Como a colaboração online pode ajudar no engajamento do time?

Comunicação instantânea: chamadas de vídeo, troca de mensagens instantâneas e chats em grupo, facilitando a comunicação em tempo real, podem acontecer via Intranet, que nada mais é do que a rede interna da empresa. Muitas utilizam o Teams, o Slack e o próprio WhatsApp, que exige um pouco mais de atenção para que arquivos e informações confidenciais não sejam perdidas com trocas de número e de aparelho.

Colaboração online: muitas vezes, uma equipe precisa acessar um mesmo arquivo de informações, realizar edições e deixar comentários uns para os outros. O Microsoft Office 365 cumpre bem esse papel e ainda oferece o Teams para comunicação instantânea.

Armazenamento e compartilhamento de arquivos: ainda citando o 365, o Sharepoint é um espaço de armazenamento de documentos em nuvem. Além dele, para armazenar e compartilhar arquivos em segurança, o Dropbox, o Google Drive e o OneDrive são boas opções.

Gerenciamento de projetos: para gerenciar projetos e atividades com etapas e prazos para conclusão, as empresas podem escolher entre as populares Trello, Asana e Jira.

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Comunicação síncrona: chamamos de comunicação síncrona aquela que acontece em tempo real. Pode ser uma conversa nos aplicativos de comunicação mencionados acima, chamadas de vídeo, reuniões online e qualquer outro encontro envolvendo no mínimo duas pessoas que se apresentam online ao mesmo tempo. As principais vantagens são:

Comunicação assíncrona: esse tipo de colaboração é muito comum em empresas com jornada flexível ou pessoas colaboradoras que ficam imersas em seus projetos e acabam acessando o chat corporativo em horários pontuais. Chamamos de comunicação assíncrona aquela que não acontece em tempo real. Não é nada inovador; desde que os e-mails foram criados, as pessoas se comunicam assim, enviando uma correspondência digital e recebendo a resposta horas ou dias depois. Também não se restringe aos bate-papos. Compartilhar documentos colaborativos, por exemplo, também é uma forma de comunicar e colaborar de modo assíncrono. Seus principais benefícios são:

O compartilhamento em tempo real é uma delas, pois a comunicação promovida pela colaboração online ajuda a alinhar a equipe com os projetos. Além disso, os softwares oferecem espaços onde a equipe pode trocar mensagens sobre diferentes assuntos do trabalho, deixando claro e organizado a que determinado texto se refere, por exemplo.

Funções que determinam a etapa de cada projeto e o prazo, eliminando a necessidade de avisar sobre essas informações, além de ativar alertas sobre o cronograma das atividades, também são comuns. Muitas plataformas oferecem chat virtual, chamadas de vídeo, apresentações e reuniões online, eliminando a necessidade de estar no mesmo ambiente físico para essas finalidades. Isso poupa tempo com transporte e facilita o desempenho da equipe.

Os recursos de privacidade tornam a colaboração online mais eficaz, permitindo limitar funções e acessos a determinados conteúdos, garantindo que cada pessoa colaboradora acesse as funcionalidades necessárias para cumprir suas tarefas. Além disso, existem plataformas que funcionam no celular, melhorando ainda mais o compartilhamento instantâneo.

O envio de arquivos de forma descomplicada é outro ponto forte das funções de armazenamento na nuvem, que oferecem um ambiente digital simplificado para o trabalho em equipe. Algumas ferramentas de colaboração online fornecem um banco de dados compartilhado, facilitando o envio e a pesquisa de arquivos. Isso garante que todas as pessoas tenham acesso às informações essenciais para realizar suas atividades e salvar o que for necessário para outras colaboradoras.

Com essa funcionalidade, a equipe consegue trocar informações, arquivos, vídeos, imagens, entre outros, aumentando a conectividade, organização e produtividade. O alinhamento sobre a posição de cada integrante também é facilitado por plataformas de colaboração online, que podem limitar funções para cada pessoa usuária. Além disso, é possível obter informações sobre a posição de cada integrante, o que é fundamental para projetos com fluxos de trabalho automatizados em software.

Em uma plataforma de colaboração online, é possível localizar um documento, identificar quem fez e quando foram feitas alterações, e passar esse arquivo para uma nova etapa de trabalho por meio de um recurso de gerenciamento de tarefas. Isso alinha a equipe em relação à demanda de trabalho, etapas, cronograma e prazos, sendo essencial para uma colaboração produtiva e eficaz.