Als Arbeitgeber müssen Sie zahlreiche Bewerbungen sichten, um die geeignetsten Kandidaten herauszufiltern. Dabei ist Zeit oft ein knappes Gut, auch wenn KI-Systeme bei der Auswahl unterstützen können. Es geht also darum, möglichst effizient die beste Entscheidung zu treffen.
Ein Kriterium, das dabei helfen kann, sind Arbeitgeber-Referenzen. Das Problem dabei ist, dass man nicht immer einfach an sie herankommt. Stephan Megow, Managing Director Region Nordwest bei Robert Half, liefert wertvolle Antworten auf folgende Fragen:
Warum sind Arbeitgeber-Referenzen wertvoll?
Wie hole ich rechtssicher Referenzen ein?
Wie hole ich aussagekräftige Referenzen ein?
Welche Fragen darf ich bei Referenzgesprächen stellen?
Wenn Sie diese Fragen beantworten können, optimieren Sie Ihren Rekrutierungsprozess und treffen fundiertere Personalentscheidungen.
Referenzen vom Ex-Arbeitgeber: Nicht immer leicht zu bekommen
Referenzen und Einschätzungen von ehemaligen Vorgesetzten der Bewerber liefern nützliche und notwendige Informationen für die Mitarbeitersuche. Doch offene, ehrliche und spezifische Einschätzungen von einem Ex-Arbeitgeber zu bekommen, wird immer schwieriger. Denn derartige Auskünfte können unter Umständen rechtliche Konsequenzen für die eine oder andere Seite nach sich ziehen.
Wussten Sie etwa, dass Firmen verklagt wurden, die unzureichende Informationen über frühere Angestellte bereitgestellt haben? Andere wiederum mussten hohe Vergleichssummen zahlen, weil sie negative Referenzen gegeben haben. Dabei spielte es keine Rolle, ob diese zutreffend waren oder nicht.
Referenzen und Zeugnisse: Deshalb sind sie so wichtig
Die rechtlichen Unsicherheiten führen dazu, dass Unternehmen Referenzen und Arbeitszeugnisse manchmal nur oberflächlich überprüfen oder sie gar nicht erst anfordern. Das gilt insbesondere, wenn eine schnelle Entscheidung gefragt ist und die Gefahr besteht, einen Kandidaten an die Konkurrenz zu verlieren. Dennoch ist das Einholen verlässlicher Informationen von ehemaligen Vorgesetzten ein wichtiger Schritt, der nicht ausgelassen werden sollte. Ansonsten entgehen Ihnen womöglich entscheidende Hinweise.
Um Sie vor rechtlichen Fallstricken zu schützen und damit Sie tatsächlich zuverlässige Auskünfte über den Bewerber erhalten, finden Sie hier die wichtigsten Tipps für das Einholen von Referenzen bei vorherigen Arbeitgebern:
Tipp 1: Rechtliche Absicherung: ohne Einwilligung des Bewerbers geht es nicht
Regel Nummer eins beim Einholen von Referenzen: Wahren Sie die Rechte des Kandidaten! Der juristische Anspruch auf informationelle Selbstbestimmung gilt auch für Bewerber. Vor allem bei einem ausführlichen Background-Check sollten Sie beachten, dass allein er die Hoheit über seine persönlichen Daten besitzt.
Beachten Sie daher die Datenschutzbestimmungen der DSGVO, wenn Sie Referenzen einholen: Ohne vorherige ausdrückliche Einwilligung des Bewerbers dürfen Sie nicht einfach ehemalige Arbeitgeber kontaktieren. Dies gilt übrigens auch für mündliche Referenzen am Telefon, die ebenfalls unter die DSGVO fallen. Um dem Grundsatz der Datenminimierung zu entsprechen, beschränken Sie sich bei Nachfragen zudem auf das, was für die Position relevant und notwendig ist.
Eine gute Lösung ist es, den Kandidaten gleich zu Beginn des Vorstellungsgesprächs darauf hinzuweisen, dass Sie sich vorbehalten, seine Zeugnisse und Referenzen zu prüfen. Das kann zum Beispiel so aussehen: „Bei beiderseitigem Interesse würden wir Ihre Referenzgeber kontaktieren. Sind Sie damit einverstanden?“ Damit erhalten Sie nicht nur das benötigte Einverständnis des Bewerbers, sondern sorgen nebenbei auch für möglicherweise ehrlichere Antworten. (Lehnt der Kandidat ab oder windet er sich, kann das auf gefälschte Zeugnisse oder andere Formen von Bewerbungsbetrug hinweisen.)
Lassen Sie sich die Einwilligung zur Kontaktaufnahme mit Referenzgebern schriftlich geben. Ein einfaches Formular oder eine E-Mail-Bestätigung reichen aus. So sind Sie auf der sicheren Seite und können dies bei Bedarf auch nachweisen.
Grundsätzlich dürfen Sie Referenzen einholen, solange diese Informationen etwas mit der beruflichen Laufbahn zu tun haben, für die spezifische Position relevant sind und das Allgemeine Gleichbehandlungsgesetz (AGG) nicht verletzt wird.
Nachdem Sie die rechtliche Basis geschaffen haben, stellt sich eine wichtige Frage: Wer sollte das Gespräch mit dem ehemaligen Arbeitgeber des Kandidaten führen?
Tipp 2: Nicht delegieren, sprechen Sie selbst mit dem Referenzgeber
Regel Nummer eins beim Einholen von Referenzen: Wahren Sie die Rechte des Kandidaten! Der juristische Anspruch auf informationelle Selbstbestimmung gilt auch für Bewerber. Vor allem bei einem ausführlichen Background-Check sollten Sie beachten, dass allein er die Hoheit über seine persönlichen Daten besitzt.
Beachten Sie daher die Datenschutzbestimmungen der DSGVO, wenn Sie Referenzen einholen: Ohne vorherige ausdrückliche Einwilligung des Bewerbers dürfen Sie nicht einfach ehemalige Arbeitgeber kontaktieren. Dies gilt übrigens auch für mündliche Referenzen am Telefon, die ebenfalls unter die DSGVO fallen. Um dem Grundsatz der Datenminimierung zu entsprechen, beschränken Sie sich bei Nachfragen zudem auf das, was für die Position relevant und notwendig ist.
Eine gute Lösung ist es, den Kandidaten gleich zu Beginn des Vorstellungsgesprächs darauf hinzuweisen, dass Sie sich vorbehalten, seine Zeugnisse und Referenzen zu prüfen. Das kann zum Beispiel so aussehen: „Bei beiderseitigem Interesse würden wir Ihre Referenzgeber kontaktieren. Sind Sie damit einverstanden?“ Damit erhalten Sie nicht nur das benötigte Einverständnis des Bewerbers, sondern sorgen nebenbei auch für möglicherweise ehrlichere Antworten. (Lehnt der Kandidat ab oder windet er sich, kann das auf gefälschte Zeugnisse oder andere Formen von Bewerbungsbetrug hinweisen.)
Lassen Sie sich die Einwilligung zur Kontaktaufnahme mit Referenzgebern schriftlich geben. Ein einfaches Formular oder eine E-Mail-Bestätigung reichen aus. So sind Sie auf der sicheren Seite und können dies bei Bedarf auch nachweisen.
Grundsätzlich dürfen Sie Referenzen einholen, solange diese Informationen etwas mit der beruflichen Laufbahn zu tun haben, für die spezifische Position relevant sind und das Allgemeine Gleichbehandlungsgesetz (AGG) nicht verletzt wird.
Nachdem Sie die rechtliche Basis geschaffen haben, stellt sich eine wichtige Frage: Wer sollte das Gespräch mit dem ehemaligen Arbeitgeber des Kandidaten führen?
Tipp 3: Die richtige Fragestrategie: zu offenen Antworten anregen
Bereiten Sie schon beim Bewerberinterview das Einholen der Referenzen vor. Stellen Sie dem Kandidaten Fragen, auf deren Antworten Sie sich später während des Gesprächs mit Referenzgebern beziehen können. Sprechen Sie ihn beispielsweise darauf an, was seine früheren Arbeitgeber über seine Arbeitsweise sagen würden.
Diese Antwort ist zugleich der perfekte Einstieg in ein offenes Gespräch mit dem einstigen Vorgesetzten: „Herr XY sagte mir, dass Sie ihn für einen äußerst belastbaren und loyalen Angestellten halten.“ Lassen Sie nach dieser Gesprächseröffnung den ehemaligen Arbeitgeber reden. Vielleicht bekommen Sie keine absolut ehrliche Antwort, aber Sie können mit vielsagenden Bemerkungen und Einblicken rechnen.
Tipp 4: Diese Themen sollten Sie ansprechen
Führen Sie den Anruf in einem sachlichen Ton und fallen Sie nicht mit der Tür ins Haus. Ihr Gesprächspartner wird sich offener mit Ihnen unterhalten, wenn das Gespräch in einer entspannten Atmosphäre stattfindet. Oft ist es sinnvoll, vorab einen Termin für das Referenzgespräch zu vereinbaren, damit sich Ihr Gesprächspartner darauf vorbereiten kann.
Beginnen Sie am besten mit ein paar grundlegenden Fragen zur Dauer der Anstellung, den Aufgaben des Bewerbers und seinen Fähigkeiten. Damit können Sie unter Umständen schon direkt ein eventuell gefälschtes Arbeitszeugnis erkennen.
Fragen für den Referenz-Check nach Themenbereichen
1. Allgemeines
Von wann bis wann war Mitarbeiter XY für Ihr Unternehmen tätig?
Bestand nach seinem Ausscheiden weiterhin Kontakt?
Erinnern Sie sich noch an die Hintergründe für seine Kündigung?
Können Sie über Besonderheiten von Herrn/Frau XY berichten?
Würden Sie ihn/sie erneut einstellen?
Was sind seine/ihre Schwächen? Was sind seine/ihre Stärken?
Wo hat er/sie Sie überrascht?
Wie sah es mit Fehlzeiten aus?
2. Arbeitsweise
Wie geht er/sie mit Termindruck um?
Kommt er/sie mit Vorgaben zurecht oder braucht er Freiheiten, um gut zu arbeiten?
Wie schnitt er/sie im Vergleich zu Kollegen in ähnlichen Positionen ab?
An welchen Zielen wurde er/sie gemessen?
Welche/s Projekt/e hat er/sie gut umgesetzt?
3. Führungskompetenzen
Wie viele Mitarbeiter hat er/sie geführt?
Stellt er/sie sich vor sein Team oder hält er/sie sich lieber im Hintergrund?
Wie leitet er/sie Meetings: offen oder eher auf den Punkt?
Könnten Sie sich vorstellen, selbst unter Herrn/Frau XY zu arbeiten?
4. Soziale Kompetenzen
Wie geht Herr/Frau XY mit Kritik um?
Nach welchen Kriterien trifft er/sie Entscheidungen?
Was zeichnete sein/ihr Verhalten gegenüber Kollegen, Vorgesetzten und Geschäftspartnern aus?
Wie würden Sie sein/ihr Verhalten in Konfliktsituationen beschreiben?
Beachten Sie beim Einholen von Referenzen, dass Sie als potenzieller Arbeitgeber nur Fragen stellen dürfen, die für die Einstellung der betreffenden Person relevant sind. Alles, was darüber hinausgeht, verletzt die Persönlichkeitsrechte des Bewerbers. Machen Sie sich zudem bewusst, dass der Referenzgeber nicht uneingeschränkt Informationen preisgeben kann, wenn er sich nicht auf rechtliches Glatteis begeben will.
Referenzen zu prüfen, ist ein zeitaufwendiger Prozess. Im Vergleich zu den Folgen einer falschen Personalentscheidung jedoch ist der Aufwand überschaubar. Und wenn Sie am Ende den perfekten Kandidaten für einen Job gefunden haben, haben sich die Mühen gelohnt.
Bildquelle: Robert Half Stockfoto
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