Der Jahresabschluss ist für viele Unternehmen ein Stresstest – vor allem, weil er viele Ressourcen im Unternehmen bindet. Silke Burgers, Managing Director Contract Talent bei Robert Half, erklärt, wie neue Arbeitsweisen und Hilfsmittel dabei helfen, die Bilanzierung schneller und effektiver zu gestalten.
Wie die Bilanzierung effizienter gestaltet wird:
Die Buchhaltung ist so etwas wie das wirtschaftliche Gewissen eines Unternehmens. Wie gut oder schlecht ein Bilanzjahr lief, wie sich das Geschäft generell entwickelt, die Buchhaltung weiß es meist zuerst. Doch gerade weil die benötigten Zahlen und verpflichtenden Reportings zunehmen, brauchen die Unternehmen einen gangbaren Ansatz, um entsprechende Ressourcen aufzubauen.
Unternehmen agieren in bestimmten Märkten, gehören allerdings oft zu einem Konzern und müssen entsprechende Reportings vorhalten, die dann am Jahresende in der Gesamtbilanz des Konzerns abgebildet werden. Die Interaktionen zwischen den Unternehmen nennt man beispielsweise Intercompany-Transaktionen.
Ein fiktives Beispiel:
Die Bremsblock GmbH aus Süddeutschland ist spezialisiert auf Bremsscheiben für den Automotive-Bereich, schon 1994 wurde sie vom Universal-Zulieferer, der ImmerAuto AG gekauft. Die Bremsblock GmbH führt 250 Mitarbeiter und führt einen Jahresumsatz von rund 48 Millionen Euro.
Die Bremsblock GmbH liefert die Teile an die ImmerAuto AG, die als OEM gegenüber den Autobauern fungiert. Die Bremsblöcke sind ein Teil des Leistungsportfolios, das sich an die Autobauer richtet.
Vorgänge wie diese unter Schwester- oder Tochterunternehmen nennt sich Intercompany und bildet alle Geschäftsbeziehungen zwischen Unternehmen ab, die zu einer Unternehmensgruppe gehören. Die Transaktionen innerhalb einer Organisation statt.
Warenlieferungen wie die der Bremsblock GmbH oder das Ausleihen von Experten, entsprechende Finanztransaktionen zwischen den Unternehmen oder Lizenzvereinbarungen gehören in den Bereich Intercompany.
Die Ziele der Intercompany-Transaktionen haben unterschiedliche Ziele und Zwecke. Eine wesentliche Aufgabe besteht in der Konsolidierung der Abschlüsse der unterschiedlichen Ergebnisse, um sie in einem konsolidierten Abschluss der gesamten Unternehmensgruppe abzubilden.
Praktisch helfen Intercompany-Transaktionen durch die Ressourcenallokationen ganz unterschiedlicher Art. Ressourcen können in den unterschiedlichen Unternehmen der gesamten Gruppe genutzt werden – wie in unserem Beispiel, wenn ein Mitarbeiter der Bremsblock GmbH entliehen wird, um ein neues Projekt eines Kunden der ImmerAuto AG als Experte mitzubetreuen.
Aus unternehmensstrategischer Sicht sind Intercompany-Transaktionen dadurch sinnstiftend, um beispielsweise Steuern zu optimieren oder als Kontrollmechanismus, um die Geschäftsrichtlinien und entsprechende Verfahren der unterschiedlichen Tochtergesellschaften zu überprüfen.
Um das alles zu gewährleisten, ist eine sorgfältige Buchhaltung in den Unternehmen elementar, um etwa eine präzise und transparente Finanzberichterstattung vorhalten zu können.
Software und Struktur für mehr Effizienz
Um die Effizienz der Prozesse in der Buchhaltung nachhaltig zu steigern, sind zwei Merkmale ganz wesentlich. Auf der einen Seite betreffen diese die handwerklichen Anforderungen an die Mitarbeiter in der Buchhaltung, auf der anderen Seite hilft der Einsatz von Software, Vorgänge zu beschleunigen.
Der handwerkliche Aspekt:
Klare Strukturen und eine gute Organisation und die Einhaltung einheitlicher Buchhaltungsstandards sind die Basis. Alle erforderlichen Unterlagen und Informationen müssen möglichst hürdenlos und somit leicht zugänglich. Allein eine elektronische Dokumentenverwaltung spart sehr viel Zeit, weil die Suche in den Dokumenten einfacher ist oder sie nicht physisch an nur einem Platz einsehbar sind. Hinzu kommen die genannten Standards und Vorschriften wie IFRS oder GAAP, nach denen Bilanzen erstellt seinen müssen.
Ein wesentlicher Tempomacher ist die Automatisierung von immer wiederkehrenden Aufgaben in der Buchhaltung im Allgemeinen und der Bilanzierung im Besonderen. Das können erstellte Zwischenbilanzen, berechnete Zinsen oder Abschreibungspläne sein, die Maschinen bereits heute zuverlässig herstellen können.
Um mit neuen Trends Schritt halten zu können, helfen Schulungen und Weiterbildungen, aber auch eine auf Fortschritt ausgerichtete Personalstrategie. Besonders erfahrene Experten im Buchhaltungs-Umfeld kennen die Herausforderungen an Systeme und vor allem die Zahlen, die aus der Abteilung kommen.
Der Software-Aspekt:
Vor dem Hintergrund immer weitreichenderer und umfassenderer Reportings ist es für Unternehmen umso wichtiger, geeignete Buchhaltungssoftware zu nutzen, die den Bilanzierungsprozess vereinfacht, indem sie Kontenpläne oder automatisierte Berechnungen und Berichte generiert sowie den risikoarmen Import von Daten externer Systeme sicherstellt.
Eine Standard-Lösung auf dem deutschen Markt ist beispielsweise SAP S/4 HANA Finance. Generell unterstützt diese Anwendung in allen Bereichen in der täglichen Arbeit, aber auch, um den Jahresabschluss (Financial Closing) vorzubereiten. Neben SAP HANA existieren mehr als 150 weitere Anbieter im deutschen Markt.
Es braucht allerdings einen Experten, etwa in Form eines Interim-Managers, der den Prozess der Implementierung steuert und die erfolgreiche Umsetzung als Ganzes sicherstellt.
Zum Aufgabenprofil gehört eine Anforderungsanalyse, um zu verstehen, welchen Mehrwert die Anwendung in der Buchhaltung genau generieren soll. Im Anschluss entwirft der Experte ein passgenaues Lösungsdesign, um die Bedürfnisse des Unternehmens bestmöglich abzubilden und überführt sie in eine Systemkonfiguration.
Ist die Anwendung betriebsbereit, werden die Daten aus vorhandenen Systemen integriert, hierfür sind mitunter Strategien und Pläne zur Datenextraktion und Reintegration in das neue System sicherzustellen.
Im gesamten Prozess unterliegt das System einer umfangreichen Testung, um die Qualitätssicherung zu gewährleisten.
Der Implementierungs-Experte ist auch für die Weiterbildung und Schulung der späteren Nutzer mit verantwortlich, sie ist Teil des Projektmanagements.
Bildquelle: © Scott Graham / Unsplash
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