Assistenz

Welche Aufgaben haben Assistenten, Teamassistenten und Assistenten der Geschäftsleitung?

Assistenten können zum Beispiel verschiedenen Fachbereichen, Teams oder der Geschäftsführung zugeordnet werden. Ihr Aufgabenbereich ist vielfältig und die Tätigkeiten sind in wechselnder Kombination anzutreffen.Allgemeine Aufgaben des Assistenten sind:Erledigung der allgemeinen telefonischen und schriftlichen KorrespondenzOrganisation sowie Vor- und Nachbereitung von MeetingsAblage und Digitalisierung von DokumentenStammdatenpflegeErstellung von Statistiken anhand elektronischer Daten und UnterlagenKontaktpflege zur FinanzinstitutenSonstige administrative Tätigkeiten zur Unterstützung im operativen TagesgeschäftDer Teamassistent übernimmt eine wichtige Rolle für sein Team. Er unterstützt seine Kollegen und Vorgesetzten bei administrativen und organisatorischen Angelegenheiten im Tagesgeschäft: von der Korrespondenz bis hin zur Reisekostenabrechnung.Zusätzliche Aufgaben von Teamassistenten sind zum Beispiel:die Bearbeitung von ein- und ausgehender PostVereinbarung von Telefonaten und Terminen für das TeamReiseplanung, Buchung und Reisekostenabrechnung für das TeamÜberarbeitung von PräsentationenVor- und Nachbereitung von KundenveranstaltungenDer Assistent der Geschäftsführung ist die rechte Hand des Vorstandes bzw. des Geschäftsführers. Er bereitet Entscheidungen vor und entlastet Geschäftsführer bei allen Geschäftsvorhaben. Oft werden Assistenten der Geschäftsführung auch Management-Assistenten genannt.Zu den typischen Aufgaben der Assistenz der Geschäftsleitung gehören:Terminplanung und Ablaufkoordination für den Vorstand oder die GeschäftsführungVorbereitung von Meetings, Sitzungen und TagungenEmpfang und Bewirtung von KundenEntwurf von Verträgen und AngebotenBereitstellung von vertriebsunterstützenden Unterlagen und PräsentationenReisemanagement inklusive ReisekostenabrechnungAnsprechpartner für Mitarbeiter, der zwischen ihnen und dem Geschäftsführer vermitteltInterne und externe Recherche zu GeschäftsvorhabenSie sind an einem Job als Assistent interessiert oder haben in Ihrem Unternehmen eine Assistenz der Geschäftsführung zu besetzen? Als Personalvermittlung unterstützen wir Sie bei Ihrer Suche.

Wie wird man Assistent und welche Kompetenzen muss man mitbringen?

Assistenten sollten über folgende Kompetenzen verfügen:Team- und Kommunikationsfähigkeitgute Koordinations- und OrganisationsfähigkeitenSelbstständigkeitsehr gutes Zeit- und Selbstmanagementverantwortungsvolle und strukturierte Arbeitsweise sowie DurchsetzungsfähigkeitZuverlässigkeitKenntnisse MS-OfficeVoraussetzung für die Position als Assistent ist meist eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung z. B. zum Bankkaufmann/zur Bankkauffrau. Alternativ wird manchmal nach einem wirtschaftswissenschaftlichen Studium gefragt.Als Assistenz der Geschäftsführung sollte bereits aussagekräftige Berufserfahrung in der (gehobenen) Assistenz vorhanden sein. Außerdem sind Vertraulichkeit, Professionalität und Diskretion essentiell.

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