Índice
- Como é o mercado para o assistente administrativo
- O que faz um assistente administrativo
- Setores que um assistente administrativo atua
- Como se tornar um assistente administrativo
- Qual o perfil desse profissional
- Responsabilidade e organização
- Otimização de processos
- Habilidades de escrita
- Boa comunicação
- Habilidades não obrigatórias, mas desejáveis
Como é o mercado para o assistente administrativo
Muitos de nós já imaginamos trabalhar em uma grande empresa, e na busca por vagas nos deparamos com várias possibilidades de atuação com uma mesma função, a de assistente administrativo.
Neste caso, para se tornar um assistente administrativo em grandes empresas o profissional pode atuar em setores como financeiro, recursos humanos, contabilidade, jurídico, entre vários outros. Mas também em setores públicos, organizações não governamentais (ONG) e associações.
No entanto, existe também a possibilidade de atuar em empresas de menor porte como hotéis, estabelecimentos comerciais, escolas, restaurantes etc. Por ser uma profissão bastante versátil o seu campo de atuação é bem grande onde a organização é primordial para a rotina de trabalho.
Conforme publicado no site Vagas, a remuneração média de um assistente administrativo é de R$ 1.782,00. Já no Glassdoor, a média é de R$ 1.800,00. Entretanto, esses valores podem ser maiores de acordo com a formação do profissional e da experiência que já tem.
O que faz um assistente administrativo
A rotina do assistente administrativo está diretamente relacionada aos processos operacionais, burocráticos e de comunicação numa empresa.
Este colaborador tem a responsabilidade de acompanhar e controlar as rotinas de trabalho da organização. Atuando em alguns casos como um secretário, auxiliando gestores e líderes no gerenciamento dos processos operacionais. Ou seja, sua especialidade está voltada para o ambiente corporativo.
Para facilitar o entendimento dessas atribuições com termos mais práticos, a seguir as principais tarefas que um assistente administrativo deverá cumprir nos locais que trabalhar:
- Cuidar do envio e recebimento de correspondências e documentos.
- Manter o controle das contas a pagar e receitas.
- Emitir notas fiscais.
- Produzir relatórios financeiros.
- Fazer o acompanhamento do trabalho de logística da empresa.
- Manter arquivos de informações e cadastros atualizados.
- Dar assistência aos gerentes e líderes com ações práticas da rotina de trabalho, como elaborar documentos, fornecer informações ao público, responder e-mails.
Setores que um assistente administrativo atua
O cargo de assistente administrativo possibilita ter um panorama sobre as rotinas administrativas de uma empresa, e em muitos casos pode ser a porta de entrada para uma carreira de sucesso.
Se a contratante tiver um plano de carreiras, o assistente administrativo poderá subir de cargo e partir para linhas mais específicas de atuação profissional conforme o perfil e a estrutura da empresa para a qual trabalha.
Veja alguns exemplos:
- Assistente de compras;
- Assistente comercial;
- Assistente de logística;
- Assistente de departamento pessoal / recursos humanos;
- Assistente de atendimento.
Como se tornar um assistente administrativo
É importante ressaltar que para obter o destaque nesta área é necessário possuir o perfil do estudante de Administração, pois assim o profissional consegue desenvolver mais afinidade e interesse nas disciplinas que está estudando. Consequentemente, se tornará mais preparado para os desafios que encontrará na carreira.
Além disso, é necessário ter concluído o ensino médio para possuir os conhecimentos básicos que são necessários para sua função.
Caso o jovem não tenha se decidido em que especialidade seguirá carreira, é recomendado que faça um curso técnico em Administração e posteriormente a faculdade em uma área de interesse para se aprofundar no segmento.
Existem algumas qualidades e habilidades que são fundamentais para o trabalho administrativo, tais como:
- Agilidade e precisão;
- Boa atenção e memória;
- Boa comunicação verbal e escrita;
- Conhecer e usar o pacote office completo;
- Conhecimento em computadores e impressoras;
- Conhecimento em softwares usados em escritório;
- Organização;
- Afinidade com números;
- Afinidade com planilhas em geral.
Qual o perfil desse profissional
Veja com mais detalhes como as habilidades do assistente administrativo são aplicadas em sua rotina.
Responsabilidade e organização
Uma das características fundamentais é ser responsável e organizado, considerando que o cargo tem contato com variados documentos e tarefas importantes diariamente.
Isso em função de, além de ser responsável por documentos e contratos, o auxiliar também é incumbido de aprontar a rotina dos setores que atua, por exemplo de marketing, executivo, logística, RH entre outros.
Um profissional que não é organizado e não possui um senso de responsabilidade pode se atrapalhar durante a rotina profissional e prejudicar a organização.
Otimização de processos
Outro fator importante é ser capaz de otimizar os processos e atividades que fazem parte da rotina da profissão. Assim, elimina qualquer possibilidade de um acúmulo de tarefas e afazeres, e também melhora os resultados da empresa de forma global, uma vez que processos bem executados impactam outras áreas e trazem uma maior produtividade.
Habilidades de escrita
A função de assistente administrativo implica, na maior parte do tempo, a escrita e digitação, já que este profissional é responsável por inserir dados em formulários e planilhas. Além disso, as dinâmicas administrativas também englobam a escrita por meio das respostas de e-mail ou elaboração de contratos, por exemplo.
Além do mais, o assistente administrativo lida com clientes e profissionais internos da empresa, e também se comunica com fornecedores e parceiros da organização.
Boa comunicação
Além da boa escrita, a boa comunicação é uma exigência para ser um bom profissional. Como citado no tópico anterior, o assistente administrativo é responsável por tarefas que envolvem a comunicação interna e externa, sendo fundamental ter conhecimento da maneira correta, clara e objetiva de se expressar.
Habilidades não obrigatórias, mas desejáveis
Domínio de ferramentas de análise de dados: Power BI, SQL, Bancos de Dados, Python, Google Analytics - todas essas ferramentas estão em voga atualmente para diversas áreas. Atualmente, há uma carência grande por parte das empresas em relação a colaboradores da área administrativa que saibam utilizar esses softwares.
Conhecimento em um segundo idioma: Inglês é a primeira opção para a maior parte do mercado, mas ter conhecimento em outro segundo idioma, caso o colaborador trabalhe em uma empresa específica que o necessite, é primordial para quem quer seguir a carreira administrativa. Afinal, mesmo empresas sediadas no Brasil possuem relacionamento e contatos com companhias estrangeiras e é importante conhecer um segundo idioma.
Concluindo, devemos sempre lembrar que o cargo de assistente tem o objetivo de ser transitório, ou seja, é importante que o colaborador que atue nesta função observe e utilize a oportunidade de atuar no segmento como um meio de absorver as rotinas do departamento e nortear o rumo da sua própria carreira.