Office manager à Lille

Office manager description de poste

Qu’est-ce qu’un Office manager ?

Un Office manager est le ou la responsable du bon fonctionnement quotidien d’une entreprise sur ses dimensions administratives, logistiques et humaines. Véritable pivot interne, il/elle coordonne les services généraux, sécurise l’administration du personnel, fluidifie la vie du bureau et soutient la direction dans l’organisation générale.

Le métier est transversal : selon la taille et la culture de l’entreprise, l’Office manager peut être surtout “chef(fe) de bureau” (organisation, fournisseurs, accueil, moyens généraux), ou endosser un rôle plus large mêlant RH de proximité, gestion budgétaire, support opérationnel et gestion de projets internes.

Quelles sont les missions d'un Office manager ?

Les missions varient beaucoup, mais s’articulent généralement autour de 5 blocs.

1) Gestion administrative et assistanat de direction

Assurer l’accueil (physique/téléphonique) et la gestion du courrier.

Organiser les agendas, réunions, déplacements et comptes rendus de la direction.

Structurer et maintenir à jour les documents internes (procédures, contrats, dossiers légaux).

Suivre les assurances, obligations administratives, renouvellements, abonnements.

2) Services généraux et environnement de travail

Piloter les prestataires : entretien, sécurité, maintenance, IT support, déménagements, etc.

Gérer les achats et stocks : fournitures, équipement, consommables.

Optimiser les coûts SG (renégociations, mise en concurrence, contrôle factures).

Garantir sécurité, conformité et confort au bureau (ergonomie, accessibilité, QVT).

3) Support RH de proximité

Préparer l’onboarding et coordonner l’arrivée des nouveaux collaborateurs.

Suivre les éléments administratifs RH : contrats, absences, mutuelle, notes de frais, dossiers salariés.

Faire le lien avec la paie, le cabinet comptable ou la DRH centrale.

Participer à la vie interne : communication interne, rituels d’équipe, événements.

4) Coordination interne et “office operations”

Être l’interface entre équipes, managers, direction et prestataires.

Prioriser les urgences quotidiennes et résoudre les irritants opérationnels.

Maintenir un cadre de travail fluide permettant aux équipes de se concentrer sur leur cœur de métier.

Dans certaines structures : animer une petite équipe support (accueil, assistant(e), SG).

5) Gestion de projets et amélioration continue

Déployer des outils internes (SIRH, gestion notes de frais, réservation salles, tickets SG).

Formaliser des procédures et indicateurs (budget SG, satisfaction interne, délais prestataires).

Contribuer à des projets transverses : RSE au bureau, hybrid work, politique voyages, site multi-bureaux.

Fonctions typiques d'un Office manager

Quelles sont les compétences d’un Office manager ?

Compétences techniques (hard skills)

Gestion administrative : rédaction de documents, suivi contractuel, archivage, réglementation de base.

Services généraux / achats : gestion fournisseurs, appels d’offres simples, contrôle factures.

Bureautique avancée : Excel/Sheets (tableaux de suivi), Word/Docs, PowerPoint/Slides.

Outils RH et finance : SIRH, notes de frais, paie en interface, ERP ou outils comptables selon contexte.

Organisation événementielle : internal events, séminaires, logistique.

Anglais professionnel fréquent en ETI/grands groupes/scale-ups.

Culture digitale : outils collaboratifs (Teams/Slack/Notion), automatisation simple (no-code, formulaires, workflows).

Compétences comportementales (soft skills)

Ultra-organisation et sens des priorités : traiter simultanément demandes urgentes et tâches de fond.

Proactivité : anticiper besoins, proposer des solutions sans attendre une consigne.

Sens du service et posture “solution” : métier orienté utilisateurs internes.

Diplomatie et communication : gérer des interlocuteurs très variés.

Discrétion/confidentialité : accès aux sujets sensibles (RH, direction).

Résistance au stress : pics d’activité, imprévus, multi-tâches.

Fiabilité : on attend de l’Office manager qu’il/elle “tienne la maison”.

Quelle formation pour devenir Office manager ?

Il n’existe pas une seule voie unique, mais des parcours récurrents :

Formations les plus fréquentes

Bac+2 : BTS Support à l’action managériale (SAM), BTS Gestion de la PME (GPME), BTS Assistant de gestion.

Bac+3 : licence pro métiers de l’assistanat, gestion administrative, RH, office management.

Bac+5 (plus rare mais en hausse) : écoles de commerce/management, masters RH ou gestion, surtout en start-up/scale-up où le périmètre est large.

Expérience valoriséeLe poste est souvent accessible après 2 à 5 ans en assistanat de direction, assistanat polyvalent, services généraux ou coordination administrative.La montée en compétences se fait beaucoup “sur le terrain”, via la gestion progressive d’un périmètre SG/RH/budget.

Certifications utiles

Formation achats / gestion fournisseurs.

Certifs outils RH/finance (SIRH, notes de frais, paie).

Gestion de projet (méthodes agiles, Lean Office).

Anglais business (TOEIC/IELTS ou formations internes).

Quel est le salaire d’un Office manager ?

La rémunération dépend fortement de 3 facteurs : la localisation, la taille de l’entreprise et surtout le périmètre réel du poste.

Fourchettes constatées en France

Office manager junior (0–2 ans sur le rôle) : ~28 000 à 35 000 € brut/an.

Office manager confirmé (2–5 ans) : ~35 000 à 45 000 € brut/an.

Office manager senior / périmètre étendu : ~45 000 à 60 000 € brut/an, parfois davantage en Île-de-France ou en environnement international.

Ce qui fait monter le salaire

Gestion d’un budget SG significatif ou d’achats récurrents.

Multi-sites / coordination de plusieurs bureaux.

Support RH plus poussé (administration du personnel complète, pré-paie).

Anglais courant, contexte international.

Management d’une équipe support.

Forte exposition direction / rôle “ops” stratégique.

Packages possiblesEn plus du fixe : primes, intéressement/participation, tickets restaurant, RTT, télétravail partiel, mutuelle premium, parfois bonus lié à la performance des coûts SG.

Quelles évolutions pour un Office manager ?

Le métier ouvre deux types d’évolutions.

Évolutions verticales (seniorité)

Office manager senior / Head of Office / Lead Office manager.

Responsable administratif et financier (sur périmètre PME).

Responsable des services généraux / Workplace manager.

Business Support Manager.

Évolutions horizontales (spécialisations)

RH : coordinateur RH, HR operations, chargé(e) RH.

Opérations : Office operations manager, Chief of staff junior (start-up).

Facility / workplace : facility manager, responsable environnement de travail.

Assistanat exécutif : Executive Assistant / Assistant(e) de direction de haut niveau.

Enjeux actuels du métier

Hybridation du travail : gérer des bureaux moins occupés mais plus “expérientiels” (réservations, flex-office, rituels).

Sobriété budgétaire : optimiser les achats et services sans dégrader la qualité perçue.

Expérience collaborateur : l’Office manager est souvent le premier point de contact ; son action impacte directement l’engagement et la rétention.

Digitalisation des fonctions support : automatiser le simple (workflows, ticketing SG, notes de frais), pour se concentrer sur la valeur.

RSE au bureau : tri, achats responsables, réduction énergie, événements bas-carbone.

Gestion des risques et conformité : sécurité des locaux, documentation, RGPD, continuité d’activité.

Attentes accrues de polyvalence : frontière floue entre admin, RH, ops, comm interne.

Comparaison avec métiers proches

Assistant(e) de direction : centré(e) sur un ou plusieurs dirigeants (agenda, réunions, dossiers). L’Office manager a une portée plus collective + SG/RH/ops.

Assistant(e) administratif(ve) / polyvalent(e) : périmètre souvent plus “exécution”. L’Office manager pilote, coordonne, optimise et peut décider.

Responsable services généraux / facility manager : focalisé sur les locaux, la maintenance, la sécurité, les prestataires. L’Office manager a un scope plus large (admin + RH + direction).

HR operations / coordinateur RH : spécialisé RH. L’Office manager touche à la RH, mais reste transversal.

FAQ à propos du métier d’Office manager

Un Office manager est-il forcément une assistante de direction ?Non. Historiquement le métier vient de l’assistanat, mais aujourd’hui il combine coordination administrative, services généraux, support RH et parfois gestion de projets internes.

Quelle est la différence entre Office manager et Responsable administratif ?Le Responsable administratif porte souvent un périmètre financier/juridique plus structurant. L’Office manager est plutôt “chef d’orchestre interne” orienté fonctionnement quotidien, culture et support aux équipes.

Dans quels secteurs recrute-t-on des Office managers ?On en trouve partout : start-ups, services B2B, cabinets de conseil, industrie, santé, associations, immobilier, médias… Le rôle devient quasi incontournable dès qu’une structure dépasse ~20–30 personnes.

Le métier existe-t-il à temps partiel ?Oui, surtout en TPE/PME. Il peut être mutualisé ou exercé 3–4 jours/semaine quand le périmètre SG/RH reste limité.

Quelles qualités font vraiment la différence ?La proactivité, la fiabilité, l’organisation, la diplomatie et la capacité à gérer l’imprévu. Les entreprises recherchent quelqu’un qui “sécurise le quotidien”.

Peut-on évoluer vers un poste RH ou opérations ?Très souvent. L’Office manager acquiert une vision transverse idéale pour évoluer vers HR Ops, Workplace, Responsable administratif ou Ops manager.

L’anglais est-il indispensable ?Pas partout. Il devient nécessaire en filiale internationale, scale-up ou siège accueillant des équipes multiculturelles.

Conclusion

Le métier d’Office manager est devenu un pilier de l’efficacité interne. À la croisée de l’assistanat de direction, des services généraux, de la RH de proximité et des opérations, il/elle garantit que l’entreprise fonctionne sans friction. C’est un poste exigeant, ultra-polyvalent, de plus en plus stratégique — et une voie d’évolution naturelle vers les fonctions support, RH ou operations.

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Salaire pour Office manager à Lille

31500 - 45000

25ème percentile

31500

Débutant dans ce type de fonction, développe encore certaines compétences clés

50ème percentile

40500

Expérience intermédiaire, possède la plupart des compétences clés

75ème percentile

45000

Expérience reconnue, possède toutes les compétences clés

Salaires estimés pour des postes similaires

Fonction

25ème percentile

50ème percentile

75ème percentile

Assistante de direction

36000

45000

54000

Assistant Services Généraux

28800

31500

36000

Assistant Administratif

23400

25200

28800

Opérateur de Saisie

23400

24300

25200

Hôte d'Accueil

22500

24300

25200

Responsable RSE / ESG

40500

54000

63000

Gestionnaire Qualité / HSE / QHSE

32400

37800

41400

Responsable Qualité / HSE / QHSE

40500

49500

63000

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