Mesmo sendo muito conhecida, ainda existem muitas dúvidas sobre como se tornar um assistente administrativo e mais ainda sobre quais seriam as atribuições e responsabilidades deste profissional.
Entre os motivos, destacamos os anúncios de vagas de emprego que apresentam divergências nas atividades que serão executadas. Em outros casos, a vaga é publicada como assistente, em outros, como auxiliar administrativo ou até mesmo como auxiliar de escritório. Confuso, não acha?
Buscando acabar com todas as dúvidas sobre a profissão de assistente administrativo, preparamos este conteúdo com todas as informações necessárias para ficar por dentro desse tema. Ficou interessado? Vem com a gente!
Como é o mercado para o assistente administrativo
Muitos de nós já imaginamos trabalhar em uma grande empresa, e na busca por vagas nos deparamos com várias possibilidades de atuação com uma mesma função, a de assistente administrativo.
Neste caso, para se tornar um assistente administrativo em grandes empresas o profissional pode atuar em setores como financeiro, recursos humanos, contabilidade, jurídico, entre vários outros. Mas também em setores públicos, organizações não governamentais (ONG) e associações.
No entanto, existe também a possibilidade de atuar em empresas de menor porte como hotéis, estabelecimentos comerciais, escolas, restaurantes etc. Por ser uma profissão bastante versátil o seu campo de atuação é bem grande onde a organização é primordial para a rotina de trabalho.
Conforme publicado no site Vagas, a remuneração média de um assistente administrativo é de R$ 1.782,00*. Já no Glassdoor, a média é de R$ 1.800,00**. Entretanto, esses valores podem ser maiores de acordo com a formação do profissional e da experiência que já tem.
O que faz um assistente administrativo
A rotina do assistente administrativo está diretamente relacionada aos processos operacionais, burocráticos e de comunicação numa empresa.
Este colaborador tem a responsabilidade de acompanhar e controlar as rotinas de trabalho da organização. Atuando em alguns casos como um secretário, auxiliando gestores e líderes no gerenciamento dos processos operacionais. Ou seja, sua especialidade está voltada para o ambiente corporativo.
Para facilitar o entendimento dessas atribuições com termos mais práticos, a seguir as principais tarefas que um assistente administrativo deverá cumprir nos locais que trabalhar:
- cuidar do envio e recebimento de correspondências e documentos.
- manter o controle das contas a pagar e receitas.
- emitir notas fiscais.
- produzir relatórios financeiros.
- fazer o acompanhamento do trabalho de logística da empresa.
- manter arquivos de informações e cadastros atualizados.
- dar assistência aos gerentes e líderes com ações práticas da rotina de trabalho, como elaborar documentos, fornecer informações ao público, responder e-mails.
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Setores que um assistente administrativo atua
O cargo de assistente administrativo possibilita ter um panorama sobre as rotinas administrativas de uma empresa, e em muitos casos pode ser a porta de entrada para uma carreira de sucesso.
Se a contratante tiver um plano de carreiras, o assistente administrativo poderá subir de cargo e partir para linhas mais específicas de atuação profissional conforme o perfil e a estrutura da empresa para a qual trabalha.
Veja alguns exemplos:
- assistente de compras;
- assistente comercial;
- assistente de logística;
- assistente de departamento pessoal recursos humanos;
- assistente de atendimento.
Como se tornar um assistente administrativo
É importante ressaltar que para obter o destaque nesta área é necessário possuir o perfil do estudante de Administração, pois assim o profissional consegue desenvolver mais afinidade e interesse nas disciplinas que está estudando. Consequentemente, se tornará mais preparado para os desafios que encontrará na carreira.
Além disso, é necessário ter concluído o ensino médio para possuir os conhecimentos básicos que são necessários para sua função.
Caso o jovem não tenha se decidido em que especialidade seguirá carreira, é recomendado que faça um curso técnico em Administração e posteriormente a faculdade em uma área de interesse para se aprofundar no segmento.
Existem algumas qualidades e habilidades que são fundamentais para o trabalho administrativo, tais como:
- agilidade e precisão;
- boa atenção e memória;
- boa comunicação verbal e escrita;
- conhecer e usar o pacote office completo.
- conhecimento em computadores e impressoras;
- conhecimento em softwares usados em escritório;
- organização;
- afinidade com números;
- afinidade com planilhas em geral.
Qual o perfil desse profissional
Veja com mais detalhes como as habilidades do assistente administrativo são aplicadas em sua rotina.
Responsabilidade e organização
Uma das características fundamentais é ser responsável e organizado, considerando que o cargo tem contato com variados documentos e tarefas importantes diariamente.
Isso em função de, além de ser responsável por documentos e contratos, o auxiliar também é incumbido de aprontar a rotina dos setores que atua, por exemplo de marketing, executivo, logística, RH entre outros.
Um profissional que não é organizado e não possui um senso de responsabilidade pode se atrapalhar durante a rotina profissional e prejudicar a organização.
Otimização de processos
Outro fator importante é ser capaz de otimizar os processos e atividades que fazem parte da rotina da profissão. Assim, elimina qualquer possibilidade de um acúmulo de tarefas e afazeres, e também melhora os resultados da empresa de forma global, uma vez que processos bem executados impactam outras áreas e trazem uma maior produtividade.
Habilidades de escrita
A função de assistente administrativo implica, na maior parte do tempo, a escrita e digitação, já que este profissional é responsável por inserir dados em formulários e planilhas. Além disso, as dinâmicas administrativas também englobam a escrita por meio das respostas de e-mail ou elaboração de contratos, por exemplo.
Além do mais, o assistente administrativo lida com clientes e profissionais internos da empresa, e também se comunica com fornecedores e parceiros da organização.
Boa comunicação
Além da boa escrita, a boa comunicação é uma exigência para ser um bom profissional. Como citado no tópico anterior, o assistente administrativo é responsável por tarefas que envolvem a comunicação interna e externa, sendo fundamental ter conhecimento da maneira correta, clara e objetiva de se expressar.
Depois de tudo o que preparamos, você será capaz de saber como iniciar a sua carreira profissional e como se tornar um assistente administrativo. Essa é uma boa opção para quem deseja se tornar um grande administrador no futuro.
Mas lembre-se, o destaque é o diferencial profissional acontece quando o profissional se dedica à qualificação e aprimoramento de suas habilidades.
Portanto, que tal começar os estudos e se organizar para concorrer às melhores vagas do mercado? Se ficou com dúvidas ou tem experiências para compartilhar, deixe um comentário!
Habilidades não obrigatórias, mas desejáveis
Domínio de ferramentas de análise de dados
Power BI, SQL, Bancos de Dados, Python, Google Analytics - todas essas ferramentas estão em voga atualmente para diversas áreas. Atualmente, há uma carência grande por parte das empresas em relação a colaboradores da área administrativa que saibam utilizar esses softwares.
Conhecimento em um segundo idioma
Inglês é a primeira opção para a maior parte do mercado, mas ter conhecimento em outro segundo idioma, caso o colaborador trabalhe em uma empresa específica que o necessite, é primordial para quem quer seguir a carreira administrativa. Afinal, mesmo empresas sediadas no Brasil possuem relacionamento e contatos com companhias estrangeiras e é importante conhecer um segundo idioma.
Concluindo, devemos sempre lembrar que o cargo de assistente tem o objetivo de ser transitório, ou seja, é importante que o colaborador que atue nesta função observe e utilize a oportunidade de atuar no segmento como um meio de absorver as rotinas do departamento e nortear o rumo da sua própria carreira.
