lista de possíveis riscos em mãos, é preciso separar quais são as prioridades. A partir disso, será mais fácil chegar a uma solução para o momento de crise. Para isso, é fundamental analisar os recursos disponíveis na organização e estabelecer quais os elementos, processos e setores precisam ser priorizados. Por exemplo: em caso de instabilidade de energia, manter os servidores e o ERP online em funcionamento deve ser uma prioridade para o andamento das atividades.

Organize os planos de ação

Quais serão as ações a serem tomadas durante as situações listadas? Essa é a pergunta chave para escrever um bom plano de contingência para empresas. Em caso de incêndios, por exemplo, uma prioridade é contar com um sistema de alarmes, placas sinalizadoras e saídas de emergência no empreendimento. Além disso, deve ter um passo a passo para guiar os colaboradores até a saída mais segura. Portanto, comece a elaborar o documento pelos eventos que têm mais chances de ocorrer.

Garanta que o plano chegue a todos os colaboradores

Com o plano de contingência pronto e revisado, é importante divulgá-lo para todos os colaboradores e garantir que eles sejam devidamente treinados. Por isso, organize um treinamento para cada tipo de risco e invista em uma comunicação eficiente. Por meio das simulações que a empresa conseguirá sobreviver e diminuir os riscos em situações adversas.

Disponibilize um guia de execução

Para facilitar a leitura pelos colaboradores, e até ajudar em situações críticas, elaborar um guia de execução é muito importante. Trata-se de uma versão condensada do plano de contingência completo. Nele, é possível destacar as principais ações que podem ser tomadas diante de crises, seja com soluções imediatas ou de longo prazo.

Revise o plano de contingência constantemente

O mundo está em constante mudança e a todo momento surgem novos riscos e soluções para diversos problemas. Sendo assim, deixar o plano de contingência da empresa parado pode ser um risco para o negócio, e atrapalha todo o trabalho árduo destinado à elaboração do material.

Portanto, o plano de contingência para empresas é uma ferramenta essencial para minimizar danos e reduzir ou evitar prejuízos que podem interromper as atividades do negócio. Para desenvolver um bom planejamento, reúna uma equipe de profissionais especializados no assunto e/ou conte com a ajuda de uma consultoria que consiga antecipar crises e prever soluções para as diferentes situações.